Suivi du temps de travail : ce qui vaut à l'atelier

Le chemin est vite raconté. En mai 2019 la Cour a jugé (C-55/18) que les États membres doivent obliger les employeurs à un système objectif, fiable et accessible de mesure du temps de travail quotidien. Ce qui a suivi diffère selon les pays : l'un l'avait déjà réglé, l'autre y a travaillé des années.

À quoi ressemble exactement cette obligation là où vous êtes — électronique ou sur papier, avec quels délais transitoires, avec quels allégements pour les petites entreprises — n'est pas à reprendre d'un article de blog. Demandez-le à votre organisation professionnelle, à votre service de santé au travail ou à votre cabinet de paie. Cet article décrit ce qui est acquis indépendamment de cette question.

Le fondement n'est pas dans les règles de paie mais dans la protection au travail. On exige d'un employeur une organisation adaptée et les moyens nécessaires à un travail sûr et sain — et de là a été déduite, à la lumière du droit européen, l'obligation d'instaurer et d'utiliser un système de mesure du temps de travail.

Deux choses en découlent qu'on confond souvent. D'abord : l'obligation pèse sur l'employeur, pas sur le salarié — même si en pratique c'est le mécanicien qui remplit. Ensuite : il s'agit de protection au travail, pas de contrôle. Le but est que les durées maximales et les repos puissent seulement être vérifiés, et c'est à cette aune qu'on mesure si un système convient.

Pour une entreprise de cinq à quinze personnes c'est une bonne nouvelle, parce que cela dédramatise l'exigence : on demande une preuve traçable, non modifiable sans laisser de trace, de quand on a travaillé. On ne demande ni borne, ni badge, ni logiciel d'analyse.

Quelques éléments ne tiennent à aucune réforme et valent quelle que soit la forme retenue par votre pays. Mettez-les en ordre et vous aurez fait l'essentiel du travail.

La troisième ligne est celle qu'on oublie le plus dans les garages. L'aide au comptoir des pièces ou celui qui permute des pneus le samedi relève dans la plupart des systèmes d'un régime de relevé plus lourd que le personnel permanent, pas plus léger. C'est contre-intuitif, et c'est exactement par là que commence un contrôle.

Les manquements aux obligations de relevé sont sanctionnables. Estimer le montant ne sert à rien, parce qu'en pratique le redressement de cotisations est de toute façon le poste le plus lourd dès que les temps de travail ne peuvent pas être étayés.

Cas particulier : dépannage et assistance

Qui conduit des véhicules au-dessus de 3,5 tonnes relève de règles distinctes pour le personnel roulant, avec ses propres prescriptions de relevé et de repos. C'est un corpus à part et il n'est pas couvert par ce qui précède — réglez-le séparément avant de bâtir votre modèle d'horaires dessus.

Sur le fond il s'agit de trois valeurs : début, fin et durée du temps de travail quotidien, et donc implicitement des pauses. De la décision européenne viennent les trois propriétés auxquelles se mesure un système — objectif, fiable et accessible.

• Objectif veut dire : le relevé reflète ce qui a réellement eu lieu, pas ce qui était prévu. Un planning n'est pas un relevé d'heures.
• Fiable veut dire : il naît près du moment lui-même et ne peut pas être modifié après coup sans laisser de trace. Une feuille remplie de mémoire à la fin du mois n'y répond pas.
• Accessible veut dire : le salarié accède à ses propres données. C'est aussi utile en pratique, parce que cela met fin à la plupart des discussions sur les heures supplémentaires avant qu'elles ne naissent.

Déléguer se peut, s'en défausser non

Le mécanicien peut remplir lui-même ses heures — c'est le cas normal et pratiquement la seule variante qui fonctionne sans friction dans un atelier. Responsable du système, et de son usage effectif, l'entreprise reste. En pratique : distribuer des feuilles ne suffit pas ; quelqu'un doit y regarder régulièrement et signaler les trous.

Travailler sans horaires fixes

Travailler sur la base de la confiance reste possible. Cela signifie que vous ne prescrivez pas où tombe le temps de travail — pas qu'il n'est pas consigné. Les deux ensemble sont compatibles ; ce n'est simplement plus un argument pour ne rien noter du tout. Pour certaines fonctions d'encadrement s'appliquent d'autres limites ; si et dans quelle mesure cela vaut pour le relevé est une question pour votre avocat et se pose rarement dans une entreprise de cinq mécaniciens.

Les trois voies sont permises tant que le résultat répond à ces trois propriétés. Elles diffèrent par l'endroit où elles cassent en pratique.

Le temps d'ordre n'est pas du temps de travail

C'est l'erreur la plus fréquente dans les ateliers, parce qu'elle paraît très plausible. Vous enregistrez des temps depuis longtemps — ceux imputés à un ordre. Et pourtant cette imputation ne remplit pas l'obligation : elle ne connaît ni le début ni la fin de la journée, elle ne connaît pas les pauses, et elle s'arrête là où commence le temps improductif. Bâtissez votre preuve là-dessus et vous ne pourrez montrer pour aucune journée quand quelqu'un est arrivé et reparti.

À l'inverse, comparer ces deux chiffres est l'analyse la plus utile qui existe dans un garage : temps de présence contre temps imputé aux ordres, par personne et par mois. La différence est votre temps improductif — et c'est de lui que dépend combien d'heures productives vous pouvez mettre dans votre calcul. Comment les deux se rejoignent sur un même ordre, le logiciel de garage le montre.

Deux horloges qui ne sont pas la même

Le délai de conservation des données de temps de travail n'est pas celui de la comptabilité. Les documents de paie et tout ce qui finit dans les livres suivent un rythme propre et plus long — quels délais s'appliquent chez vous, votre expert-comptable le sait. Ne jette donc pas les feuilles d'heures dès que l'une des deux horloges a sonné.

Cinq étapes, dans cet ordre. Ensemble elles coûtent une matinée.

• Fixer comment on consigne — une méthode pour tous, pas trois en parallèle. Cette disparité est le vrai constat lors d'un contrôle.
• Le donner par écrit au personnel : quand on remplit (chaque jour), ce qu'on remplit (début, fin, pauses) et qui relance quand il manque quelque chose.
• Commencez par le personnel occasionnel et à la demande. Des délais plus courts y valent souvent, et c'est là qu'on regarde en premier.
• Programme une revue mensuelle fixe — un quart d'heure où sautent aux yeux les trous et les écarts sur les repos. C'est la part qui remplit réellement l'obligation.
• Règle le stockage : où sont les relevés, combien de temps, et qui d'autre que vous peut les consulter.

Protection des données, bref et pratique

Les données de temps de travail sont des données personnelles. Elles sont collectées pour une finalité déterminée, conservées pas plus longtemps que nécessaire, et consultées seulement par qui en a besoin pour sa mission. De la biométrie — une empreinte sur une borne — mieux vaut se tenir à l'écart dans une entreprise de cette taille : ce sont des données particulières aux exigences nettement plus lourdes, et l'effort est sans rapport avec l'utilité. Là où existe une représentation du personnel, elle a en règle générale voix au chapitre sur l'introduction de moyens techniques permettant de surveiller les salariés ; dans une entreprise de huit personnes cela se pose rarement, mais ce n'est pas un détail à ignorer.