La facture électronique, sans toucher au XML

Deux dates, et une seule vous concerne en premier

La réforme arrive en deux temps, et pour un atelier indépendant l'ordre compte plus que les dates elles-mêmes.

• 1er septembre 2026 — recevoir. Toutes les entreprises assujetties à la TVA doivent être en mesure de recevoir une facture électronique. Sans seuil, sans exception de taille.
• 1er septembre 2027 — émettre. Les PME, TPE et microentreprises doivent émettre leurs factures entre professionnels au format électronique, et transmettre leurs données de transaction. Un atelier indépendant relève pratiquement toujours de cette catégorie.

Les grandes entreprises et les ETI émettent dès le 1er septembre 2026 — ce sont aussi vos clients flotte et vos assureurs. Autrement dit : vous recevrez des factures électroniques bien avant d'avoir à en émettre, et c'est cette première échéance qui décide si votre organisation tient.

Base légale : article 91 de la loi n° 2023-1322 du 29 décembre 2023, précisé par le décret n° 2024-266 du 25 mars 2024.

Ce que coûte l'inaction : les amendes, article par article. Les montants qui suivent sont ceux du code général des impôts dans sa version en vigueur au 20 août 2026. Deux d'entre eux ont été relevés en février 2026, et une grande partie des articles en ligne cite encore les anciens.

• Ne pas être raccordé à une plateforme agréée pour recevoir : 500 €, puis 1 000 € tous les trois mois. L'administration commence par vous mettre en demeure de vous conformer dans un délai de trois mois. Si le manquement persiste à l'échéance, l'amende est de 500 € et une nouvelle mise en demeure de trois mois est adressée ; à son terme l'amende passe à 1 000 €, et une nouvelle amende de 1 000 € est encourue après chaque période de trois mois. Article 1737 IV bis du CGI. C'est aussi la seule de ces amendes que la tolérance de première infraction ne couvre pas.
• Ne pas émettre sous forme électronique quand vous y êtes tenu : 50 € par facture, sans que le total dépasse 15 000 € par année civile. Article 1737 III du CGI. Le chiffre de 15 € par facture qui circule pour la réforme était exact jusqu'au 20 février 2026 ; à ne pas confondre avec les 15 € par mention manquante ou inexacte sur une facture (article 1737 II du CGI), qui relèvent d'un autre régime et n'ont pas bougé.
• Manquer à l'e-reporting : 500 € par transmission, sans que le total dépasse 15 000 € par année civile. Deux obligations distinctes sont visées et chacune a son propre paragraphe : les données de transaction (article 290 du CGI) au I de l'article 1788 D, les données d'encaissement (article 290 A) au II. Là encore, le chiffre de 250 € que l'on lit partout est celui d'avant février 2026.

Une première infraction ne donne pas lieu à amende si elle est réparée spontanément ou dans les trente jours suivant une première demande de l'administration, et qu'aucune autre n'a été commise au cours de l'année civile en cours et des trois précédentes (article 1737 V et article 1788 D V du CGI). Et si vous croisez les montants de 50 € par facture plafonnés à 45 000 €, ou de 750 € par transmission plafonnés à 100 000 € : ceux-là visent la plateforme agréée elle-même, pas son client. Ils ne vous concernent pas.

Base légale des amendes : articles 1737 et 1788 D du CGI dans leur rédaction issue de l'article 123 de la loi n° 2026-103 du 19 février 2026 de finances pour 2026, en vigueur depuis le 21 février 2026. Une amende ne peut viser qu'une obligation déjà entrée en vigueur pour vous : au 1er septembre 2026 c'est la réception, l'émission ne devenant exigible pour une PME qu'au 1er septembre 2027.

Factur-X : le format que nous produisons déjà

Le socle minimal — les formats que toute plateforme agréée doit accepter — repose sur la norme EN 16931 et comprend Factur-X, UBL 2.1 et CII (UN/CEFACT).

Factur-X est un PDF avec un fichier XML incorporé : votre client voit la facture habituelle, sa comptabilité lit les données directement dedans. C'est le format qui demande le moins d'explications à un client qui n'a rien demandé.

Un point mérite d'être dit clairement, parce qu'il joue en votre faveur : Factur-X et ZUGFeRD sont techniquement le même format. La FNFE-MPE et son homologue allemand FeRD publient une spécification commune, avec des versions synchronisées. Un logiciel qui produit du ZUGFeRD au profil EN 16931 produit du Factur-X. Notre origine allemande, sur ce point précis, n'est pas un détour : c'est le raccourci.

Lorsque les deux parties sont établies en France et que le client n'est pas un particulier (une entreprise ou un organisme public), notre Factur-X suit en plus les règles françaises de la réforme. Il porte alors votre SIREN, celui de votre client, la catégorie de vos opérations (livraisons de biens, prestations de services ou les deux) et l'adresse e-mail des deux parties. Votre SIREN et la catégorie se saisissent dans le profil de facturation, le numéro du client sur sa fiche. Tant qu'il en manque un, le logiciel ne produit pas le fichier et indique ce qui manque avant l'émission.

Un client public suit ses propres règles. Vers l'État, une collectivité territoriale ou un établissement public, la facture se dépose sur le portail public de facturation, Chorus Pro, à l'exclusion de tout autre mode de transmission (articles L2192-1, L2192-5 et R2192-3 du code de la commande publique ; l'article L2192-6 en excepte quelques cas, comme les marchés passés par l'État en cas d'impératif de défense ou de sécurité nationale). Ce n'est pas nouveau : toutes les entreprises y sont tenues depuis 2020 au plus tard, microentreprises comprises. Werkstattsystem n'est pas raccordé à Chorus Pro. Et ce que doit un tel client en retard de paiement, c'est le code de la commande publique qui le fixe, pas le code de commerce : des intérêts moratoires au taux de la Banque centrale européenne majoré de huit points et une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement (articles L2192-13, R2192-31 et D2192-35). Si votre garage est établi en France et que vous marquez ce client comme organisme public sur sa fiche, sa facture PDF et ses fichiers portent ces mentions-là au lieu de celles du code de commerce.

L'article D2192-2 du code de la commande publique exige en outre sur la facture à un client public le numéro du bon de commande ou, dans les autres cas, les références du contrat ou le numéro d'engagement attribué par le système d'information financière et comptable du client, le code du service chargé du paiement et les numéros d'identité des établissements des deux parties, c'est-à-dire les SIRET. Werkstattsystem a un champ pour chacune de ces mentions : le code service sur la fiche du client, repris comme référence de l'acheteur dans la facture créée depuis un ordre de réparation, le numéro de bon de commande ou d'engagement sur la facture, et les SIRET à la place des SIREN. Si vous marquez le client comme organisme public, le logiciel les demande (votre propre SIRET si votre garage est établi en France), les imprime sur la facture PDF et les écrit dans les deux fichiers ; dans le Factur-X, le code service et le numéro d'engagement figurent là où les spécifications externes de Chorus Pro les lisent, comme référence de l'acheteur et référence de commande. Tant qu'il en manque une, il ne produit pas le fichier et indique ce qui manque avant l'émission. Le dépôt sur Chorus Pro reste de votre côté.

Trois idées reçues qui coûtent cher

• « Le portail public sera gratuit. » Pas pour les factures entre entreprises. L'État a arrêté en octobre 2024 le développement du Portail Public de Facturation comme plateforme d'échange entre entreprises. Pour elles, il ne reste que l'annuaire et le concentrateur : une entreprise ne peut ni envoyer ni recevoir par son intermédiaire la facture d'une autre entreprise. Entre deux entreprises assujetties établies en France, la facture électronique s'émet, se transmet et se reçoit par une plateforme agréée (article 289 bis du code général des impôts), et cette plateforme est rarement gratuite. La facture à un client public fait exception : vers l'État, une collectivité territoriale ou un établissement public, elle se dépose sur le portail public de facturation, Chorus Pro, à l'exclusion de tout autre mode de transmission (articles L2192-5 et R2192-3 du code de la commande publique).
• « Un PDF envoyé par mail est une facture électronique. » Non, pas au sens de la réforme. Ce qui compte, ce sont les données structurées, pas le canal d'envoi. Un PDF sans XML incorporé reste une facture ordinaire.
• « Les dates ont encore changé. » Attention à la source : certains documents administratifs en ligne affichent toujours l'ancien calendrier (janvier et juillet 2026). Le calendrier applicable est celui fixé par la loi de finances pour 2024 — septembre 2026, septembre 2027.

Recevoir n'est pas une formalité — c'est là que ça casse

L'obligation de réception est la première, elle est générale, et c'est celle qu'on prépare le moins.

Techniquement, il suffit d'être raccordé à une plateforme agréée. Un mot sur le nom, parce qu'il change d'un article à l'autre : depuis juillet 2025, les PDP — plateformes de dématérialisation partenaires — s'appellent officiellement plateformes agréées (PA). Même rôle, mêmes obligations, aucun changement de fond ; si votre éditeur écrit PDP et l'administration PA, ils parlent du même objet. Ce qui ne suffit pas : imprimer la facture reçue et classer le papier. Le fichier structuré est l'original ; l'impression n'en est qu'une copie, et c'est l'original qui porte la déduction de TVA.

Dans la pratique, l'obstacle n'est presque jamais le format. C'est qu'aucun atelier n'a décidé où arrivent les factures entrantes, qui les rapproche des commandes de pièces et qui les classe. Une facture fournisseur électronique qui atterrit dans une boîte mail personnelle est perdue exactement comme un bon de livraison sur un établi.

Conserver : c'est le fichier qui compte, pas l'impression

Une facture reçue en fichier structuré se conserve en fichier structuré. L'impression est une copie de confort ; elle ne remplace pas l'original, et c'est l'original qui porte la déduction de TVA.

La durée, elle, ne change pas avec la réforme : les documents comptables et les pièces justificatives se conservent dix ans à compter de la clôture de l'exercice (article L123-22 du code de commerce). Dix ans, c'est plus long que la vie d'un logiciel, et bien plus long que la durée moyenne d'un contrat de plateforme.

D'où la question à poser avant de signer, et que presque personne ne pose : où vit l'archive, et que devient-elle si je change d'outil ou de plateforme ? Une archive qui n'existe que dans l'interface d'un prestataire n'est pas une archive, c'est un accès. La bonne réponse, quel que soit le fournisseur : vous pouvez récupérer l'ensemble de vos factures, à tout moment, dans leur format d'origine, sans intervention de qui que ce soit.

L'e-reporting : la partie que personne ne regarde, et la plus lourde pour un atelier

L'obligation d'émission ne concerne que les factures entre professionnels. Or dans un atelier indépendant, l'essentiel du chiffre d'affaires est fait avec des particuliers — et ces opérations ne relèvent pas de la facture électronique, mais de l'e-reporting.

Concrètement : les données de transaction et d'encaissement partent vers l'administration par la même plateforme agréée, sous forme agrégée. Pour les paiements de particuliers, l'agrégation se fait par jour d'encaissement — date, montant total, ventilation par taux de TVA — et la fréquence de transmission dépend de votre régime d'imposition.

C'est le point où un logiciel conçu pour l'Allemagne se révèle incomplet, parce que l'Allemagne n'a pas d'équivalent. Nous le disons plutôt que de le taire : l'e-reporting fait partie du chantier français, il touche la façon dont les encaissements sont saisis, et il arrive pour vous au 1er septembre 2027.

Votre expert-comptable est concerné avant vous — parlez-lui d'abord

La réforme touche votre cabinet comptable au moins autant que votre atelier, et il a souvent commencé à s'en occuper. Parmi les plateformes agréées recensées figurent des éditeurs de logiciels d'expertise comptable : la vôtre passe peut-être déjà par lui.

Trois questions à poser avant de signer quoi que ce soit :

• Quelle plateforme agréée utilise-t-il, et vous propose-t-il de passer par elle ?
• Sous quelle forme veut-il récupérer vos ventes et vos achats une fois que les factures arriveront en fichier ?
• Qui, de vous ou de lui, sera destinataire des factures fournisseurs — et qui les rapproche des commandes de pièces ?

Le piège est banal et coûte deux abonnements : souscrire une plateforme de son côté alors que le cabinet en a déjà ouvert une pour vous. La réponse n'est pas la même pour tous les ateliers, mais elle se décide à deux, avant l'échéance, pas au premier rejet.

Ce qu'il reste à faire avant le 1er septembre 2026

La première échéance ne demande pas un projet, elle demande quatre décisions. Aucune n'est technique.

• Choisir une plateforme agréée. C'est le seul point qui ne peut pas attendre : sans raccordement, vous ne recevez pas. Comparez sur trois critères — ce qu'elle facture, ce qu'elle fait des factures reçues, et si votre logiciel sait lui parler.
• Vérifier son statut, pas son argumentaire. L'administration publie la liste des plateformes agréées. Au 6 août 2026, le jeu de données public en recensait 158 — toutes immatriculées à titre provisoire, aucune à titre définitif, le rapport d'audit de conformité restant attendu pour 145 d'entre elles. Ce n'est pas alarmant, c'est l'état normal d'un dispositif qui démarre ; mais cela veut dire qu'une plateforme est immatriculée, jamais « certifiée ». Le statut se vérifie sur impots.gouv.fr, le jour où vous signez.
• Prévoir l'inscription. Le raccordement s'accompagne d'une vérification d'identité de l'entreprise et d'un référencement de vos coordonnées de facturation dans l'annuaire. C'est du délai administratif, pas du paramétrage — il se prend en avance ou il se subit.
• Désigner qui ouvre le courrier. Une personne, une adresse, une place dans le dossier de l'atelier. C'est la décision la moins technique des quatre et celle qui décide vraiment si vous tenez.

Un cinquième point ne concerne pas 2026 mais se prépare maintenant : à partir du 1er septembre 2027, il faudra émettre et transmettre vos données de transaction. Qui change d'organisation en 2026 en change une fois ; qui attend 2027 en change sous contrainte de date.