Arbeitszeiterfassung: was in der Werkstatt gilt

Der Weg dorthin ist kurz erzählt. Der Europäische Gerichtshof entschied im Mai 2019 (C-55/18), dass die Mitgliedstaaten die Arbeitgeber zu einem objektiven, verlässlichen und zugänglichen System zur Messung der täglichen Arbeitszeit verpflichten müssen. In Deutschland passierte danach zunächst gesetzgeberisch nichts — bis das Bundesarbeitsgericht am 13. September 2022 (1 ABR 22/21) feststellte, dass die Pflicht bereits im geltenden Arbeitsschutzgesetz angelegt ist.

Wie diese Pflicht im Detail aussehen soll — elektronisch oder auf Papier, mit welchen Übergangszeiten, mit welchen Erleichterungen für kleine Betriebe —, ist Gegenstand einer Änderung des Arbeitszeitgesetzes, die als Entwurf vorlag. Ob und in welcher Fassung sie inzwischen gilt, ist nichts, was Du aus einem Blogartikel übernehmen solltest: Frag Deine Innung, Deine Kammer oder die zuständige Arbeitsschutzbehörde nach dem aktuellen Stand. Dieser Artikel beschreibt, was unabhängig von dieser Frage bereits feststeht.

Die Grundlage ist nicht das Arbeitszeitgesetz, sondern das Arbeitsschutzgesetz. Dieses verlangt vom Arbeitgeber eine geeignete Organisation und die erforderlichen Mittel für den Arbeitsschutz — und daraus hat das Bundesarbeitsgericht, europarechtskonform ausgelegt, die Pflicht abgeleitet, ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einzuführen und zu nutzen.

Zwei Dinge folgen daraus, die häufig verwechselt werden. Erstens: Die Pflicht trifft den Arbeitgeber, nicht den Beschäftigten — auch dann, wenn die Eintragung praktisch vom Monteur selbst vorgenommen wird. Zweitens: Es geht um Arbeitsschutz, nicht um Kontrolle. Der Zweck ist, dass Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten überhaupt überprüfbar sind, und genau daran misst sich, ob ein System taugt.

Für einen Betrieb mit fünf bis fünfzehn Leuten ist das eine gute Nachricht, weil es die Anforderung entzaubert: Verlangt ist ein nachvollziehbarer, nicht nachträglich frisierbarer Nachweis darüber, wann gearbeitet wurde. Verlangt sind nicht Terminal, Chipkarte und Auswertungssoftware.

Zwei Aufzeichnungspflichten stehen seit Jahren unverändert im Gesetz und hängen an keiner Reform. Wer sie erfüllt, hat einen großen Teil der Arbeit schon gemacht.

Die zweite Zeile wird in Kfz-Betrieben oft übersehen. Die Aufzeichnungspflicht nach dem Mindestlohngesetz gilt für geringfügig Beschäftigte in jeder Branche — auch wenn das Kfz-Gewerbe in der Branchenliste des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes gar nicht auftaucht. Die Aushilfe an der Teiletheke oder der Minijobber, der samstags Räder wechselt, ist also erfasst, und kontrolliert wird das von der Finanzkontrolle Schwarzarbeit des Zolls, nicht vom Gewerbeaufsichtsamt.

Verstöße gegen die Aufzeichnungspflichten sind bußgeldbewehrt. Die Höhe richtet sich nach dem jeweiligen Verstoß und steht im Gesetz; sie zu schätzen bringt nichts, weil in der Praxis ohnehin die Nachforderung von Sozialversicherungsbeiträgen die größere Position ist, wenn Arbeitszeiten nicht belegt werden können.

Sonderfall Abschlepp- und Pannendienst

Wer Fahrzeuge über 3,5 Tonnen fährt, fällt unter eigene Regeln für Fahrpersonal mit zusätzlichen Aufzeichnungs- und Ruhezeitvorgaben. Das ist ein eigenes Regelwerk und nicht mit dem hier Beschriebenen abgedeckt — kläre es getrennt, bevor Du Dein Zeitmodell darauf aufbaust.

Inhaltlich geht es um drei Werte: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, und damit implizit um die Pausen. Aus der europäischen Entscheidung stammen die drei Eigenschaften, an denen ein System gemessen wird — objektiv, verlässlich und zugänglich.

• Objektiv heißt: Die Aufzeichnung bildet ab, was tatsächlich war, nicht das, was geplant war. Ein Dienstplan ist keine Zeiterfassung.
• Verlässlich heißt: Sie entsteht zeitnah und lässt sich nicht unbemerkt nachträglich ändern. Ein Blatt, das am Monatsende aus dem Gedächtnis ausgefüllt wird, erfüllt das nicht.
• Zugänglich heißt: Der Beschäftigte kommt an seine eigenen Daten heran. Das ist auch praktisch nützlich, weil es die meisten Streitigkeiten über Überstunden beendet, bevor sie entstehen.

Delegieren ist erlaubt, abgeben nicht

Der Monteur darf seine Zeiten selbst eintragen — das ist der Normalfall und praktisch die einzige Variante, die in einer Werkstatt ohne Reibung funktioniert. Verantwortlich für das System und dafür, dass es tatsächlich benutzt wird, bleibt der Betrieb. Praktisch heißt das: Es genügt nicht, Zettel auszugeben; jemand muss regelmäßig hineinsehen und Lücken ansprechen.

Vertrauensarbeitszeit

Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich. Sie bedeutet, dass Du die Lage der Arbeitszeit nicht vorgibst — nicht, dass sie nicht erfasst wird. Beides zusammen geht, es ist nur kein Argument mehr dafür, gar nichts aufzuschreiben. Für leitende Angestellte im Sinne des Arbeitszeitgesetzes gelten dessen Grenzen nicht; ob und wieweit das auch für die Erfassung gilt, ist eine Frage für Deinen Anwalt und stellt sich in einem Betrieb mit fünf Monteuren praktisch selten.

Alle drei Wege sind zulässig, solange das Ergebnis die drei Eigenschaften erfüllt. Sie unterscheiden sich darin, wo sie im Alltag brechen.

Auftragszeit ist nicht Arbeitszeit

Das ist der Fehler, der in Werkstätten am häufigsten vorkommt, weil er so plausibel wirkt. Du erfasst längst Zeiten — nämlich die, die auf einen Auftrag gebucht werden. Diese Buchung deckt die Aufzeichnungspflicht trotzdem nicht ab: Sie kennt weder Beginn und Ende des Arbeitstages noch die Pausen, und sie endet dort, wo unproduktive Zeit anfängt. Wer den Nachweis darauf stützt, kann für keinen einzigen Tag zeigen, wann jemand gekommen und gegangen ist.

Umgekehrt ist der Abgleich der beiden Zahlen die nützlichste Auswertung, die es in einem Kfz-Betrieb gibt: Anwesenheitszeit gegen verbuchte Auftragszeit, pro Person, pro Monat. Die Differenz ist Deine unproduktive Zeit — an ihr entscheidet sich, wie viele produktive Stunden Du in der Kalkulation ansetzen darfst. Wie sich beides in einem Auftrag zusammenführen lässt, zeigt die Werkstattsoftware.

Zwei Uhren, die nicht dieselbe sind

Die zwei Jahre aus dem Arbeitszeit- und Mindestlohngesetz sind nicht die steuerlichen Aufbewahrungsfristen. Lohnunterlagen und alles, was in die Buchführung eingeht, folgen einem eigenen, längeren Takt — was dabei zu beachten ist, steht unter GoBD in der Werkstatt. Wirf Stundenzettel also nicht nach zwei Jahren weg, nur weil eine der beiden Fristen abgelaufen ist.

Fünf Schritte, in dieser Reihenfolge. Sie kosten zusammen einen Vormittag.

• Festlegen, wie erfasst wird — ein Verfahren für alle, nicht drei nebeneinander. Uneinheitlichkeit ist der eigentliche Prüfungsbefund.
• Schriftlich an die Beschäftigten geben, wann eingetragen wird (täglich), was eingetragen wird (Beginn, Ende, Pausen) und wer nachfragt, wenn etwas fehlt.
• Die Minijobber zuerst prüfen. Dort gilt die Sieben-Tage-Frist, und dort schaut der Zoll hin.
• Eine feste monatliche Durchsicht ansetzen — fünfzehn Minuten, in denen Lücken und Ausreißer bei den Ruhezeiten auffallen. Das ist der Teil, der die Pflicht tatsächlich erfüllt.
• Ablage klären: wo die Aufzeichnungen liegen, wie lange, und wer außer Dir hineinsehen darf.

Datenschutz, kurz und praktisch

Arbeitszeitdaten sind personenbezogene Daten. Sie werden für einen festgelegten Zweck erhoben, nicht länger als nötig aufbewahrt, und es sehen nur die hinein, die sie für ihre Aufgabe brauchen. Von biometrischen Verfahren — Fingerabdruck am Terminal — lässt man in einem Betrieb dieser Größe besser die Finger: Das sind besonders geschützte Daten mit deutlich höheren Anforderungen, und der Aufwand steht in keinem Verhältnis zum Nutzen. Existiert ein Betriebsrat, hat er bei der Einführung technischer Einrichtungen zur Überwachung mitzubestimmen; in einem Betrieb mit acht Leuten ist das selten der Fall, aber es ist kein Detail, das man übersieht.