Kapasite planlaması: gerçekte kaç saat dağıtabilirsiniz

Bu ayrım akademik gibi görünür ve teslim saatlerinin çoğunun kaymasının sebebidir. Çizelgedeki mevcudiyet ile gerçekten müşteri araçlarına ulaşan zaman arasında, her atölyenin bildiği ama neredeyse hiçbirinin ölçmediği bir dizi düşüm oturur: hazırlık, arama, iç işler, düzeltmeler, telefon.

Bu yazının anlattığı rutin, bir beyaz tahta ve kalemle de bir planlama aracıyla olduğu kadar iyi çalışır. Üç adımı vardır — planlanabilir zamanı hesaplayın, randevuları o zamana karşı yazın, tampona dokunmayın — ve bütün hüner sıradadır.

Mevcudiyetten başlayın ve müşteri aracına ulaşmayan her şeyi çıkarın. Geriye kalan, planlanabilir iş süresidir ve dağıttığınız tek şey odur.

Ortadaki sütun hesaba yardımcıdır, sektör rakamı değildir. Kendi düşümlerinizi ancak iki üç hafta boyunca yazarak elde edersiniz: liftin yanında bir kâğıt, her kesinti için bir satır, cuma günü toplama. Rahatsız edicidir ve sonrasında haftanın neden hiç uzamadığını bilirsiniz.

Düşümler arasında iç işler, en güvenilir şekilde küçümsenen kalemdir. Kendi ikame aracınız, mal kabul, atölyeyi süpürmek, tedarikçiye telefon — hiçbiri isteğe bağlı değildir ve hiçbiri faturada görünmez. Planlanabilir bir saatin bu üretken olmayan zamanı da taşıması için ne kazanması gerektiğini saatlik ücret hesaplayıcısı çıkarır.

Klasik atölye takviminde her saat dilimi için bir satır ve her tekniker için bir kutu vardır. Bir iş bir kutu alır — 0,4 mü yoksa 6,0 birim mi süreceğine bakılmaksızın. Aşırı doluluk tam buradan doğar ve ancak öğleden sonra ortaya çıkar.

Beyaz tahta sürümü

Her tekniker için bir sütun, her saat için bir kutu sırası. Bir iş, sürdüğü kadar uzun bir şerit olarak asılır. Sütunun altından taşan bir şerit, tutamayacağınız bir randevudur — ve bunu beş metreden görürsünüz. Mıknatıslı şeritler size göre değilse, aynı hesabı bir hafta çizelgesinde yapın: yazılan her işin yanına planlanan süre, sütunun altına yürüyen toplam, yanına birinci bölümdeki planlanabilir zaman.

Önemli olan tek şey, planlanan sürenin iş yazılırken kaydedilmesidir. Çeyrek saatine kadar doğru olmak zorunda değildir; hiç var olması gerekir. Toplanan kaba bir tahmin, kimsenin toplamadığı kesin bir süreyi yener.

Bu noktada bir planlama aracı tam olarak tek bir el hareketini değiştirir: toplamayı. Tekniker ve gün başına dağıtılan zamanı toplar ve toplam planlanabilir zamanı aştığında bunu söyler. Hangi işi taşıyacağınız yine sizin kararınızdır.

Her atölye, gün planını deviren üç kesintiyi bilir: çalışmayan sürekli müşteri aracı, ancak bir şey söküldüğünde ortaya çıkan iş ve bir saat geç gelen müşteri. Hiçbiri istisna değildir ve üçü de istisnaymış gibi ele alınır.

Karşı önlem, planda sabit ve boş bir sütundur — iyi niyet değil, dağıtmadığınız ayrılmış zaman. İki kural onu kullanışlı kılar:

• Tampon günün sonunda oturur, başında değil. Erken biten bir araç onu kendiliğinden doldurur; sabahki tampon saat ona kadar tükenir.
• Boyutu ölçülür, tahmin edilmez. Dört hafta boyunca gerçekte ne kadar tampon zamanı gerektiğini not edersiniz. Düzenli olarak boş kalıyorsa tampon çok büyüktür; haftada birkaç kez taşıyorsa çok küçüktür.

Acil kutusu

Müşterileriniz çoğunlukla ikinci arabası olmayan özel araç sahipleriyse, sabaha ayrılmış bir kutu çoğu zaman satılan fazladan bir saatten değerlidir. Size kapasiteye mal olur ve müşteriyi bir sonraki atölyeye gönderen reddi size kazandırır. Karşılığını verip vermediği yalnızca kutunun ne sıklıkla kullanıldığına bağlıdır — o da bir çetele kâğıdıdır, bir görüş meselesi değil.

Kapasite planlayan önce liftleri sayar. Oysa bağımsız atölyelerin çoğunda lift en kıt kaynak değildir. Kuyruk bir yetkinlikte, bir cihazda ya da her işin sonunda bir kez daha gereken tek kişide oluşur.

Kendi darboğazınızı bir haftalık notla bulursunuz: her işte neyi beklediğini yazarsınız. Cevap genellikle açıktır ve genellikle beklediğiniz cevap değildir.

Yüksek gerilim sistemlerindeki çalışma özel bir durumdur, çünkü orada yetkinlik yalnızca kıt değil, zorunludur. Atölyenizin hangi iş için hangi seviyeye ihtiyacı olduğu, meslek kuruluşunuza ya da bu işi sizin ülkenizde belgelendiren kuruma sorulacak bir sorudur — bu bir yetki meselesidir, planlama meselesi değil.

Bekleme süresinin ikinci en yaygın nedeni bir planlama hatası değil, bir olay sırasıdır: araç liftte, iş başlar ve ancak o zaman biri sipariş verir. O andan itibaren bir iş, kimsenin artık satamayacağı kapasiteyi bloke eder.

Çıkış yolu, telefonda başlayan bir ayrımdır:

• Diyagnostik randevusu — kısa, parçasız, sonucu açık. Her zaman verilebilir.
• Onarım randevusu — ancak gereken parçalar sipariş edilip teyit edildikten sonra. Bu teyit olmadan randevu vaat edilmiş değil, kurşun kalemle yazılmıştır.

Siparişin önceden mümkün olabilmesi için randevu alınırken araç tanımlama numarasına, kilometreye ve şikâyetin tarifine ihtiyacınız var. Üç bilgi, telefonda otuz saniye — ve aynı gün biten bir araçla iki gün duran bir araç arasındaki fark.

Diyagnostik, konuşulandan pahalıya çıkacağını gösterirse, müşterinin onayı siparişten önceye aittir, sonrasına değil. Yeni rakamı kısa da olsa yazılı olarak iletin ve cevabı bekleyin — içinde bir rakam olan bir mesaj, sonradan bir telefon görüşmesinin hatırasından daha değerlidir.