Servis için faturalama

Bu program faturayı hazırlar, kesmez — ve Türkiye'de kimse kesmez

Önce en sık yanlış anlaşılan şeyi yazalım, çünkü karşılaştırma yaparken en çok zaman kaybettiren nokta bu.

Türkiye'de fatura, 1 Ocak 2026'dan bu yana tutarına bakılmaksızın ya GİB'in kendi e-belge düzenleme portali üzerinden ya da GİB'den izin almış bir özel entegratörün sistemi üzerinden düzenleniyor (Tebliğ 509, IV.2.4.3). Belgeyi imzalayan, gönderen ve birincil olarak saklayan taraf lisanslıdır.

Bunun sonucu şudur: hiçbir oto servis programı — yerlisi dahil — faturayı kendi kesmez. Türkiye'nin yaygın masaüstü servis programlarından biri, e-Fatura/e-Arşiv satırının yanına iş birliği yaptığı entegratörün adını doğrudan ürün sayfasına yazar; yıllardır Türkiye'deki servislere hizmet veren bulut tabanlı bir başkası ise fatura işine hiç girmez. Bu bir istisna değil, pazarın normali.

Bizim yaptığımız iş faturanın içeriğidir: kalemler, miktarlar, işçilik, saatlik ücret, KDV, müşteri ve araç eşleşmesi. Belge, sizin portal erişiminizden veya sizin entegratörünüzden çıkar. Entegratörünüzü değiştirmenize gerek yok — o sözleşme çoğu serviste mali müşavir üzerinden zaten kurulmuştur ve sizde kalır. Mevzuat tarafının tamamı e-belge sayfasında duruyor.

Teklif ile fatura aynı kalemlerden doğar

Teklif ve fatura iki belge, tek kaynaktır. Teklif kabul edildiğinde aynı kalemler iş emrine geçer; iş emrinde ne olduysa fatura onu taşır. İki belgeyi ayrı ayrı yazan bir düzende ikisi eninde sonunda ayrışır, ve ayrıştıkları gün tartışma teslimde çıkar.

Asıl mesele onarım sırasında eklenen iştir. Söküldükten sonra görünen hasar, kabulde bilinmiyordu — bu bir kusur değil, işin doğası. Kusur, o işin fatura satırına sessizce girmesidir.

Doğru sıra şudur: eklenen iş kalem olarak eklenir, müşteriye eklendiği anda söylenir, ve teslimde hangi kalemin sonradan geldiği belgede görünür. Böylece konuşma "niye bu kadar tuttu" değil, "şu kalem eklendi, sebebi buydu" olur.

Bir servis faturasında tartışma neredeyse hiçbir zaman toplam tutardan çıkmaz. Müşterinin yerini bulamadığı tek bir kalemden çıkar.

Kalem nasıl doğar: kaydedilen dakika × saatlik ücret + parça + KDV

Fatura kalemi bir yazı işi değil, bir hesaptır. Zinciri baştan sona:

• Kaydedilen süre işi kimin ne kadar yaptığını söyler.
• Saatlik ücret onu paraya çevirir. Götürü satılan işler götürü kalır — sabit fiyatı olan kalem süreden hesaplanmaz.
• Takılan parçalar stoktan gelir; parça ihtiyacı iş emrinde doğduğu için ayrıca aranmaz.
• KDV bunun üzerine biner ve toplam çıkar.

Zincirin gücü, hiçbir halkasının elle yazılmamasında. Elle yazılan her sayı ikinci bir gerçek üretir ve iki gerçekten biri her zaman yanlıştır.

Kalemin okunabilir olması ise ayrı bir iştir ve ihmal edilir. "İşçilik 3,5 saat" bir sayıdır; "arka sol kaliper söküldü, temizlendi, kılavuz pimi değiştirildi" bir iştir. İkisi aynı parayı ister, ama yalnızca ikincisi bir yıl sonra da anlaşılır.

Zincirin en başındaki sayı saatlik ücrettir, ve yanlışsa üstündeki her şey yanlıştır. Hesaplamadıysanız önce onu hesaplayın.

Kesilen fatura düzeltilmez

Program içinde iki durum vardır ve aralarındaki fark kasıtlıdır. Taslak değişir: kalem eklenir, çıkar, tutar düzelir. Kesilmiş fatura değişmez — düzeltme, iptal faturasıyla ve yeni bir belgeyle yürür. Numaralar ardışık verilir ve verilmiş bir numara geri alınmaz.

Bunun sebebi biçimcilik değil, iz sürülebilirlik: üzerine yazılan bir belgenin geçmişi yoktur, ve geçmişi olmayan bir kaydın doğruluğu da kanıtlanamaz. Aynı mantık kâğıt için de geçerliydi; elektronik belgede sadece daha görünür hale geldi.

Bir sınır daha var ve açıkça söylemek gerekiyor: belge bir kez sizin portal erişiminizden veya entegratörünüzün sisteminden çıktıktan sonra, düzeltmenin orada nasıl yürüyeceği o sistemin ve mali müşavirinizin konusudur. Bu program o belgeyi geri çağıramaz — ve bunu yapabildiğini söyleyen bir programa temkinli yaklaşın.

Vade, ödendi işareti ve kapanmayan işler

İş, fatura kesildiğinde bitmez; para geldiğinde biter. Aradaki mesafe küçük bir serviste bile şaşırtıcı derecede uzundur, çünkü kimse onu bir yerde saymaz.

Programın burada verdikleri sınırlı ve nettir: faturanın vade tarihi, ödeme bilgisinin (IBAN) belgede durması ve faturanın ödendi olarak işaretlenmesi. Bu üçü, "hangi işler kapanmadı" sorusunu kâğıt yığınından çıkarıp ekrana taşır.

Vermedikleri de aynı netlikte söylenmeli, çünkü Türk pazarında bu iki başlık ayrı birer modül olarak satılıyor: cari hesap ve alacak takibi, bir de teknisyen hakedişi. Rakiplerin çoğunda bunlar kendi modülleridir. Bizde değiller. Fatura vadesi ve ödeme durumu var; cari hesap defteri ve hakediş hesabı yok.

Bunu burada yazıyoruz çünkü karşılaştırma yaparken sorulması gereken soru tam olarak budur — ve cevabı sonradan öğrenmek, baştan bilmekten pahalıdır.

Bu program yazarkasa değildir

Bir sınırı açıkça çizmek gerekiyor, çünkü fatura ile tahsilat günlük konuşmada aynı kelimeyle anılıyor.

Bu program fatura içeriğini üretir ve faturanın ödenip ödenmediğini tutar: vade tarihi, ödeme bilgisi, ödendi işareti. Bir yazarkasa değildir — kasa hareketi kaydetmez, gün sonu almaz, ödeme cihazına bağlanmaz.

Bu ayrım tercih meselesi değil, kapsam meselesidir. Kasa tarafının kendi düzenlemeleri ve kendi cihaz gereklilikleri vardır; onları bu sayfada anlatmıyoruz, çünkü doğru cevabı verecek kadar incelemedik. Kasa ihtiyacınız varsa bu, mali müşavirinizle ve kasa tarafındaki sağlayıcınızla konuşulacak ayrı bir başlıktır.

Pratikte servisler için bu nadiren bir kayıptır: onarım işi peşin kasa işi değildir, teslimde kapanan bir faturadır. Ama karşılaştırma yaparken bilmeniz gerekir ki "kasa modülü" yazan bir tedarikçi sizden farklı bir işten söz ediyor olabilir.

Arşiv nerede duruyor

Bir servis iki ayrı şeyi saklar ve ikisinin yeri aynı değildir. Karıştırıldığında ortaya çıkan sonuç hep aynıdır: bir tarafta fazladan iş, diğer tarafta eksik belge.

• İşletmenin hafızası — iş emirleri, teklifler, araç geçmişi, müşteri kartları, kaydedilen süre. Bunlar burada durur ve her gün kullanılır. Değeri, bir yıl sonra da okunabilmesindedir.
• Vergi belgesi — düzenlenmiş e-belgenin kendisi. Onun birincil saklanması Türkiye'de, belgeyi düzenleyen tarafın veya saklama izni almış kuruluşun sisteminde yürür. Bu program vergi arşivi değildir ve imzalı belgeyi saklamaz.

Program tarafında düzeni kuran şeyler görünür ve sıkıcıdır: numaralar ardışık verilir, verilmiş numara geri alınmaz, taslak ile kesilmiş belge birbirinden ayrıdır, ve kesilmiş belge üzerine yazılmaz.

Saklama süresi, biçimi ve ibraz yükümlülüğü tarafını mali müşavirinizle netleştirin — o taraf belgeyi düzenleyen sistemin ve sizin mükellefiyetinizin konusudur, kullandığınız servis programının değil. Ayrıntısı e-belge sayfasında.