Atölyede personel planlaması: kişi sayısı değil kapasite

Altı teknisyen kapasite değildir. Kapasite, izin, resmî tatil, hastalık, eğitim ve üretken olmayan zamandan sonra kalandır — ve o iki rakam arasındaki fark bir atölyede düzenli olarak bütün bir çalışandan büyüktür. Planınızı kişi sayısına asın, her yıl aynı boşluğu planlarsınız.

Bu yazı önce çerçeveyi ele alır, çünkü sınırları o koyar, sonra kapasite hesabını, sonra sezonu, sonra bir atölyede gerçekten işleyen modelleri — ve en sonda planı her hafta deviren şeyi.

Dördüncü kural en sık yanlış anlaşılandır. Sınırınız gün başına sayılıyorsa, sekiz saatlik altı günlük bir hafta — kırk sekiz saat — aritmetik olarak mümkündür; hafta başına sayılıyorsa değildir. Vardiyaya yazmadan önce buna bakın. Tersine her yerde aynısı geçerlidir: bir cuma on iki saat çalışın, kısa bir haftanın iyileştirmediği bir sorununuz olur, çünkü bir ortalama kuralı ortalamayla ilgilidir, günün kendisiyle değil. Sınırlarınız içinde kalıp kalmadığınızı ise yalnızca fiilen çalışılan saatlerin kaydı gösterir.

Yol yardımı ya da çekici işin parçasıysa

O zaman iş kendi başına karmaşıklaşır. Pazar çalışmanızın bir istisnaya girip girmediği ya da bir izin gerektirip gerektirmediği ve beraberinde hangi telafi gününün hangi süre içinde gelmesi gerektiği, meslek kuruluşunuzla ya da iş güvenliği denetim kurumuyla halledilecek bir konudur — bir blog yazısının cevapladığı bir soru değildir. Sabit olan yalnızca ilkedir: pazar çalışması neredeyse her yerde telafi edilir ve boş kalması gereken pazarların bir alt sınırı vardır.

Hesabın iki aşaması vardır. Önce kişi sayısından mevcudiyet saatlerine, sonra mevcudiyet saatlerinden satılabilir saatlere.

Son satır neden en önemlisi

Yuvarlak rakamlarla bir örnek: 260 iş günü eksi 10 resmî tatil, 25 gün izin, 10 gün hastalık ve 5 gün kurs, 210 mevcudiyet günü verir. Sekiz saatten bu, 1.680 mevcudiyet saatidir. Üretken payınız yüzde 60 ise bu 1.008 satılabilir saat; yüzde 75 ise 1.260. 252 saatlik fark bu modelde otuz iş gününden fazla eder — kişi başına.

Saatlerinizin hangi payının hiç üretken olduğu sorusunun bir denetim oyunu değil, planı gerçeklikle bağlayan tek rakam olmasının sebebi budur. Ve o rakam sizin işletmenizden gelmelidir: arama süreleri, hazırlık süreleri, kesintiler, depoya yürümek ve araç kaydırmak iki atölye arasında iki sektör arasında olduğundan fazla değişir. Satılabilir saatin hesabın tutması için nihayetinde ne tutması gerektiğini saatlik ücret hesaplayıcısı netleştirir.

Çok az meslek otomotiv kadar öngörülebilir bir yıllık örüntüye sahiptir. Tatil öncesi kontrol, ilk don, muayene tarihlerinin belirli aylarda yığılması ve iki takım kullanan müşterilerde ilkbahar ve sonbahardaki değişim — bu yalnızca istatistiklerde değil, son üç yılın kendi iş rakamlarınızda durur.

Bundan, var olan en etkili planlama kaldıracı çıkar ve hiçbir şeye mal olmaz: ocakta duran, bütün yıla ait bir izin planı. İzni yasaklamak istediğiniz için değil, ocakta bütün talepler hâlâ yan yana sığdığı ve eylülde hiçbiri sığmadığı için.

Bir izin yasağı kendiliğinden caiz değildir

İzinde, ciddi işletme çıkarları ya da başkalarının sosyal olarak daha ağır basan istekleri karşısında durmadıkça çalışanın isteği sayılır. Bütün yoğun haftalara toptan bir yasağı bu yüzden öylece asamazsınız — savunulabilir bir gerekçe ister ve ocakta biliniyorsa ve kalan haftalar cömertçe ele alınıyorsa çok daha az sorunlu olur.

Zirveden önce iki nokta daha. Planlanabilir işi sezondan, sakin haftalara etkin biçimde koyarak çıkarın — bakımını ekim yerine ağustosta yaptıran bir müşteri sizi iki kez rahatlatır. Ve zirveyi fazla mesaiyle değil mevcudiyetle planlayın: sezondaki fazla mesai, kasımda nasıl eritileceğine dair anlaşması olmayan bir saat hesabı olarak geri gelen saatlerdir, tam da onlara en az ihtiyacınız olduğunda.

İki vardiyadaki en yaygın hata: teknisyenlere asılmasıdır, liftlere değil. Altı kişi için üç lift varsa ikinci vardiya hemen bir şey üretir. Altı kişi için altı lift varsa yalnızca çalışma süresini kaydırır — ve kabulü, parça bankosu ve soracak kimsesi olmayan bir ikinci vardiya üretir.

İki yan koşul: 18 yaş altı çıraklar için birçok modeli dışlayan daha katı sınırlar geçerlidir ve onlara vardiyaya yazmadan önce bakarsınız. Ve işletmenizde bir çalışan temsilciliğinin bulunduğu yerde, günlük çalışma süresinin başlangıcı ve bitişi, haftaya dağılımı ve fazla mesai konusunda genellikle söz hakkı vardır — bu büyüklükteki bir işletmede nadiren gündeme gelir ama sonradan onarılan bir şey de değildir.

Yüzde yüz planlanmış bir vardiya planı salıya kalmadan değersizdir — bunun tamponu randevuların nasıl verildiğine aittir, süren haftaya değil. Dört kesinti hep yeniden gelir ve her biri için yangın söndürmekten ucuz bir karşılık vardır.

• Parçalar gelmiyor. Panzehir: bulunurluğu randevuyu vermeden önce çözün, onarımın sabahında değil. Parçasız bir randevu bloke bir kutudur.
• Diyagnostik planlanandan uzun sürüyor. Panzehir: diyagnostik süresini ayrı planlayın, kapsamını kimsenin henüz bilmediği bir onarımın başlangıcı olarak değil.
• Müşteri gelmiyor ya da almıyor. Panzehir: bir gün önce teyit; ve duran araçlar için otopark süresinin ne zaman işlemeye başladığına dair net bir kural.
• Biri yok. Panzehir: günün sabit bir planlanmamış payı — gerçekçi olarak kişi başına iyi bir saat — ve parça gerektirmeyen, her zaman hazır bir yedek iş.

Uzun süre durmak bir ödeme sorusudur da

Bir lifti haftalarca işgal eden bir onarım yalnızca kapasiteyi değil parayı da bağlar — parçalar ödenmiştir, iş teslim edilmiştir, fatura ancak sonda gelir. Böyle işlerde kapora ve ara fatura uygun araçlardır; ikisini de yazılı kararlaştırın ve son faturada görünür şekilde mahsup edin.

Ve planın kendisi işlerin olduğu yere aittir. Duvarda bir vardiya planı ve başka bir sistemde randevular, iki kişinin iki gerçeği tutması demektir — ve ikinci bölümdeki kapasite hesabını kimsenin hiç kontrol etmemesi. İkisinin nasıl bir araya geldiğini atölye yazılımı gösterir.