Personeelsplanning in de werkplaats: capaciteit in plaats van koppen

Zes monteurs zijn geen capaciteit. Capaciteit is wat er overblijft na vakantie, feestdagen, ziekte, scholing en onproductieve tijd — en het verschil tussen die twee getallen is in een werkplaats regelmatig groter dan een volle medewerker. Wie zijn rooster aan de kopcijfers ophangt, plant elk jaar hetzelfde gat in.

Dit artikel loopt eerst het kader af, omdat dat de grenzen zet, dan de capaciteitsrekening, dan het seizoen, dan de modellen die in een werkplaats werkelijk werken — en tot slot wat het plan elke week omgooit.

De vierde regel wordt het vaakst verkeerd begrepen. Telt jouw grens per dag, dan is een zesdaagse week van acht uur — achtenveertig uur dus — rekenkundig gewoon mogelijk; telt ze per week, dan niet. Zoek dat op voordat je hem roostert. Omgekeerd geldt overal hetzelfde: wie op vrijdag twaalf uur laat werken, heeft een probleem dat een korte week niet geneest, want een middelingsregeling gaat over het gemiddelde en niet over de dag zelf. En of je binnen je grenzen bent gebleven, laat alleen de registratie van de werkelijk gemaakte uren zien.

Als er een berging of pechhulp bij hoort

Dan wordt het zelfstandig ingewikkeld. Of jouw zondagswerk onder een uitzondering valt of een toestemming nodig heeft, en welke vervangende rustdag daar binnen welke termijn tegenover moet staan, klaar je uit met je brancheorganisatie of de toezichthouder op arbeidsomstandigheden — dat is geen vraag die een blogartikel beantwoordt. Vast staat alleen het principe: zondagswerk wordt vrijwel overal gecompenseerd, en er is een ondergrens aan het aantal zondagen dat vrij moet blijven.

De rekensom heeft twee trappen. Eerst van het aantal koppen naar de aanwezigheidsuren, dan van de aanwezigheidsuren naar de verkoopbare.

Waarom de laatste regel de belangrijkste is

Een voorbeeldrekening met ronde getallen: 260 werkdagen min 10 feestdagen, 25 vakantiedagen, 10 ziektedagen en 5 cursusdagen geeft 210 aanwezigheidsdagen. Bij acht uur zijn dat 1.680 aanwezigheidsuren. Ligt je productieve aandeel op 60 procent, dan zijn dat 1.008 verkoopbare uren; ligt het op 75 procent, dan 1.260. Het verschil van 252 uur komt in dit model neer op ruim dertig werkdagen — per persoon.

Daarom is de vraag welk aandeel van je uren überhaupt productief is geen controllingspelletje, maar het enige getal dat het rooster met de werkelijkheid verbindt. En het moet uit jouw bedrijf komen: zoektijden, omsteltijden, tussenvragen, loopwerk naar het magazijn en het verplaatsen van voertuigen verschillen tussen twee werkplaatsen sterker dan tussen twee branches. Wat het verkoopbare uur uiteindelijk moet kosten om de rekening rond te krijgen, bepaalt de uurtariefcalculator.

Weinig vakken hebben een jaarverloop dat zo voorspelbaar is als het autobedrijf. De vakantiecheck vóór de zomervakantie, de eerste nachtvorst, de opeenhoping van keuringsdata in bepaalde maanden, en bij de klanten die twee sets rijden het wisselen in voorjaar en najaar — dat staat niet alleen in statistieken, dat staat in je eigen opdrachtcijfers van de afgelopen drie jaar.

Daaruit volgt de effectiefste planningsknop die er is, en hij kost niets: een vakantieplan voor het hele jaar dat in januari staat. Niet omdat je vakantie wilt verbieden, maar omdat in januari alle wensen nog naast elkaar passen en in september geen enkele meer.

Een vakantieblokkade is niet vanzelf toegestaan

Bij vakantie tellen de wensen van de medewerker mee, tenzij zwaarwegende bedrijfsbelangen of sociaal zwaarder wegende wensen van anderen zich ertegen verzetten. Een generieke blokkade voor alle drukke weken is dus niets wat je zomaar ophangt — ze heeft een houdbare onderbouwing nodig en wordt veel minder problematisch als ze in januari bekend is en de overige weken daarvoor royaal worden behandeld.

Twee punten nog voor de piek. Haal planbaar werk uit het seizoen door het actief in de rustige weken te leggen — een klant die zijn beurt in augustus doet in plaats van in oktober, ontlast je dubbel. En plan de piek niet met overuren maar met aanwezigheid: overuren in het seizoen zijn uren die in november terugkomen als urenbank zonder afspraak over het inlopen, precies wanneer je ze het minst nodig hebt.

De meest voorkomende fout bij twee ploegen: ze wordt aan de monteurs opgehangen, niet aan de bruggen. Zijn er drie bruggen voor zes man, dan levert een tweede ploeg meteen iets op. Zijn er zes bruggen voor zes man, dan verschuift ze alleen werktijd — en produceert daarbij een tweede ploeg zonder aanname, zonder onderdelenuitgifte en zonder iemand aan wie je iets kunt vragen.

Twee randvoorwaarden: voor minderjarige leerlingen gelden strengere grenzen die veel modellen uitsluiten, en die zoek je op vóórdat je roostert. En bestaat er een vorm van medezeggenschap in je bedrijf, dan heeft die in de regel een stem bij het begin en einde van de dagelijkse arbeidstijd, de verdeling ervan over de week en bij overuren — in een bedrijf van deze omvang is dat zelden aan de orde, maar het is niets wat je achteraf repareert.

Een rooster dat voor honderd procent is volgepland, is op dinsdag waardeloos — de buffer daarvoor hoort in het maken van de afspraken, niet in de lopende week. Vier verstoringen komen steeds terug, en voor elk is er een voorziening die goedkoper is dan bijsturen.

• Onderdelen komen niet. Tegengif: beschikbaarheid regelen vóór je de afspraak geeft, niet op de ochtend van de reparatie. Een afspraak zonder onderdeel is een geblokkeerde plek.
• De diagnose duurt langer dan gepland. Tegengif: diagnosetijd apart inplannen, niet als aanloop van een reparatie waarvan nog niemand de omvang kent.
• De klant komt niet of haalt niet op. Tegengif: bevestiging de dag ervoor; en voor voertuigen die blijven staan een duidelijke regel vanaf wanneer je stallingstijd rekent.
• Er valt iemand uit. Tegengif: een vast ongepland deel van de dag — realistisch een goed uur per persoon — en een terugvalopdracht die altijd klaarligt en geen onderdelen nodig heeft.

Lang stilstaan is ook een betaalkwestie

Een reparatieopdracht die een brug wekenlang bezet houdt, bindt niet alleen capaciteit maar ook geld — onderdelen zijn betaald, werk is geleverd, de factuur komt pas aan het eind. Voor zulke opdrachten zijn een aanbetaling en een tussentijdse factuur het passende middel; spreek allebei schriftelijk af en verreken ze zichtbaar op de eindfactuur.

En het plan zelf hoort te staan waar ook de opdrachten staan. Een rooster aan de muur en afspraken in een ander systeem betekent dat twee mensen twee waarheden bijhouden — en dat niemand de capaciteitsrekening uit de tweede paragraaf ooit narekent. Hoe die twee samenkomen, laat de werkplaatssoftware zien.