Schichtplanung in der Werkstatt: Kapazität statt Köpfe

Sechs Monteure sind keine Kapazität. Kapazität ist das, was nach Urlaub, Feiertagen, Krankheit, Schulung und unproduktiver Zeit übrig bleibt — und der Unterschied zwischen beiden Zahlen ist in einer Werkstatt regelmäßig größer als ein voller Mitarbeiter. Wer den Dienstplan an der Kopfzahl aufhängt, plant jedes Jahr dieselbe Lücke ein.

Dieser Artikel geht zuerst den rechtlichen Rahmen durch, weil er die Grenzen setzt, dann die Kapazitätsrechnung, dann die Saison, dann die Modelle, die in einer Halle tatsächlich funktionieren — und zum Schluss das, was den Plan jede Woche kippt.

Die vierte Zeile wird am häufigsten missverstanden. Weil sich alles auf den Werktag bezieht, ist eine Sechs-Tage-Woche mit je acht Stunden — also achtundvierzig Stunden — arbeitszeitrechtlich zulässig. Umgekehrt heißt das aber auch: Wer freitags zwölf Stunden arbeiten lässt, hat ein Problem, das sich nicht durch eine kurze Woche heilen lässt. Die Grenze ist der Tag, der Ausgleich betrifft nur den Weg von acht auf zehn — und ob er eingehalten ist, zeigt nur die Aufzeichnung der tatsächlich geleisteten Zeit.

Wenn ein Pannen- oder Abschleppdienst dazugehört

Dann wird es eigenständig komplex. Ob Deine Sonntagsarbeit unter eine gesetzliche Ausnahme fällt oder eine Bewilligung braucht, klärst Du mit der zuständigen Arbeitsschutzbehörde — das ist keine Frage, die ein Blogartikel beantworten kann. Fest steht der Ausgleich: Für Sonntagsarbeit ist ein Ersatzruhetag innerhalb von zwei Wochen zu gewähren, für Arbeit an einem auf einen Werktag fallenden Feiertag innerhalb von acht Wochen. Und mindestens fünfzehn Sonntage im Jahr müssen beschäftigungsfrei bleiben.

Die Rechnung hat zwei Stufen. Zuerst von der Kopfzahl zu den Anwesenheitsstunden, dann von den Anwesenheitsstunden zu den verkaufbaren.

Warum die letzte Zeile die wichtigste ist

Eine Beispielrechnung mit runden Zahlen: 260 Arbeitstage minus 10 Feiertage, 30 Urlaubstage, 10 Krankheitstage und 5 Schulungstage ergeben 205 Anwesenheitstage. Bei acht Stunden sind das 1.640 Anwesenheitsstunden. Liegt Dein produktiver Anteil bei 60 Prozent, sind das 984 verkaufbare Stunden; liegt er bei 75 Prozent, sind es 1.230. Die Differenz von 246 Stunden entspricht in diesem Modell rund dreißig Arbeitstagen — pro Person.

Deshalb ist die Frage, welcher Anteil Deiner Stunden überhaupt produktiv ist, keine Controlling-Spielerei, sondern die einzige Zahl, die den Dienstplan mit der Realität verbindet. Und sie muss aus Deinem Betrieb kommen: Suchzeiten, Rüstzeiten, Rückfragen, Teilewege und Fahrzeugbewegungen unterscheiden sich zwischen zwei Werkstätten stärker als zwischen zwei Branchen. Was die verkaufbare Stunde am Ende kosten muss, damit die Rechnung aufgeht, ermittelt der Stundenverrechnungssatz-Rechner.

Kaum ein Gewerbe hat einen so vorhersehbaren Jahresverlauf wie die Kfz-Werkstatt. Der Räderwechsel im Frühjahr und im Herbst, die Urlaubschecks vor den Sommerferien, der erste Frost, die Häufung von Hauptuntersuchungsterminen in bestimmten Monaten — das steht nicht nur in der Statistik, das steht in Deinen eigenen Auftragszahlen der letzten drei Jahre.

Daraus folgt der wirksamste Planungshebel überhaupt, und er kostet nichts: ein Urlaubsplan für das ganze Jahr, der im Januar steht. Nicht, weil man Urlaub verbieten will, sondern weil im Januar noch alle Wünsche nebeneinander passen und im September keiner mehr.

Urlaubssperre: nicht automatisch zulässig

Beim Urlaub sind die Wünsche des Beschäftigten zu berücksichtigen, es sei denn, dringende betriebliche Belange oder sozial vorrangige Wünsche anderer stehen entgegen. Eine pauschale Sperre für die gesamten Räderwechselwochen ist deshalb nichts, was man einfach aushängt — sie braucht eine tragfähige Begründung und wird sehr viel unproblematischer, wenn sie im Januar bekannt ist und die übrigen Wochen dafür großzügig gehandhabt werden.

Zwei weitere Punkte für die Spitze: Zieh planbare Arbeiten aus der Saison heraus, indem Du sie aktiv in die ruhigen Wochen legst — ein Kunde, der im August seinen Service macht, statt im Oktober, entlastet Dich doppelt. Und plane die Spitze nicht mit Überstunden, sondern mit Anwesenheit: Überstunden in der Saison sind Stunden, die im November als Zeitkonto ohne Ausgleichsregel zurückkommen, wenn Du sie am wenigsten brauchst.

Der häufigste Fehler bei der Zweischicht: Sie wird an den Monteuren aufgehängt, nicht an den Bühnen. Wenn drei Bühnen für sechs Leute da sind, bringt eine zweite Schicht sofort etwas. Wenn sechs Bühnen für sechs Leute da sind, verlagert sie nur Arbeitszeit — und erzeugt dabei eine zweite Schicht ohne Annahme, ohne Teileausgabe und ohne jemanden, den man fragen kann.

Zwei Randbedingungen: Bei minderjährigen Auszubildenden gelten engere Grenzen des Jugendarbeitsschutzes, die viele Modelle ausschließen. Und wenn ein Betriebsrat besteht, hat er bei Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit, ihrer Verteilung auf die Wochentage und bei Überstunden mitzubestimmen — das ist in einem Betrieb dieser Größe selten der Fall, aber es ist nichts, was man nachträglich repariert.

Ein Dienstplan, der zu hundert Prozent verplant ist, ist am Dienstag Makulatur — der Puffer dafür gehört in die Terminvergabe, nicht in die laufende Woche. Vier Störungen kommen immer wieder, und für jede gibt es eine Vorkehrung, die billiger ist als das Nachsteuern.

• Teile kommen nicht. Gegenmittel: Verfügbarkeit vor der Terminvergabe klären, nicht am Morgen der Reparatur. Ein Termin ohne Teil ist ein blockierter Platz.
• Die Diagnose dauert länger als geplant. Gegenmittel: Diagnosezeit getrennt terminieren, nicht als Vorlauf einer Reparatur, deren Umfang noch niemand kennt.
• Der Kunde kommt nicht oder holt nicht ab. Gegenmittel: Terminbestätigung am Vortag; und für Fahrzeuge, die länger stehen, eine klare Regel, ab wann Standzeit berechnet wird.
• Jemand fällt aus. Gegenmittel: ein fester unverplanter Anteil im Tag — realistisch eine gute Stunde je Person — und ein Rückfallauftrag, der immer wartet und keine Teile braucht.

Lange Standzeiten sind auch eine Zahlungsfrage

Ein Instandsetzungsauftrag, der eine Bühne über Wochen belegt, bindet nicht nur Kapazität, sondern auch Geld — Teile sind bezahlt, Arbeit ist geleistet, die Rechnung kommt erst am Ende. Für solche Aufträge sind Anzahlung und Teilrechnung das passende Mittel; wie sie sauber aufgesetzt werden, steht unter Anzahlung und Teilrechnung in der Werkstatt.

Und der Plan selbst gehört dorthin, wo auch die Aufträge liegen. Ein Dienstplan an der Wand und Termine in einem anderen System bedeuten, dass zwei Leute zwei Wahrheiten pflegen — und dass die Kapazitätsrechnung aus dem zweiten Abschnitt nie jemand nachrechnet. Wie beides zusammenläuft, zeigt die Werkstattsoftware.