E-Rechnung: was für Deine Werkstatt wann gilt

Die Regelung trifft nur Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Der Privatkunde, der seinen Wagen zum Service bringt, bekommt weiterhin Papier oder ein PDF – daran ändert sich nichts. Betroffen ist alles andere: Flottenkunden, Leasinggesellschaften, Autohäuser, Versicherer, Handwerksbetriebe, Kommunen.

Für eine Werkstatt bedeutet das eine ungewöhnliche Reihenfolge. Die Empfangspflicht gilt bereits, die Versandpflicht kommt erst. Genau diese Asymmetrie wird oft übersehen: Wer heute noch keine E-Rechnung verschicken muss, muss trotzdem seit anderthalb Jahren in der Lage sein, eine zu empfangen und aufzubewahren.

Maßgeblich für die Umsatzgrenze ist der Gesamtumsatz des vorangegangenen Kalenderjahres. Für die Pflicht ab 2027 zählt also das Jahr 2026 – das laufende. Wer jetzt schon absehen kann, dass er darüber liegt, hat noch wenige Monate Vorlauf.

Für den Empfang genügt formal ein E-Mail-Postfach. Das ist die niedrige Hürde, an der sich viele Betriebe orientiert haben, und sie reicht rechtlich aus. Sie löst nur das Folgeproblem nicht: Was in dem Postfach ankommt, ist eine XML-Datei, die niemand lesen kann, und sie muss trotzdem revisionssicher aufbewahrt werden.

Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach der europäischen Norm EN 16931. Sie wird maschinell erzeugt, übermittelt und verarbeitet.

Ein PDF ist das ausdrücklich nicht. Auch nicht, wenn es digital signiert, per E-Mail versendet oder aus einem Programm heraus erzeugt wurde. Das PDF gilt als sonstige Rechnung – seit 2025 nur noch mit Zustimmung des Empfängers, und nach Ablauf der Übergangsfrist im Geschäft zwischen Unternehmen gar nicht mehr.

Die beiden Formate, die in Deutschland eine Rolle spielen, sind XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Beide erfüllen die Norm; der Unterschied liegt darin, ob die Rechnung nur maschinenlesbar ist oder zusätzlich ein für Menschen lesbares PDF mitbringt. Welches für Dich passt, hängt an Deinem Kundenkreis: Öffentliche Auftraggeber verlangen in aller Regel XRechnung, im Geschäft mit Firmenkunden ist ZUGFeRD der bequemere Weg.

Das ist die Entlastung, die in der Diskussion untergeht. Die Pflicht gilt für Umsätze zwischen Unternehmern im Inland. Der Endkunde an der Theke ist kein Unternehmer, und für ihn ändert sich nichts – Papier, PDF, Ausdruck an der Kasse, alles bleibt zulässig.

Für eine typische freie Werkstatt heißt das: Der weit überwiegende Teil Deiner Rechnungen bleibt außen vor. Betroffen ist der gewerbliche Anteil, und der ist in vielen Betrieben kleiner, als die Aufregung vermuten lässt.

Wo die Grenze im Alltag verläuft

Entscheidend ist nicht, wer das Auto fährt, sondern auf wen die Rechnung lautet. Der Handwerker, der seinen Transporter privat angemeldet hat, ist Privatkunde. Der Außendienstler, dessen Rechnung an die Firma geht, ist es nicht. Frag im Zweifel bei der Auftragsannahme, auf wen die Rechnung laufen soll – das ist die Information, die den Rest entscheidet, und sie ist später nur mit Aufwand zu ändern.

Die Umstellung ist kein Projekt, sondern eine Reihe kleiner Schritte. In dieser Reihenfolge kostet sie am wenigsten.

• Empfang klären. Eine feste E-Mail-Adresse für Rechnungseingang, die nicht das persönliche Postfach des Chefs ist.
• Eingehende E-Rechnungen ablegen können. Die XML-Datei selbst ist das Original und muss aufbewahrt werden, nicht ihr Ausdruck.
• Gewerbliche Kunden zählen. Wie viele Rechnungen im Jahr betrifft es wirklich? Die Antwort entscheidet über den Aufwand.
• Vorjahresumsatz prüfen. Über oder unter 800.000 Euro – daran hängt, ob Dein Termin 2027 oder 2028 ist.
• Format festlegen und einmal testweise an einen Kunden senden, der schon empfängt.

Der dritte Punkt ist der wichtigste und wird am häufigsten übersprungen. Ein Betrieb mit zwölf gewerblichen Rechnungen im Jahr braucht eine andere Lösung als einer mit zwölf pro Woche.

Nicht die Umstellung kostet, sondern die Zwischenlösung, die bleibt. Wer E-Rechnungen empfängt, sie ausdruckt und abheftet, hat die Empfangspflicht formal erfüllt und die Aufbewahrungspflicht verletzt – aufzubewahren ist die strukturierte Datei in der Form, in der sie angekommen ist. Ein Ausdruck ist kein Original.

Dasselbe gilt umgekehrt beim Versand: Eine XML-Datei, die aus einer Tabellenkalkulation heraus zusammengebaut wird, ist formal eine E-Rechnung und praktisch eine Fehlerquelle, weil niemand sie vor dem Versand liest. Die Norm ist streng; ein falsch belegtes Pflichtfeld führt zur maschinellen Ablehnung, nicht zum Anruf. Welche Felder das sind, steht unter Pflichtangaben auf der Werkstattrechnung.

Aufzubewahren ist in beiden Richtungen die strukturierte Datei selbst, acht Jahre lang, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres. Wie ein Fakturamodul beide Richtungen abdeckt, ohne dass Du Dich mit XML befassen musst, zeigt die E-Rechnung für Werkstätten.