Was auf eine Werkstattrechnung gehört

Die Liste steht seit Jahren unverändert im Gesetz, und trotzdem ist sie der häufigste Grund, warum eine Rechnung beim Kunden liegen bleibt. Nicht weil sie kompliziert wäre, sondern weil drei der Angaben im Werkstattalltag leicht untergehen: der Leistungszeitpunkt, die fortlaufende Nummer und die Aufschlüsselung nach Steuersätzen.

Wichtig ist der Unterschied in der Wirkung. Für dich ist eine unvollständige Rechnung ein Ärgernis; für deinen gewerblichen Kunden ist sie ein Steuerschaden, weil das Finanzamt den Vorsteuerabzug an genau diese Formalien knüpft. Deshalb prüfen größere Flottenkunden eingehende Rechnungen maschinell und schicken sie ohne Diskussion zurück.

Ab 250 Euro Bruttobetrag gilt die vollständige Liste. Sie ist abschließend – was darüber hinausgeht, ist freiwillig.

Der Leistungszeitpunkt ist die Angabe, die am häufigsten fehlt, weil sie sich mit dem Rechnungsdatum zu decken scheint. Bei einer Reparatur, die am 28. abgeschlossen und am 2. des Folgemonats abgerechnet wird, sind es zwei verschiedene Monate – und dann entscheidet der Leistungszeitpunkt, in welchen Voranmeldungszeitraum der Umsatz gehört.

Bis 250 Euro brutto reicht die Kleinbetragsrechnung nach §33 UStDV. Sie braucht nur vier Angaben: deinen vollständigen Namen und deine Anschrift, das Ausstellungsdatum, Art und Menge der Leistung sowie das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag in einer Summe, zusammen mit dem Steuersatz.

Was hier ausdrücklich nicht nötig ist: der Name des Kunden, eine fortlaufende Rechnungsnummer und die getrennte Ausweisung von Netto und Steuer. Für den Ölwechsel an der Theke ist das eine spürbare Erleichterung.

Zwei Fallen stecken trotzdem darin. Erstens ist die Grenze ein Bruttobetrag – 250 Euro inklusive Umsatzsteuer, also rund 210 Euro netto. Zweitens gilt die Erleichterung nicht, wenn die Leistung in ein anderes EU-Land geht oder die Steuerschuld auf den Empfänger übergeht. In beiden Fällen brauchst du die vollständige Rechnung, egal wie klein der Betrag ist.

Hier hält sich ein Missverständnis hartnäckig. Das Gesetz verlangt eine einmalig vergebene Nummer, die die Rechnung eindeutig identifiziert. Es verlangt nicht, dass die Nummern ohne Lücke aufeinanderfolgen.

Du darfst also getrennte Kreise führen – etwa je Standort, je Jahr oder getrennt für Werkstatt und Teileverkauf. Zulässig sind Kombinationen aus Ziffern und Buchstaben. Was nicht geht: dieselbe Nummer zweimal vergeben, oder eine Nummer nachträglich verändern.

Was der Prüfer tatsächlich ansieht

In der Betriebsprüfung ist die Frage selten, warum Nummer 447 fehlt. Die Frage ist, ob sich zu jeder vergebenen Nummer ein Beleg findet und ob das System überhaupt in der Lage wäre, eine Nummer doppelt zu vergeben. Ein handgeführtes Nummernfeld in einer Tabellenkalkulation kann das, ein Fakturamodul mit gesperrtem Nummernkreis nicht – und genau darauf zielt die Frage.

Wenn du Nummern stornierst, dokumentiere den Storno mit eigener Nummer und Bezug auf die ursprüngliche Rechnung, statt die alte Nummer wiederzuverwenden.

„Reparatur laut Auftrag" ist keine ausreichende Leistungsbeschreibung. Das Gesetz verlangt Art und Menge, und die Rechtsprechung legt das so aus, dass ein Dritter die abgerechnete Leistung ohne weitere Unterlagen erkennen können muss.

In der Praxis heißt das:

• Teile einzeln mit Bezeichnung und Menge, nicht als Sammelposition „Material".
• Arbeitswerte mit Tätigkeit – „Bremsscheiben und -beläge VA erneuern, 1,8 AW" statt „Arbeitszeit".
• Nebenkosten benennen, etwa Entsorgung, Kleinteile oder Prüfgebühren.

Eine Pauschale für Kleinteile ist zulässig, solange sie als solche ausgewiesen wird. Was nicht trägt, ist ein prozentualer Zuschlag ohne Bezeichnung, der irgendwo im Endbetrag verschwindet.

Drei Kontrollen fangen den weit überwiegenden Teil der Rückläufer ab, und sie dauern zusammen keine Minute.

• Steht ein Leistungszeitpunkt drauf? Der Monat genügt, aber er darf nicht fehlen.
• Stimmt die Firmierung des Kunden? „Meier GmbH" statt „Herr Meier", wenn der Auftrag gewerblich war.
• Sind die Steuersätze getrennt? Sobald ein Posten abweicht, muss die Aufschlüsselung stehen.

Ab 2027 verschiebt sich diese Prüfung ohnehin: In einer strukturierten E-Rechnung sind die Pflichtfelder Bestandteil des Formats, und eine unvollständige Rechnung wird beim Empfänger maschinell abgelehnt statt telefonisch reklamiert. Wie ein Fakturamodul die Felder erzwingt, statt an sie zu erinnern, zeigt die Faktura für Werkstätten.