Was Werkstattsystem kostet

Woraus sich der Preis zusammensetzt

Der Monatsbetrag auf der Vergleichsseite ist selten der Betrag, der abgebucht wird. Vier Größen bestimmen, was am Jahresende auf dem Konto fehlt:

• Die Grundgebühr — pro Betrieb oder pro Arbeitsplatz. Das ist der Posten, der beworben wird.
• Module. Was zum Kern gehört und was extra kostet, ist von Anbieter zu Anbieter völlig verschieden. Terminplanung, Lager, Zeiterfassung und Faktura sind mal enthalten, mal vier Positionen.
• Nutzungsabhängiges. SMS-Erinnerungen, Speicherplatz, Schnittstellenaufrufe.
• Einmaliges — Einrichtung, Datenübernahme, Schulung.

Vergleichbar werden Angebote erst als Gesamtkosten über drei Jahre, inklusive der einmaligen Posten. Über diesen Zeitraum verteilt sich eine Einrichtungsgebühr. Genau dann fällt auf, ob sie im Verhältnis zur Grundgebühr steht.

Die Posten, die im Angebot fehlen

Vier Kosten tauchen in kaum einem Angebot auf und in jeder Einführung:

• Datenübernahme. Kundenstamm und Fahrzeuge aus dem Altsystem. Manche Anbieter machen das kostenlos, manche pro Datensatz, manche gar nicht — dann tippt jemand.
• Schulung. Nicht die Stunde des Trainers, sondern die Stunden Deiner Leute. Fünf Mitarbeiter mal einen halben Tag sind die eigentliche Rechnung. Sie steht in keinem Angebot.
• Der Produktivitätsknick. Zwei bis vier Wochen läuft alles langsamer. Wer das nicht einplant, führt Software im Herbstgeschäft ein und wundert sich.
• Support. Ist er enthalten, kostet er extra? Ist er telefonisch erreichbar, wenn um 8 Uhr die Bühne steht?

Die ehrliche Frage an einen Anbieter lautet deshalb nicht „was kostet es im Monat“, sondern „was steht am Ende des ersten Jahres auf meiner Rechnung, alles zusammen?“. Wer darauf keine Zahl nennt, hat sie.

Pro Arbeitsplatz oder pro Betrieb — was das beim fünften Mitarbeiter ausmacht

Das Preismodell entscheidet mehr über die Rechnung als der Listenpreis. Der Unterschied wächst mit dem Betrieb.

Pro Arbeitsplatz wirkt im Ein-Mann-Betrieb günstig und skaliert linear mit. Beim fünften Mitarbeiter zahlst Du das Fünffache — obwohl der Meister das System vielleicht zwanzig Minuten am Tag benutzt. Die typische Folge ist ein geteilter Zugang. Damit sind Zeiterfassung und Nachvollziehbarkeit erledigt: wenn drei Leute unter einem Namen buchen, weiß niemand mehr, wer was gemacht hat.

Pro Betrieb ist bei einer Person teurer und ab drei bis vier Mitarbeitern meist günstiger. Vor allem bleibt jeder bei seinem eigenen Zugang, was die Frage „wer hat den Auftrag freigegeben“ überhaupt beantwortbar hält.

Rechne das Modell nicht für heute durch, sondern für den Stand in zwei Jahren. Ein Aushilfsplatz für den Sommer oder ein zweiter Standort verschiebt das Ergebnis deutlicher als jeder Rabatt bei Vertragsschluss.

Welcher Zuschnitt zu welchem Betrieb passt

Der teuerste Tarif ist nicht der größte, sondern der falsche. Zwei Fehler kosten regelmäßig Geld:

• Zu klein gewählt und nachrüsten. Wenn Terminplanung, Lager oder Zeiterfassung einzeln dazugebucht werden, liegt die Summe am Ende oft über dem Paket, das alles enthalten hätte.
• Zu groß gewählt und nicht benutzt. Module, die niemand öffnet, sind nicht neutral — sie machen die Oberfläche unübersichtlicher und die Einführung länger.

Der belastbare Zuschnitt ergibt sich nicht aus der Mitarbeiterzahl, sondern aus drei Fragen: Werden Termine online vergeben oder am Telefon? Wird Lagerbestand geführt oder pro Auftrag bestellt? Werden Zeiten pro Mitarbeiter gebraucht oder reicht die Auftragssumme?

Drei Mal „nein“ heißt: der kleinste Zuschnitt reicht, sogar auf Dauer. Zwei Mal „ja“ heißt: rechne mit dem mittleren, sonst kaufst Du ihn in Einzelteilen nach.

Ab wann es sich rechnet

Die Amortisation lässt sich ausrechnen, sogar ohne Annahmen über „Effizienzgewinne“. Es braucht nur zwei Zahlen, die Du kennst: Deinen Stundenverrechnungssatz und die Zeit, die heute für Übertragen, Suchen und Nachtelefonieren draufgeht.

Eine Stunde Verwaltung pro Tag, die entfällt, ist bei 20 Arbeitstagen eine Woche Arbeitszeit im Monat. Ob sich eine monatliche Gebühr dagegen rechnet, ist danach eine Multiplikation und keine Meinung.

Wichtiger als die eingesparte Zeit ist aber meist die verkaufte. Der Satz wird aus produktiven Stunden gerechnet, nicht aus Anwesenheit. Wer seine Auslastung um wenige Prozentpunkte hebt, verändert die Marge stärker als eine Preiserhöhung, die jeder Kunde sieht.

Beide Rechnungen kannst Du hier durchspielen: der Stundenverrechnungssatz-Rechner zeigt Deinen kostendeckenden Satz aus Personalkosten, Gemeinkosten und produktiven Stunden, dazu was passiert, wenn die produktiven Stunden steigen.

Kauf, Miete, Cloud — was der Unterschied wirklich kostet

Die einmalige Lizenz wirkt auf den ersten Blick günstiger als ein Abo, weil sie den Vergleich auf ein Jahr verkürzt. Über fünf Jahre gerechnet sieht es anders aus, denn drei Posten kommen dazu, die im Kaufpreis nicht stehen.

• Der Rechner, auf dem es läuft — samt Ersatz, wenn er ausfällt.
• Die Sicherung. Ein Backup, das nie zurückgespielt wurde, ist eine Vermutung. Wer prüft es? Wie oft?
• Updates. Gesetzesänderungen sind bei lokalen Installationen fast immer kostenpflichtig. Die E-Rechnungspflicht ab 2027 ist genau so ein Fall.

Dazu kommt der Zugriff. Wer den Auftragsstatus nur am Rechner im Büro sieht, kann ihn dem Kunden am Telefon nicht sagen, ohne aufzustehen.

Die belastbare Rechnung ist deshalb nie Kaufpreis gegen Monatsgebühr, sondern Gesamtkosten über fünf Jahre gegen Gesamtkosten über fünf Jahre, mit Hardware, Sicherung und Pflichtupdates auf der einen Seite.

Laufzeit, Kündigung, Preisanpassung

Drei Klauseln entscheiden, wie teuer ein Irrtum wird:

• Mindestlaufzeit und Verlängerung. Zwölf Monate mit automatischer Jahresverlängerung heißt im schlechtesten Fall: ein verpasster Termin kostet ein weiteres Jahr.
• Kündigungsfrist. Drei Monate zum Laufzeitende sind üblich. Sie sind der Grund, warum ein Wechsel gedanklich ein Quartal früher beginnt.
• Preisanpassung. Steht dort eine einseitige Erhöhung ohne Sonderkündigungsrecht, ist der heutige Preis eine Momentaufnahme.

Dazu die Frage, die schon bei der Datenhoheit steht und hier ihren Preis bekommt: was kostet der Export? Ein Anbieter, der beim Ausstieg für die eigenen Daten Geld verlangt, hat den Wechselpreis in den Vertrag geschrieben, nicht in die Preisliste.

Ein kurzer Vertrag ist übrigens kein Misstrauensbeweis. Er ist die einzige Zusage, die ein Anbieter geben kann, ohne etwas zu versprechen: dass er es jedes Jahr neu verdienen muss.

Was verhandelbar ist

Am Listenpreis bewegt sich selten etwas, an den Nebenbedingungen fast immer. Vier Punkte lassen sich in der Praxis regelmäßig verhandeln:

• Die Einrichtungsgebühr — häufig der erste Posten, der bei einem Jahresvertrag entfällt.
• Die Datenübernahme, wenn Du den Export aus dem Altsystem selbst lieferst.
• Eine verlängerte Testphase mit echten Daten statt einer Demo. Das ist der wertvollste Punkt der Liste und kostet den Anbieter am wenigsten.
• Die Preisstabilität für die ersten 24 Monate.

Nicht verhandeln solltest Du dagegen den Funktionsumfang nach unten, um unter eine Zahl zu kommen. Ein Paket ohne Zeiterfassung ist billiger und beantwortet die Frage nicht mehr, wofür der Tag draufgegangen ist.

Der beste Zeitpunkt ist vor der Datenübernahme. Danach ist der Wechselaufwand Dein Problem geworden, nicht seins.

Was „kostenlos“ in der Praxis kostet

Kostenlose Lösungen sind ein legitimer Einstieg — solange klar ist, wodurch sie sich finanzieren. Drei Modelle sind verbreitet. Nur eines davon ist für eine Werkstatt unproblematisch.

• Begrenzter Funktionsumfang. Unkritisch. Man merkt die Grenze und entscheidet dann.
• Begrenzte Datenmenge oder Nutzerzahl. Kritisch mit Ansage: der Betrieb wächst in die Bezahlversion hinein. Zu diesem Zeitpunkt liegen die Daten schon dort.
• Finanzierung über Vermittlung oder Daten. Hier lohnt die genaue Frage, wem der Kundenstamm gehört und wer ihn ansprechen darf.

Der eigentliche Preis von „kostenlos“ ist meist nicht Geld, sondern Migrationsaufwand. Zwei Jahre Aufträge und Rechnungen in einem System, das keinen vollständigen Export kennt, sind teurer als jede Monatsgebühr. Das merkt man an dem Tag, an dem man wechseln will.

Die Prüffrage ist deshalb dieselbe wie bei jedem anderen Anbieter: Wie komme ich hier wieder heraus? Was kostet das?

Wechselkosten und wie man sie klein hält

Der Preis eines Anbieters ist die Monatsgebühr. Der Preis einer Entscheidung ist die Summe aus Monatsgebühr und dem, was der Ausstieg kostet. Die zweite Zahl steht in keiner Preisliste.

Sie besteht aus vier Posten:

• Export. Kostenlos, kostenpflichtig oder gar nicht möglich.
• Aufbereitung. Ein Export in einem Format, das kein anderes System liest, ist ein Archiv, kein Umzug.
• Doppelbetrieb. Vier bis acht Wochen zwei Systeme, oft zwei Rechnungen.
• Nachschlagezugang. Die Aufbewahrungspflicht läuft acht Jahre weiter. Wer keinen vollständigen Export hat, bezahlt den Altvertrag nur noch, um in die eigene Vergangenheit sehen zu können.

Kleinhalten lässt sich das mit zwei Entscheidungen, beide vor der Unterschrift: einen jederzeitigen, kostenfreien Vollexport vertraglich zusichern lassen, dann ihn einmal im ersten Monat tatsächlich ausführen. Ein Export, den niemand je gezogen hat, ist eine Zusage; einer, der auf Deiner Festplatte liegt, ist eine Tatsache.