Was Werkstattsystem kostet

Die einmalige Lizenz wirkt auf den ersten Blick günstiger als ein Abo, weil sie den Vergleich auf ein Jahr verkürzt. Über fünf Jahre gerechnet sieht es anders aus, denn drei Posten kommen dazu, die im Kaufpreis nicht stehen.

• Der Rechner, auf dem es läuft — samt Ersatz, wenn er ausfällt.
• Die Sicherung. Ein Backup, das nie zurückgespielt wurde, ist eine Vermutung. Wer prüft es? Wie oft?
• Updates. Gesetzesänderungen sind bei lokalen Installationen fast immer kostenpflichtig. Die E-Rechnungspflicht ab 2027 ist genau so ein Fall.

Dazu kommt der Zugriff. Wer den Auftragsstatus nur am Rechner im Büro sieht, kann ihn dem Kunden am Telefon nicht sagen, ohne aufzustehen.

Die belastbare Rechnung ist deshalb nie Kaufpreis gegen Monatsgebühr, sondern Gesamtkosten über fünf Jahre gegen Gesamtkosten über fünf Jahre, mit Hardware, Sicherung und Pflichtupdates auf der einen Seite.

Drei Klauseln entscheiden, wie teuer ein Irrtum wird:

• Mindestlaufzeit und Verlängerung. Zwölf Monate mit automatischer Jahresverlängerung heißt im schlechtesten Fall: ein verpasster Termin kostet ein weiteres Jahr.
• Kündigungsfrist. Drei Monate zum Laufzeitende sind üblich. Sie sind der Grund, warum ein Wechsel gedanklich ein Quartal früher beginnt.
• Preisanpassung. Steht dort eine einseitige Erhöhung ohne Sonderkündigungsrecht, ist der heutige Preis eine Momentaufnahme.

Dazu die Frage, die schon bei der Datenhoheit steht und hier ihren Preis bekommt: was kostet der Export? Ein Anbieter, der beim Ausstieg für die eigenen Daten Geld verlangt, hat den Wechselpreis in den Vertrag geschrieben, nicht in die Preisliste.

Ein kurzer Vertrag ist übrigens kein Misstrauensbeweis. Er ist die einzige Zusage, die ein Anbieter geben kann, ohne etwas zu versprechen: dass er es jedes Jahr neu verdienen muss.

Am Listenpreis bewegt sich selten etwas, an den Nebenbedingungen fast immer. Vier Punkte lassen sich in der Praxis regelmäßig verhandeln:

• Die Einrichtungsgebühr — häufig der erste Posten, der bei einem Jahresvertrag entfällt.
• Die Datenübernahme, wenn Du den Export aus dem Altsystem selbst lieferst.
• Eine verlängerte Testphase mit echten Daten statt einer Demo. Das ist der wertvollste Punkt der Liste und kostet den Anbieter am wenigsten.
• Die Preisstabilität für die ersten 24 Monate.

Nicht verhandeln solltest Du dagegen den Funktionsumfang nach unten, um unter eine Zahl zu kommen. Ein Paket ohne Zeiterfassung ist billiger und beantwortet die Frage nicht mehr, wofür der Tag draufgegangen ist.

Der beste Zeitpunkt ist vor der Datenübernahme. Danach ist der Wechselaufwand Dein Problem geworden, nicht seins.

Kostenlose Lösungen sind ein legitimer Einstieg — solange klar ist, wodurch sie sich finanzieren. Drei Modelle sind verbreitet. Nur eines davon ist für eine Werkstatt unproblematisch.

• Begrenzter Funktionsumfang. Unkritisch. Man merkt die Grenze und entscheidet dann.
• Begrenzte Datenmenge oder Nutzerzahl. Kritisch mit Ansage: der Betrieb wächst in die Bezahlversion hinein. Zu diesem Zeitpunkt liegen die Daten schon dort.
• Finanzierung über Vermittlung oder Daten. Hier lohnt die genaue Frage, wem der Kundenstamm gehört und wer ihn ansprechen darf.

Der eigentliche Preis von „kostenlos“ ist meist nicht Geld, sondern Migrationsaufwand. Zwei Jahre Aufträge und Rechnungen in einem System, das keinen vollständigen Export kennt, sind teurer als jede Monatsgebühr. Das merkt man an dem Tag, an dem man wechseln will.

Die Prüffrage ist deshalb dieselbe wie bei jedem anderen Anbieter: Wie komme ich hier wieder heraus? Was kostet das?

Der Preis eines Anbieters ist die Monatsgebühr. Der Preis einer Entscheidung ist die Summe aus Monatsgebühr und dem, was der Ausstieg kostet. Die zweite Zahl steht in keiner Preisliste.

Sie besteht aus vier Posten:

• Export. Kostenlos, kostenpflichtig oder gar nicht möglich.
• Aufbereitung. Ein Export in einem Format, das kein anderes System liest, ist ein Archiv, kein Umzug.
• Doppelbetrieb. Vier bis acht Wochen zwei Systeme, oft zwei Rechnungen.
• Nachschlagezugang. Die Aufbewahrungspflicht läuft acht Jahre weiter. Wer keinen vollständigen Export hat, bezahlt den Altvertrag nur noch, um in die eigene Vergangenheit sehen zu können.

Kleinhalten lässt sich das mit zwei Entscheidungen, beide vor der Unterschrift: einen jederzeitigen, kostenfreien Vollexport vertraglich zusichern lassen, dann ihn einmal im ersten Monat tatsächlich ausführen. Ein Export, den niemand je gezogen hat, ist eine Zusage; einer, der auf Deiner Festplatte liegt, ist eine Tatsache.