Software für die freie Werkstatt

Fünf Aufgaben, die zusammengehören

Ein Reparaturauftrag durchläuft immer dieselben fünf Stationen: Annahme, Planung, Teile, Zeit, Abrechnung. Die Frage ist nicht, ob ein Betrieb sie hat — er hat sie —, sondern ob sie miteinander reden.

Wo sie das nicht tun, entsteht immer dieselbe Arbeit doppelt. Das Kennzeichen wird bei der Annahme notiert, für den Teilebestellzettel abgeschrieben und für die Rechnung ein drittes Mal getippt. Jede Abschrift ist eine Gelegenheit für einen Zahlendreher. Der fällt frühestens beim Kunden auf.

Der Test dafür ist einfach und braucht keine Demo: Nimm einen abgeschlossenen Auftrag der letzten Woche und zähle, wie oft dasselbe Kennzeichen von Hand irgendwo hingeschrieben wurde. Alles über eins ist Übertragungsarbeit, die eine Software abnehmen kann. Alles über eins ist auch der Grund, warum abends noch Papier auf dem Tresen liegt.

Umgekehrt gilt: eine Lösung, die nur eine der fünf Stationen abdeckt, verschiebt das Problem an ihre Ränder. Ein reines Rechnungsprogramm neben einem Papierkalender erzeugt genau die Übertragung, die es einsparen sollte.

Frei heißt mehrmarkenfähig — eine Softwarefrage

Herstellergebundene Systeme sind auf einen Fuhrpark ausgelegt, den es in der freien Werkstatt nicht gibt. Sie erwarten eine Marke, ein Wartungsschema, einen Teilekatalog. Unhandlich werden sie, sobald an einem Vormittag ein Golf, ein Transporter und ein zwölf Jahre alter Kleinwagen auf den Bühnen stehen.

Für einen freien Betrieb heißt das drei Dinge ganz praktisch:

• Die Fahrzeugverwaltung darf keine Marke voraussetzen. Pkw, Transporter, Anhänger und gelegentlich ein Zweirad gehören in dieselbe Historie, nicht in getrennte Systeme.
• Arbeitswerte müssen frei kalkulierbar bleiben. Wer an Herstellervorgaben gebunden rechnet, gibt seinen eigenen Stundenverrechnungssatz aus der Hand. Der ist die Steuergröße des Betriebs.
• Der Kundenstamm gehört dem Betrieb. Nicht der Marke, nicht dem Systemanbieter.

Der letzte Punkt klingt selbstverständlich und ist es nicht. Er entscheidet, wie teuer ein Anbieterwechsel in fünf Jahren wird — siehe weiter unten.

Was sich mit der Betriebsgröße ändert

Dieselbe Software löst in einem Ein-Mann-Betrieb ein anderes Problem als in einem Betrieb mit sechs Leuten. Wer beim Vergleich die falsche Größe im Kopf hat, kauft am Bedarf vorbei.

• Allein. Das Problem ist der Kalender und die Rechnung, nicht die Koordination. Was zählt, ist, dass abends nichts liegen bleibt: Termin, Auftrag und Rechnung in einem Durchgang, ohne Übergabe an irgendwen.
• Zwei bis vier. Ab hier entsteht Abstimmung. Wer nimmt an, wer schraubt, wer ruft zurück? Der Nutzen verlagert sich vom Ausfüllen zum Sehen: Wo steht welcher Auftrag? Woran hängt er?
• Ab fünf. Jetzt wird Zuordnung zur Pflicht. Zeiten pro Mitarbeiter, Freigaben mit Namen, Auslastung pro Bühne. Ohne persönliche Zugänge lässt sich keine dieser Fragen beantworten. Geteilte Logins machen genau das unmöglich.

Deshalb ist das Preismodell keine reine Kostenfrage: Wer pro Arbeitsplatz zahlt, spart am ehesten dort, wo es am meisten kostet — bei den eigenen Zugängen.

Schnittstellen: die Frage, die vor dem Vertrag gehört

Kaum ein Betrieb arbeitet mit einem einzigen Programm. Typischerweise hängen daneben ein Teilekatalog, eine Kalkulationslösung, die Kasse und der Steuerberater. Jede dieser Verbindungen ist entweder eine Schnittstelle oder eine Person, die Zahlen abtippt.

Die nützliche Frage an einen Anbieter lautet deshalb nicht „Gibt es eine Schnittstelle zu X?“ — die Antwort ist fast immer ja. Sie lautet:

• Läuft sie in beide Richtungen oder nur hinaus?
• Ist sie im Preis enthalten oder kostet sie extra? Wessen Vertrag ist das?
• Was passiert, wenn die Gegenseite ihr Format ändert? Wer merkt das zuerst?

Wo eine echte Schnittstelle fehlt, ist ein sauberer Export die zweitbeste Antwort und oft die ehrlichere. Eine CSV- oder DATEV-Ausgabe, die der Steuerberater ohne Nacharbeit einliest, spart mehr Zeit als eine Anbindung, die zweimal im Jahr klemmt und dann niemandem gehört.

Wem die Daten gehören, merkst Du beim Aussteigen

Kundenstamm, Fahrzeughistorie, Aufträge, Rechnungen: das ist der Wert, der über Jahre entsteht. Solange alles läuft, stellt niemand die Eigentumsfrage. Sie wird an genau einem Tag wichtig — dem, an dem Du wechseln willst.

Drei Punkte gehören vor der Unterschrift geklärt. Alle drei gehören in den Vertrag, nicht in ein Verkaufsgespräch:

• Vollständiger Export in einem lesbaren Format, jederzeit und ohne Zusatzkosten. Ein PDF-Stapel ist kein Export — er ist ein Ausdruck.
• Was nach der Kündigung passiert. Wie lange bleiben die Daten abrufbar, in welcher Form werden sie herausgegeben, wann werden sie gelöscht?
• Wo sie liegen. Serverstandort und Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO sind kein Formalismus: Kundendaten und Kennzeichen sind personenbezogen.

Unabhängig davon läuft die steuerliche Aufbewahrungspflicht weiter. Rechnungen müssen acht Jahre lang im Original vorliegen — auch dann, wenn der Vertrag mit dem Anbieter längst beendet ist. Wer das erst beim Wechsel bedenkt, bezahlt für den Zugriff auf die eigene Vergangenheit.

Der Rechner steht im Büro, die Arbeit passiert an der Bühne

Die meiste Information entsteht am Fahrzeug: Bei der Annahme, wenn der Kunde daneben steht, sowie beim Zerlegen, wenn der eigentliche Schaden sichtbar wird. Beides passiert dort, wo kein Rechner steht.

Was in der Werkstattpraxis darüber entscheidet, ob ein System benutzt wird oder nur existiert:

• Annahme am Fahrzeug. Kennzeichen, Kilometerstand, Vorschäden und Fotos direkt aufgenommen — nicht auf einem Zettel, der später abgetippt wird.
• Fotos am Vorgang. Ein Bild vom verschlissenen Bremsbelag beendet die Diskussion über eine Position, bevor sie anfängt. Es muss aber am Auftrag hängen, nicht in der Kamerarolle eines privaten Telefons.
• Zeit beim Beginnen erfasst, nicht am Abend rekonstruiert. Rekonstruierte Zeiten sind systematisch zu niedrig.

Der Test ist bodenständig: Lässt sich ein Auftrag mit öligen Händen auf einem Tablet bedienen? Wenn dafür jedes Mal jemand ins Büro geht, wird die Information später nachgetragen — oder gar nicht.

Der Hebel liegt in der Auslastung, nicht im Stundensatz

Wenn der Ertrag nicht stimmt, ist der erste Reflex, den Stundenverrechnungssatz zu erhöhen. Das ist selten der größte Hebel, meistens aber der auffälligste.

Der Satz wird aus produktiven Stunden gerechnet, nicht aus Anwesenheitsstunden. Zwischen beiden liegen Urlaub, Krankheit, Rüstzeiten, Suchen, Warten auf Teile und der unbezahlte Blick über einen Motor. Realistisch sind 60 bis 78 Prozent. Wer mit 100 Prozent rechnet, kalkuliert seinen Satz systematisch zu niedrig und wundert sich über die Marge.

Genau hier zahlt eine Planung ein, die zeigt, welche Bühne wie lange belegt ist und woran ein Auftrag hängt. Eine Stunde, die nicht gesucht wird, ist eine Stunde, die verkauft werden kann — ohne dass ein einziger Kunde einen höheren Preis sieht.

Was das für Deinen Betrieb bedeutet, lässt sich ausrechnen: der Stundenverrechnungssatz-Rechner nimmt Personalkosten, Gemeinkosten und produktive Stunden und zeigt den kostendeckenden Satz — samt der Frage, wie stark eine bessere Auslastung ihn drückt.

Wer darf was sehen

Kundendaten, Kennzeichen und Fahrzeughistorien sind personenbezogene Daten. Damit gilt die DSGVO auch in einem Betrieb mit drei Mitarbeitern, unabhängig davon, ob jemand einen Datenschutzbeauftragten braucht.

Drei Dinge sind praktisch relevant und kosten nichts außer einer Entscheidung:

• Persönliche Zugänge. Nicht wegen des Datenschutzes allein, sondern weil ohne sie keine Aussage über Zeiten, Freigaben und Änderungen möglich ist. Ein geteilter Login macht jede Nachvollziehbarkeit zunichte.
• Rollen statt Vollzugriff. Der Aushilfsmitarbeiter braucht den Auftrag, nicht die Umsatzauswertung.
• Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Wer Daten in einer Cloud verarbeitet, braucht mit dem Anbieter einen Vertrag darüber. Seriöse Anbieter legen ihn von sich aus vor; wer danach suchen muss, hat die erste Antwort schon.

Die häufigste Lücke ist banal und fällt erst beim Ausscheiden auf: Zugänge ausgeschiedener Mitarbeiter, die nie deaktiviert wurden.

Umstieg im laufenden Betrieb

Kein Betrieb kann eine Woche zumachen, um Software einzuführen. Deshalb funktioniert der Umstieg in einer Reihenfolge, nicht an einem Stichtag.

Was sich bewährt hat:

• Stammdaten zuerst — Kunden und Fahrzeuge, importiert statt abgetippt. Das ist der Teil, der am längsten dauert und am wenigsten weh tut, weil parallel weitergearbeitet wird.
• Dann die Annahme. Neue Aufträge laufen ab einem Datum vollständig im neuen System, alte werden im alten zu Ende gebracht. Zwei parallele Wahrheiten für vier Wochen sind unangenehm, aber überschaubar — ein halb migrierter Auftrag ist es nicht.
• Die Abrechnung zuletzt, bewusst zum Monatswechsel: der Nummernkreis der Rechnungen darf keine Lücke und keine Dopplung bekommen.

Die Altdaten wandern nicht mit. Sie müssen lesbar bleiben, nicht bearbeitbar — die Aufbewahrungspflicht verlangt Zugriff auf das Original, nicht dessen Import. Ein vollständiger Export des alten Systems, sauber abgelegt, erfüllt das und erspart die teuerste Variante: den Altvertrag jahrelang nur zum Nachschlagen weiterzubezahlen.

Sieben Fragen vor der Entscheidung

Kurz genug für ein Verkaufsgespräch, konkret genug, dass Ausweichen auffällt:

• Wie oft muss ein Kennzeichen von der Annahme bis zur Rechnung getippt werden?
• Bekomme ich jederzeit einen vollständigen Export? Was kostet er?
• Was passiert mit meinen Daten nach einer Kündigung?
• Entsteht die Rechnung aus dem Auftrag oder daneben?
• Sind die Preise pro Arbeitsplatz oder pro Betrieb? Was ändert sich beim fünften Mitarbeiter?
• Welche Schnittstellen laufen in beide Richtungen? Sind sie im Preis?
• Wer richtet ein, wer schult? Steht das im Angebot?

Die Antworten auf Frage fünf und sieben stehen bei uns auf der Preisseite; was das System im Alltag tut, zeigen die Funktionen.