Faktura für die Werkstatt

Die Pflichtangaben nach § 14 UStG

Eine Rechnung über mehr als 250 Euro brutto braucht neun Angaben. Fehlt eine davon, ist sie formal fehlerhaft. Der Kunde darf die Vorsteuer daraus nicht ziehen, was Dich spätestens beim Flottenkunden erreicht.

• Vollständiger Name und Anschrift von Werkstatt und Kunde
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Ausstellungsdatum
• Fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer
• Menge und Art der gelieferten Teile, Umfang und Art der Arbeitsleistung
• Zeitpunkt der Leistung — bei uns das Fertigstellungsdatum, nicht das Annahmedatum
• Nach Steuersätzen aufgeschlüsseltes Entgelt
• Anzuwendender Steuersatz und der darauf entfallende Steuerbetrag
• Jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts

Drei davon gehen in der Werkstatt am häufigsten verloren: das Leistungsdatum (weil Annahme und Fertigstellung auseinanderfallen), die Aufschlüsselung nach Steuersätzen, sobald eine Position anders behandelt wird, sowie die zugesagte Kulanz, die mündlich vereinbart und auf der Rechnung nie erwähnt wird.

Entsteht die Rechnung aus dem Auftrag, kommen sieben der neun Angaben von dort. Das Leistungsdatum ist der Tag, an dem der Auftrag geschlossen wurde.

Bis 250 Euro brutto reicht weniger

Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto senkt § 33 UStDV die Anforderungen. Es genügen: Name und Anschrift der Werkstatt, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, der Bruttobetrag in einer Summe und der Steuersatz.

Weglassen darfst Du dabei vier Angaben, die eine große Rechnung braucht — Name und Anschrift des Kunden, Deine Steuernummer, die fortlaufende Rechnungsnummer und das Leistungsdatum.

Maßgeblich ist der Bruttobetrag. Bei 250,01 Euro gilt die Erleichterung nicht mehr. Das ist eine Grenze, die in der Werkstatt schneller gerissen wird als gedacht: ein Ölwechsel mit Filter und Entsorgung liegt oft knapp darüber.

In der Praxis lohnt die Unterscheidung selten. Wer ohnehin aus dem Auftrag abrechnet, hat alle neun Angaben da und spart durch das Weglassen nichts. Der eine Fall, in dem sie zählt, ist die Barverkaufsposition am Tresen — ein Wischerblatt, eine Dose Kühlmittel — für die niemand Name und Anschrift aufnehmen will.

Vom Kostenvoranschlag zur Rechnung und was dazwischen passieren darf

Ein Kostenvoranschlag ist nach § 650 BGB im Zweifel unverbindlich — aber das ist nicht die Erlaubnis, am Ende zu berechnen, was zusammengekommen ist.

Zwei Regeln entscheiden:

• Wesentliche Überschreitung muss angezeigt werden. § 650 Abs. 2 BGB verpflichtet Dich, den Kunden unverzüglich zu informieren, sobald absehbar ist, dass der Anschlag deutlich überschritten wird. Ohne diese Anzeige sind die Mehrkosten nicht durchsetzbar.
• Der Kunde darf dann kündigen. Bei wesentlicher Überschreitung steht ihm ein Kündigungsrecht zu; er zahlt die bis dahin erbrachte Leistung.

Was „wesentlich“ ist, sagt das Gesetz nicht. Die Rechtsprechung bewegt sich je nach Fall zwischen etwa 10 und 25 Prozent, als Faustwert werden häufig 15 bis 20 Prozent genannt. Verlass Dich nicht auf die Spanne, sondern auf den Anruf: eine dokumentierte Freigabe kostet zwei Minuten und ist der Unterschied zwischen einer bezahlten und einer strittigen Position.

Praktisch heißt das, der Kostenvoranschlag gehört an denselben Vorgang wie die Rechnung. Nur dann lässt sich später zeigen, was geschätzt, was freigegeben und was daraus geworden ist.

Arbeitswerte, Material und die Position, die Streit macht

Streit über eine Werkstattrechnung entsteht fast nie am Gesamtbetrag. Er entsteht an einer Position, die der Kunde nicht zuordnen kann.

Drei Stellen sind dafür verantwortlich:

• Arbeitszeit ohne Bezug. „Arbeitslohn 3,5 Std.“ ist eine Zahl. „Bremssattel hinten links zerlegt, gereinigt, Führungsbolzen ersetzt“ ist eine Leistung. Dieselbe Zeit, ein anderes Gespräch.
• Kleinteile und Verbrauchsmaterial als Pauschale. Zulässig, solange sie vorher genannt wird — als Überraschung auf der Rechnung ist sie der häufigste Reklamationsgrund.
• Entsorgung und Umlagen, die niemand angekündigt hat.

Diagnosezeit verdient eigene Sorgfalt. Sie ist Arbeit, auch wenn am Ende kein Teil getauscht wird. Am ehesten akzeptiert wird sie, wenn sie vor der Reparatur als eigene Position vereinbart wurde — nicht, wenn sie hinterher als Rest im Arbeitslohn auftaucht.

Wenn Zeiten am Auftrag erfasst werden statt abends aus dem Gedächtnis, steht die Beschreibung ohnehin daneben. Der Aufwand für eine nachvollziehbare Position ist dann null.

Gewährleistung, Garantie und Kulanz auf der Rechnung

Die drei Begriffe werden im Gespräch synonym benutzt und bedeuten Verschiedenes. Auf der Rechnung entscheiden sie darüber, ob eine Nachbesserung später bezahlt wird.

• Gewährleistung ist gesetzlich und gilt für Deine Arbeit. Sie kann nicht weggelassen, sondern nur — gegenüber Unternehmern — vertraglich verändert werden.
• Garantie ist freiwillig und stammt meist vom Teilehersteller, nicht von Dir. Wer sie zusagt, sollte wissen, wessen Zusage er weitergibt.
• Kulanz ist eine Leistung ohne Anerkennung einer Rechtspflicht. Genau so gehört sie auf die Rechnung.

Der praktische Fehler ist immer derselbe: Eine Kulanzleistung wird mündlich zugesagt und auf der Rechnung stillschweigend abgezogen. Damit fehlt die im Voraus vereinbarte Entgeltminderung als Pflichtangabe. Es bleibt keine Spur, dass es sich um Kulanz handelte. Beim nächsten Mal wird sie erwartet.

Besser: Position ausweisen, Nachlass ausweisen, Grund benennen. Eine sichtbar geschenkte Leistung wirkt außerdem, eine unsichtbare nicht.

Rechnung korrigieren: berichtigen, nicht überschreiben

Eine ausgestellte Rechnung wird nicht geändert. Sie wird entweder storniert und neu ausgestellt oder durch ein Berichtigungsdokument ergänzt, das sich eindeutig auf die ursprüngliche Rechnungsnummer bezieht.

Der Grund ist nicht Förmlichkeit, sondern die GoBD: Aufzeichnungen müssen unveränderbar sein. Eine Rechnung, die sich nachträglich still korrigieren lässt, entwertet den gesamten Nummernkreis — denn dann ist keine der anderen mehr beweiskräftig.

Zwei Fälle, die in der Werkstatt regelmäßig vorkommen:

• Falsches Kennzeichen oder falscher Kunde. Stornieren und neu ausstellen. Der Vorsteuerabzug hängt an der richtigen Empfängerangabe.
• Position vergessen. Keine zweite Rechnung „hinterher“, sondern Storno und Neuausstellung mit vollständigem Umfang — sonst stehen zwei Dokumente für eine Leistung. Beide sind angreifbar.

Die stornierte Nummer bleibt im Kreis stehen und wird nicht wiederverwendet. Eine Lücke ist erklärungsbedürftig; eine doppelt vergebene Nummer ist ein Befund.

Zahlungsziel, Verzug und die 30-Tage-Regel

Ohne Vereinbarung ist eine Rechnung sofort fällig. In Verzug kommt der Kunde nach § 286 BGB entweder durch eine Mahnung — oder ohne jede Mahnung 30 Tage nach Zugang der Rechnung, wenn er Unternehmer ist. Bei Verbrauchern gilt diese automatische Frist nur, wenn Du sie in der Rechnung ausdrücklich darauf hingewiesen hast.

Ab Verzug darfst Du Verzugszinsen berechnen: gegenüber Verbrauchern fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, gegenüber Unternehmern neun Prozentpunkte, dazu eine Pauschale von 40 Euro im Geschäftsverkehr.

Der wirksamere Hebel liegt aber davor. Zwei Dinge senken den Außenstand mehr als jede Mahnstufe:

• Die Rechnung am Tag der Abholung. Jeder Tag zwischen Fertigstellung und Rechnungsstellung ist ein geschenkter Kredit. Die Erinnerung des Kunden an die Leistung verblasst mit ihm.
• Ein sichtbares Zahlungsziel. „Zahlbar bis 14.09.“ wird häufiger eingehalten als „zahlbar innerhalb von 14 Tagen“, weil kein Empfänger dafür rechnen muss.

Ein Unternehmerpfandrecht am Fahrzeug besteht zwar, ist aber praktisch der schlechteste Weg: es bindet eine Bühne und beschädigt die Kundenbeziehung dauerhaft.

Versicherung, Leasing, Flotte: Rechnungen an Dritte

Wenn nicht der Fahrer zahlt, ändert sich die Rechnung an drei Stellen. Jede davon ist ein häufiger Rückläufer.

• Der Empfänger ist ein anderer als der Kunde. Rechnungsadresse ist die Versicherung, das Leasingunternehmen oder die Flotte; das Fahrzeug und der Fahrer stehen daneben. Wer beides in ein Feld schreibt, bekommt die Rechnung zurück.
• Der Bezug muss stimmen. Schadennummer, Auftrags- oder Kostenträgernummer entscheiden, ob die Rechnung zugeordnet werden kann. Sie gehören ins Dokument, nicht in die begleitende E-Mail.
• Die Freigabe kommt vorher. Reparaturfreigaben sind der Regelfall, nicht die Ausnahme. Was ohne Freigabe gemacht wurde, wird gekürzt.

Gekürzte Positionen sind der eigentliche Streitpunkt. Wenn eine Versicherung den Stundenverrechnungssatz oder eine Verbringungsposition streicht, hilft nur eine Rechnung, die nachvollziehbar zeigt, was geleistet wurde, sowie ein Auftrag, an dem die Freigabe dokumentiert ist.

Diese Kunden fragen im Übrigen zuerst nach strukturierten Rechnungen, lange vor der gesetzlichen Frist.

Barzahlung, Karte und die Grenze zur Kasse

Ein Rechnungsprogramm ist keine Registrierkasse. Die Unterscheidung ist steuerlich relevant. Sobald Bargeld über den Tresen geht und dafür ein elektronisches Aufzeichnungssystem benutzt wird, greifen eigene Pflichten:

• Technische Sicherheitseinrichtung (TSE). Seit dem 1. Januar 2020 müssen elektronische Kassensysteme mit einer zertifizierten TSE gegen nachträgliche Änderung geschützt sein (§ 146a AO, KassenSichV).
• Belegausgabepflicht. Bei jedem Vorgang ist ein Beleg auszugeben — auf Papier oder elektronisch.
• Meldepflicht. Seit dem 1. Januar 2025 sind elektronische Aufzeichnungssysteme dem Finanzamt über ELSTER zu melden; ab dem 1. Juli 2025 angeschaffte Systeme jeweils innerhalb eines Monats.

Wer ausschließlich per Rechnung und Überweisung abrechnet, ist davon nicht betroffen — eine offene Ladenkasse ohne elektronisches System ebenfalls nicht. Die Pflichten entstehen mit der elektronischen Kasse, nicht mit dem Bargeld.

Für die Werkstatt heißt das: Kläre vor der Anschaffung, ob Dein Tresenverkauf über eine Kasse läuft oder über die Faktura. Beides gleichzeitig, ohne klare Trennung, ist die Konstellation, die in der Prüfung Fragen erzeugt. Die Antwort gehört in die Verfahrensdokumentation.

GoBD: Nummernkreis, Unveränderbarkeit, Verfahrensdokumentation

Die GoBD sind keine Software-Zertifizierung — es gibt keine „GoBD-zertifizierte“ Rechnung. Sie stellen Anforderungen an das Verfahren. Drei davon betreffen die Werkstatt direkt.

• Fortlaufende Nummern ohne Lücke und ohne Dopplung. Mehrere Nummernkreise sind erlaubt, solange jeder für sich lückenlos ist und die Systematik dokumentiert wurde.
• Unveränderbarkeit. Was gebucht ist, bleibt nachvollziehbar. Änderungen entstehen als neuer Vorgang mit Bezug, nicht als Überschreibung.
• Verfahrensdokumentation. Eine Beschreibung, wie ein Beleg entsteht, wo er abgelegt wird und wer ihn anfassen darf. Sie ist der Teil, den fast jeder Betrieb schuldig bleibt, zugleich der erste, nach dem eine Betriebsprüfung fragt.

Aufzubewahren sind Rechnungen seit dem 1. Januar 2025 acht Jahre statt zehn (§ 14b UStG, § 147 AO), gerechnet ab dem Ende des Ausstellungsjahres.

Wie sich das mit der ab 2027 verpflichtenden E-Rechnung verzahnt und warum ein Ausdruck dann kein Beleg mehr ist, steht auf der Seite zur E-Rechnung für Kfz-Betriebe.