Erfasste Zeiten und verbaute Teile werden zu Positionen, aus denen sich Kostenvoranschlag (nicht für einen Betrieb mit Sitz in Portugal) und Rechnung nach derselben Regel ergeben. So tippt niemand Zahlen zwischen Auftrag und Rechnung ab. Für einen Betrieb mit Sitz in Spanien, Italien, Polen oder der Türkei stellen wir keine Rechnungen aus: Dort werden die Positionen zum Rechnungsentwurf, den Du von Hand in das System überträgst, das Dein Land vorschreibt – in Polen ist das KSeF. Dasselbe gilt für einen Betrieb mit Sitz in einem anderen Land, dessen Recht die Rechnung an ein vom Staat vorgeschriebenes System bindet – in manchen Ländern nur für Rechnungen an Unternehmen oder öffentliche Stellen. Ob Dein Land dazugehört, zeigt Dir das Rechnungsprofil.
Erfasste Arbeitszeit wird mit Deinem Stundenverrechnungssatz zur Rechnungsposition. Pauschal verkaufte Leistungen bleiben pauschal.
Pflichtangaben, fortlaufende Nummern und E-Rechnung nach EN 16931 – unveränderbar abgelegt, wie es die GoBD verlangen.
Kostenvoranschlag (nicht für einen Betrieb mit Sitz in Portugal) und Rechnung entstehen aus denselben Positionen. Wird es teurer, lässt sich zeigen, welche Position sich bewegt hat.
Was Kunden online auslösen, landet dort, wo Dein Team arbeitet: im Auftrag, im Kalender, im Lager und beim Qualitätscheck.
Fahrzeug, Kunde, Arbeiten, Teilebedarf, Kostenvoranschlag, Zeiterfassung, Qualitätscheck und Rechnung bleiben in einem Auftrag verbunden.
Website, Halle, Lager und Team greifen ineinander — statt fünf einzelner Programme. Was genau drin ist, siehst Du bei den Tarifen.
Auftrag, Zeiten, Mängel und Qualitätscheck an einem Platz — von der Annahme bis fertig.
Eine Rechnung über mehr als 250 Euro brutto braucht neun Angaben. Fehlt eine davon, ist sie formal fehlerhaft. Der Kunde darf die Vorsteuer daraus nicht ziehen, was Dich spätestens beim Flottenkunden erreicht.
Drei davon gehen in der Werkstatt am häufigsten verloren: das Leistungsdatum (weil Annahme und Fertigstellung auseinanderfallen), die Aufschlüsselung nach Steuersätzen, sobald eine Position anders behandelt wird, sowie die zugesagte Kulanz, die mündlich vereinbart und auf der Rechnung nie erwähnt wird.
Entsteht die Rechnung aus dem Auftrag, kommen sieben der neun Angaben von dort. Das Leistungsdatum ist der Tag, an dem der Auftrag geschlossen wurde.
Wie aus derselben Rechnung eine E-Rechnung wird, zeigt die Seite E-Rechnung erstellen.
Ein Kostenvoranschlag ist kein Festpreis, solange Du keine Gewähr für seine Richtigkeit übernommen hast (§ 649 BGB). Er ist im Zweifel nicht zu vergüten (§ 632 Abs. 3 BGB) — aber das ist nicht die Erlaubnis, am Ende zu berechnen, was zusammengekommen ist.
Zwei Regeln entscheiden:
Was „wesentlich“ ist, sagt das Gesetz nicht; eine Prozentgrenze nennt es nicht. Verlass Dich deshalb nicht auf eine Faustzahl, sondern auf den Anruf: eine dokumentierte Freigabe kostet zwei Minuten und ist der Unterschied zwischen einer bezahlten und einer strittigen Position.
Praktisch heißt das, der Kostenvoranschlag gehört an denselben Vorgang wie die Rechnung. Nur dann lässt sich später zeigen, was geschätzt, was freigegeben und was daraus geworden ist.
Streit über eine Werkstattrechnung entsteht fast nie am Gesamtbetrag. Er entsteht an einer Position, die der Kunde nicht zuordnen kann.
Drei Stellen sind dafür verantwortlich:
Diagnosezeit verdient eigene Sorgfalt. Sie ist Arbeit, auch wenn am Ende kein Teil getauscht wird. Am ehesten akzeptiert wird sie, wenn sie vor der Reparatur als eigene Position vereinbart wurde — nicht, wenn sie hinterher als Rest im Arbeitslohn auftaucht.
Wenn Zeiten am Auftrag erfasst werden statt abends aus dem Gedächtnis, steht die Beschreibung ohnehin daneben. Der Aufwand für eine nachvollziehbare Position ist dann null.
Eine ausgestellte Rechnung wird nicht geändert. Sie wird entweder storniert und neu ausgestellt oder durch ein Berichtigungsdokument ergänzt, das sich eindeutig auf die ursprüngliche Rechnungsnummer bezieht.
Der Grund ist nicht Förmlichkeit, sondern die GoBD: Aufzeichnungen müssen unveränderbar sein. Eine Rechnung, die sich nachträglich still korrigieren lässt, entwertet den gesamten Nummernkreis — denn dann ist keine der anderen mehr beweiskräftig.
Zwei Fälle, die in der Werkstatt regelmäßig vorkommen:
Die stornierte Nummer bleibt im Kreis stehen und wird nicht wiederverwendet. Eine Lücke ist erklärungsbedürftig; eine doppelt vergebene Nummer ist ein Befund.
Ohne Vereinbarung ist eine Rechnung sofort fällig. In Verzug kommt der Kunde nach § 286 BGB entweder durch eine Mahnung — oder ohne jede Mahnung 30 Tage nach Zugang der Rechnung, wenn er Unternehmer ist. Bei Verbrauchern gilt diese automatische Frist nur, wenn Du sie in der Rechnung ausdrücklich darauf hingewiesen hast.
Ab Verzug darfst Du Verzugszinsen berechnen: gegenüber Verbrauchern fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, gegenüber Unternehmern neun Prozentpunkte, dazu eine Pauschale von 40 Euro im Geschäftsverkehr.
Der wirksamere Hebel liegt aber davor. Zwei Dinge senken den Außenstand mehr als jede Mahnstufe:
Ein Unternehmerpfandrecht am Fahrzeug besteht zwar, ist aber praktisch der schlechteste Weg: es bindet eine Bühne und beschädigt die Kundenbeziehung dauerhaft.
Weitere Rechnungsfragen
Kleinbeträge, Kulanz, Drittkunden, Kasse und GoBD: Klappe das Thema auf, das Dich interessiert.
Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto senkt § 33 UStDV die Anforderungen. Es genügen: Name und Anschrift der Werkstatt, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, der Bruttobetrag in einer Summe und der Steuersatz.
Weglassen darfst Du dabei vier Angaben, die eine große Rechnung braucht — Name und Anschrift des Kunden, Deine Steuernummer, die fortlaufende Rechnungsnummer und das Leistungsdatum.
Maßgeblich ist der Bruttobetrag. Bei 250,01 Euro gilt die Erleichterung nicht mehr. Das ist eine Grenze, die in der Werkstatt schneller gerissen wird als gedacht: ein Ölwechsel mit Filter und Entsorgung liegt oft knapp darüber.
In der Praxis lohnt die Unterscheidung selten. Wer ohnehin aus dem Auftrag abrechnet, hat alle neun Angaben da und spart durch das Weglassen nichts. Der eine Fall, in dem sie zählt, ist die Barverkaufsposition am Tresen — ein Wischerblatt, eine Dose Kühlmittel — für die niemand Name und Anschrift aufnehmen will.
Die drei Begriffe werden im Gespräch synonym benutzt und bedeuten Verschiedenes. Auf der Rechnung entscheiden sie darüber, ob eine Nachbesserung später bezahlt wird.
Der praktische Fehler ist immer derselbe: Eine Kulanzleistung wird mündlich zugesagt und auf der Rechnung stillschweigend abgezogen. Damit fehlt die im Voraus vereinbarte Entgeltminderung als Pflichtangabe. Es bleibt keine Spur, dass es sich um Kulanz handelte. Beim nächsten Mal wird sie erwartet.
Besser: Position ausweisen, Nachlass ausweisen, Grund benennen. Eine sichtbar geschenkte Leistung wirkt außerdem, eine unsichtbare nicht.
Wenn nicht der Fahrer zahlt, ändert sich die Rechnung an drei Stellen. Jede davon ist ein häufiger Rückläufer.
Gekürzte Positionen sind der eigentliche Streitpunkt. Wenn eine Versicherung den Stundenverrechnungssatz oder eine Verbringungsposition streicht, hilft nur eine Rechnung, die nachvollziehbar zeigt, was geleistet wurde, sowie ein Auftrag, an dem die Freigabe dokumentiert ist.
Diese Kunden fragen im Übrigen zuerst nach strukturierten Rechnungen, lange vor der gesetzlichen Frist.
Ein Rechnungsprogramm ist keine Registrierkasse. Die Unterscheidung ist steuerlich relevant. Sobald Bargeld über den Tresen geht und dafür ein elektronisches Aufzeichnungssystem benutzt wird, greifen eigene Pflichten:
Wer ausschließlich per Rechnung und Überweisung abrechnet, ist davon nicht betroffen — eine offene Ladenkasse ohne elektronisches System ebenfalls nicht. Die Pflichten entstehen mit der elektronischen Kasse, nicht mit dem Bargeld.
Für die Werkstatt heißt das: Kläre vor der Anschaffung, ob Dein Tresenverkauf über eine Kasse läuft oder über die Faktura. Beides gleichzeitig, ohne klare Trennung, ist die Konstellation, die in der Prüfung Fragen erzeugt. Die Antwort gehört in die Verfahrensdokumentation.
Die GoBD sind keine Software-Zertifizierung — es gibt keine „GoBD-zertifizierte“ Rechnung. Sie stellen Anforderungen an das Verfahren. Drei davon betreffen die Werkstatt direkt.
Aufzubewahren sind Rechnungen seit dem 1. Januar 2025 acht Jahre statt zehn (§ 14b UStG, § 147 AO), gerechnet ab dem Ende des Ausstellungsjahres.
Wie sich das mit der ab 2027 verpflichtenden E-Rechnung verzahnt und warum ein Ausdruck dann kein Beleg mehr ist, steht auf der Seite zur E-Rechnung für Kfz-Betriebe.
Ja, es sei denn, Dein Betrieb hat seinen Sitz in Spanien, Italien, Polen, der Türkei oder einem anderen Land, dessen Recht die Rechnung an ein vom Staat vorgeschriebenes System bindet. Rechnungen entstehen direkt aus dem Auftrag — GoBD-konform mit fortlaufender Nummer, als PDF und auf Wunsch als E-Rechnung nach EN 16931, innerhalb Deutschlands als XRechnung. Für Betriebe mit Sitz in Spanien, Italien, Polen oder der Türkei entstehen hier keine Rechnungen, nur Entwürfe. In Spanien gilt das, bis das Verifactu-Modul fertig ist. In Italien ist eine Rechnung zwischen dort ansässigen oder niedergelassenen Parteien eine elektronische Rechnung, die über das SdI ausgestellt wird. In Polen wird eine Rechnung als strukturierte Rechnung über das KSeF ausgestellt. Wo das Gesetz dort Ausnahmen zulässt, etwa für eine Rechnung an eine Privatperson ohne Gewerbe, entsteht sie ebenfalls nicht hier. In der Türkei wird eine Rechnung über das GİB-Portal, einen von der GİB zugelassenen Integrator (özel entegratör) oder ein von der GİB für die Direktanbindung zugelassenes System ausgestellt. Dasselbe wie für diese vier Länder gilt für einen Betrieb mit Sitz in einem anderen Land, dessen Recht die Rechnung an ein vom Staat vorgeschriebenes System bindet – in manchen Ländern nur für Rechnungen an Unternehmen oder öffentliche Stellen. Ob Dein Land dazugehört, zeigt Dir das Rechnungsprofil.
Anliegen, Kontakt und Fahrzeugdaten können in Annahme, Kalender und Auftrag weiterlaufen — ohne Abtippen in ein zweites Programm.
14 Tage kostenlos, ohne Zahlungsdaten. Registriere Dich und richte Deine Werkstatt selbst ein.
