Van opdracht naar factuur zonder overtypen: geregistreerde tijd en gemonteerde onderdelen worden de regels waaruit offerte en factuur volgens dezelfde regel ontstaan.
Geregistreerde arbeid wordt een factuurregel tegen je uurtarief. Vaste prijzen blijven vaste prijzen.
Verplichte gegevens, doorlopende nummering en e-facturatie volgens EN 16931 — onveranderbaar bewaard.
Beide documenten komen uit dezelfde regels. Wordt het duurder, dan laat je zien welke regel veranderde.
Wat klanten online starten, belandt waar je team werkt: in de werkorder, in de kalender, in de voorraad en bij de kwaliteitscheck.
Voertuig, klant, werkzaamheden, onderdelenbehoefte, kostenraming, tijdregistratie, kwaliteitscheck en factuur blijven verbonden in één werkorder.
Website, werkvloer, voorraad en team grijpen in elkaar — in plaats van vijf losse programma's. Wat er precies in zit, zie je bij de tarieven.
Werkorder, tijden, defecten en kwaliteitscheck op één plek — van intake tot klaar.
Een Nederlandse factuur draagt een vaste set gegevens. Ontbreekt er één, dan is het document formeel gebrekkig, en dat bereikt je op zijn laatst bij de zakelijke klant die zijn btw niet kan aftrekken.
Twee daarvan zijn typisch Nederlands, en precies die twee ontbreken in software die voor een andere markt is gebouwd. Het KvK-nummer hoort hier op de factuur; in Duitsland bestaat die eis niet, en een Duits pakket heeft er dan ook vaak geen veld voor. Het belandt dan in een vrije tekstregel of nergens. Hetzelfde geldt voor het btw-identificatienummer als het systeem alleen een fiscaal nummer van eigen bodem kent.
Drie gaan er in de werkplaats het vaakst verloren: de leverdatum — omdat aanname en gereedmelding niet samenvallen en het de dag van het werk is, niet die van de balie —, de uitsplitsing per tarief zodra één regel anders wordt behandeld, en de korting die telefonisch is toegezegd en de factuur nooit haalt.
Ontstaat de factuur uit de werkorder, dan komen de meeste van deze velden daar vanzelf vandaan: klant, voertuig, werkzaamheden, onderdelen en de datum waarop de opdracht is gesloten.
Voor facturen tot 100 euro inclusief btw volstaat een vereenvoudigde factuur. Let op de richting van dat bedrag: het is inclusief, niet exclusief.
De grens is bovendien fors lager dan wat software uit Duitsland meebrengt. Daar ligt de vergelijkbare drempel op 250 euro bruto. Een pakket dat op die Duitse grens staat afgesteld, produceert voor élke factuur tussen 100 en 250 euro stilletjes een document dat hier niet klopt — en het meldt niets, want vanuit zijn eigen regels doet het het goed.
De vereenvoudigde factuur mag niet worden gebruikt bij intracommunautaire leveringen, bij afstandsverkopen en niet wanneer de btw is verlegd.
In de praktijk levert het onderscheid zelden iets op. Wie toch al vanuit de werkorder factureert, heeft alle gegevens staan en bespaart met weglaten niets. Het ene geval waarin het telt, is de balieverkoop — een ruitenwisser, een fles koelvloeistof — waarvoor niemand naam en adres wil opnemen.
Drie van de vier Nederlandse APK-bedrijven handelen ook in voertuigen — 6.854 van de 8.976. Voor hen bestaan er niet één maar twee soorten factuur, en een systeem dat dat onderscheid niet kent, maakt de tweede soort structureel verkeerd.
Verkoop je een gebruikte auto onder de margeregeling, dan mag je geen btw op de factuur vermelden. De btw loopt over de marge en niet over de verkoopprijs, en je koper kan er daarom niets uit aftrekken. Een pakket dat elke factuur als een gewone btw-factuur behandelt, zet hier een bedrag op dat er niet mag staan. Het is bovendien een fout die de klant niet ziet en de boekhouder wel.
De administratieve regels eronder — met welke methode je de vastlegging voert en wat er bij inkoop moet worden vastgelegd — staan hier bewust níet. Ze hangen af van je eigen situatie en horen bij de Belastingdienst en je boekhouder, niet op de pagina van een softwareleverancier. Wat je er wél uit meeneemt is een vraag die je aan elke aanbieder stelt: houdt dit systeem twee factuursoorten uit elkaar? Stel hem vóór de proefperiode, niet in de eerste week van januari.
En ons eigen antwoord daarop, in één zin: onze facturatie is gebouwd op de werkplaatsopdracht — de reparatie, de onderdelen, de arbeid. De verkoop van voertuigen zit er niet in.
Ruzie over een werkplaatsfactuur ontstaat bijna nooit over het totaalbedrag. Ze ontstaat over één regel die de klant niet kan plaatsen.
Drie plekken zijn daarvoor verantwoordelijk:
Diagnosetijd verdient aparte zorg. Het is werk, ook als er uiteindelijk geen onderdeel wordt vervangen. Ze wordt het makkelijkst geaccepteerd wanneer ze vóór de reparatie als eigen regel is afgesproken — niet wanneer ze achteraf als restant in het arbeidsloon opduikt.
Worden de tijden op de opdracht geregistreerd in plaats van 's avonds uit het hoofd, dan staat de omschrijving er toch al naast. De moeite voor een navolgbare regel is dan nul.
Onder al deze regels ligt één getal: je uurtarief. Wat het moet zijn om je kosten te dekken — en hoe sterk een paar procentpunten bezetting het omlaag drukt — rekent de uurtarief-calculator voor de werkplaats voor je uit, op basis van personeelskosten, vaste lasten en productieve uren.
Voor de werkplaats geldt doorgaand het algemene tarief van 21 procent. Arbeid en onderdelen vallen er allebei onder; het verlaagde tarief van 9 procent en het nultarief bestaan, maar niet voor dit werk. Dat maakt de uitsplitsing per tarief op de meeste facturen eenvoudig — en precies daardoor valt het op wanneer er één regel tussen staat die anders wordt behandeld.
Interessanter is de andere kant. De kleineondernemersregeling (KOR) geldt tot 20.000 euro omzet in een kalenderjaar en betekent drie dingen tegelijk: geen btw op je facturen, geen recht op aftrek van voorbelasting, en geen btw-aangifte.
In een markt waarin 68 procent van de bedrijven één werkzame persoon telt, is dat geen randgeval. Een systeem dat de KOR niet kan weergeven, produceert voor die bedrijven facturen mét btw waar er geen op mag staan — en elk van die facturen moet daarna worden gecorrigeerd. Het is één instelling, maar wel eentje die je wilt zien voordat je tekent, en niet in het eerste kwartaal.
Dezelfde vraag geldt overigens in omgekeerde richting: groei je gedurende het jaar door de grens heen, dan verandert je factuur middenin een boekjaar. Ook dat is een reden om te weten waar de instelling zit.
Een verstuurde factuur wordt niet gewijzigd. Ze wordt gecrediteerd en opnieuw uitgeschreven, of aangevuld met een correctiedocument dat ondubbelzinnig naar het oorspronkelijke factuurnummer verwijst.
De reden is geen vormelijkheid. Het opeenvolgende, unieke factuurnummer is zelf een van de verplichte factuurgegevens, en de maatstaf waaraan de Belastingdienst je hele administratie afmeet is dat het een voor hen controleerbare boekhouding moet zijn. Een factuur die achteraf stilletjes te corrigeren valt, ontwaardt de hele nummerreeks — want dan bewijst geen van de andere nog iets.
Twee gevallen komen in de werkplaats geregeld voor:
Het gecrediteerde nummer blijft in de reeks staan en wordt niet opnieuw gebruikt. Een gat vraagt om uitleg; een dubbel uitgegeven nummer is een bevinding.
Eén verschil met Duitsland is het benoemen waard, omdat het in de andere richting werkt dan je zou verwachten: een Nederlandse tegenhanger van de GoBD — met voorgeschreven onveranderbaarheid, een procesbeschrijving en gedefinieerde vormen van gegevenstoegang — bestaat niet. Wat dat betekent, staat verderop bij het bewaren.
Rond een Nederlandse factuur lopen twee termijnen, en de eerste verrast iedereen die uit Duitsland komt.
Versturen. De factuur moet uiterlijk de 15e dag van de maand na die van de levering de deur uit zijn. Een auto die op 3 maart klaar is, geeft je tot 15 april — geen half jaar. Dat is een harde datum, en hij maakt van je lijst met openstaande werkorders een termijnlijst: een opdracht die gereed is maar niet gefactureerd, is vanaf een bepaalde dag geen rommeltje meer maar een tekortkoming.
Daarmee is de meest voorkomende softwarefout in dit land ook meteen benoemd. Een systeem dat werkorders open laat staan zonder dat iemand ze ziet, produceert hier een echt probleem — geen ordeprobleem.
Betalen. De betaaltermijn spreek je zelf af. Twee dingen verlagen je openstaande posten meer dan welke aanmaningstrap ook:
iDEAL is in Nederland de verwachte betaalweg; betaallinks lopen bij de meeste pakketten via een betaaldienst als Mollie of Tikkie. De vraag die je daarbij aan elke leverancier stelt: zit die link erbij, wat kost hij per transactie, en wiens contract is het — dat van jou of dat van de softwareleverancier?
Zodra niet de bestuurder betaalt, verandert de factuur op drie plekken. Elk van die drie is een veelvoorkomende retour.
Gekorte regels zijn het eigenlijke twistpunt. Wordt er een uurtarief of een sleep- of stallingspost geschrapt, dan helpt alleen een factuur die navolgbaar laat zien wat er is gedaan, plus een opdracht waarop de vrijgave is vastgelegd.
Technisch is de les kort: alle drie zijn het gegevens van de werkorder, niet van de factuur. Ingevuld bij het openen van het dossier komen ze op elk document terecht dat eruit volgt. Ingevuld bij het factureren ontbreken ze overal elders.
Wie ‘boekhoudprogramma autobedrijf’ intypt, zoekt zelden een tweede programma om te kopen. Hij stelt een van twee vragen: kan de werkplaatssoftware die ik bekijk met mijn boekhouding praten? En: moet ik mijn facturen twee keer intypen — hier en bij de boekhouder?
Want de kleine Nederlandse ondernemer voert zijn boekhouding vrijwel nooit in zijn branchesoftware. Hij voert haar in een van de gevestigde online boekhoudprogramma's — SnelStart, Moneybird, e-Boekhouden, Exact Online, Yuki, Rompslomp — of zijn boekhouder doet dat daar voor hem.
De eerlijke stand van vandaag: een directe koppeling met een van die programma's hebben wij niet. Wat uit het systeem komt is de pdf en de gestructureerde factuur volgens EN 16931 — een machineleesbaar bestand in plaats van een plaatje. Wat een gestructureerde factuur precies is, welk formaat Nederland voorschrijft en waar onze grens ligt, staat op de pagina over e-facturatie voor de werkplaats.
Twee vragen zijn daarom nuttiger dan de koppelingslijst van een leverancier. Vraag je boekhouder welke route hij wil hebben, vóórdat je kiest — hij verwerkt de bestanden, niet jij. En vraag de leverancier wiens contract de koppeling is en wie het merkt als de andere kant zijn formaat wijzigt.
Belangrijker dan de koppeling zelf is trouwens iets anders: dat de factuur uit de werkorder ontstaat en niet ernaast. Een koppeling vervoert wat er is. Ze repareert geen getal dat twee keer is ingetypt.
Je administratie moet zeven jaar bewaard blijven. Voor gegevens over onroerende zaken is het tien jaar.
Eén detail daarvan wordt bijna altijd over het hoofd gezien en het verlengt de termijn: de zeven jaar beginnen pas te lopen wanneer de gegevens hun actualiteit verliezen — zolang gegevens actueel blijven, horen zij bij de administratie. Voor een voertuigdossier met een lopende klantrelatie betekent dat feitelijk: langer dan zeven jaar. Een systeem dat na zeven jaar automatisch opruimt, ruimt dus mogelijk te vroeg op.
De Nederlandse maatstaf zelf past in één zin: het moet een voor de Belastingdienst controleerbare boekhouding zijn. Controleerbaarheid is de eis — geen catalogus van technische criteria.
En hier hoort een eerlijke zin die in ons voordeel werkt, mits je hem goed leest. Een Nederlandse tegenhanger van de Duitse GoBD — met voorgeschreven onveranderbaarheid, een verplichte procesbeschrijving en gedefinieerde vormen van gegevenstoegang — bestaat niet; de eisen volgen slanker uit de algemene fiscale regels (art. 52 AWR) en de btw-regels. Ons systeem is naar de Duitse maat gebouwd: facturen krijgen een doorlopend nummer, worden vastgelegd en zijn daarna niet meer stil te wijzigen. In Nederland is dat geen bewijs dat een plicht is vervuld. Het is strenger gebouwd dan hier gevraagd wordt — en precies zo is het bedoeld.
Wat je bij elke leverancier zou moeten nagaan is daarom niet het keurmerk maar de uitgang: bestaat er een volledige export, op elk moment en kosteloos, en in welk formaat? De bewaarplicht loopt namelijk door nadat je van leverancier bent gewisseld. Wie dat pas bij de overstap bedenkt, betaalt een oud contract nog jaren door om alleen te kunnen naslaan.
Ja. Facturen ontstaan direct vanuit de werkorder — doorlopend genummerd, vast te leggen, als pdf en desgewenst als e-factuur volgens EN 16931.
Vraag, contact en voertuiggegevens kunnen doorlopen naar intake, kalender en werkorder — zonder overtypen in een tweede programma.
Demo en toegang lopen via SavePaper.work — het platform achter Werkstattsystem.
