Preventivi e fatture per l'autofficina

Il documento è una cosa, la trasmissione un'altra

Cominciamo dal confine, perché tutto il resto di questa pagina dipende da lì.

In Italia la fattura viaggia come XML FatturaPA attraverso il Sistema di Interscambio dell'Agenzia delle Entrate. Un UBL europeo conforme a EN 16931 — che è quello che sappiamo produrre — non è un formato interno ammesso. Detto senza giri di parole: Werkstattsystem non trasmette allo SdI. Dal lavoro nasce il documento in PDF e nel formato europeo EN 16931; l'invio allo SdI resta al tuo gestionale di fatturazione o al commercialista, e con l'invio ci resta anche la conservazione a norma dei dieci anni.

Non è un dettaglio da nascondere in fondo alla pagina: è la ragione per cui questa pagina parla del documento e non del formato. Il formato ha una pagina sua, quella sulla fattura elettronica.

Quello che il documento deve portare, invece, è mestiere e non fiscalità — la parte fiscale la controlla il commercialista, e questa pagina non finge di sostituirlo. Sono tre dati, e non ve li chiederà mai nessuno:

• La targa. In Italia la chiave primaria del veicolo è la targa, non il numero di telaio. Un documento senza targa è ritrovabile per nome del cliente e basta — che è poco, quando lo stesso cliente ha tre furgoni.
• I chilometri. Sono il dato che rende leggibile una riparazione anni dopo: quando il cliente contesta un intervento, quando rivende la vettura, quando torna con lo stesso rumore e nessuno ricorda più cosa era stato fatto.
• Il veicolo per esteso. Marca, modello e allestimento distinguono due lavori che sulla carta si somigliano e in officina non hanno niente in comune.

Nessuno dei tre serve a chi registra la fattura. Tutti e tre decidono se quel documento vale ancora qualcosa fra tre anni.

La marca da bollo da 2 euro, e a chi tocca

C'è una regola italiana che non ha alcun corrispettivo tedesco, ed è più interessante di quanto sembri: sulle fatture senza IVA di importo superiore a 77,47 euro va applicata una marca da bollo da 2 euro.

Vale la pena notare che funziona all'incontrario rispetto alle soglie a cui è abituato un software venuto da fuori. In Germania una soglia sugli importi piccoli alleggerisce il documento; qui la soglia aggiunge un adempimento, e lo aggiunge sopra una cifra bassissima.

Chi la incontra è selezionato con precisione: chi espone l'IVA non la vede mai, chi non la espone la incontra su quasi ogni lavoro che superi i 77,47 euro. In un'officina, cioè su quasi ogni lavoro. Sono in pratica i forfettari e nessun altro — e su quel regime c'è un blocco apposta più sotto.

Due conseguenze pratiche:

• La soglia si supera prima di quanto sembri. Un tagliando con olio, filtro e smaltimento ci passa sopra senza sforzo. La domanda non è «capita?», è «chi se ne accorge, e quando?».
• Un errore di modello si ripete su tutto. Due euro dimenticati su una fattura non sono niente; due euro dimenticati su tutte le fatture di un anno non sono più una svista, sono il modello. E i modelli si sbagliano una volta sola, ma su ogni documento che ne esce.

È anche il motivo per cui preventivo e documento finale devono nascere dalle stesse voci: quello che si corregge in un posto solo resta corretto ovunque.

Dal preventivo al documento finale, e cosa può cambiare in mezzo

Il preventivo è il documento che il cliente approva, e il lavoro vero quasi mai gli somiglia fino all'ultima riga. Fin qui è normale: si smonta e si vede. Il problema nasce dopo, alla consegna, quando la cifra è diversa e nessuno sa più dire perché.

La differenza tra una discussione e un pagamento sta in una cosa sola: preventivo e documento finale devono nascere dalle stesse voci. Se il preventivo è un file scritto a parte, il confronto è impossibile e resta soltanto parola contro parola sul totale.

Se invece le due cose stanno sullo stesso lavoro, alla consegna si può dire una frase precisa: questa riga era prevista, questa è nata quando abbiamo aperto, e me l'hai autorizzata martedì. Il totale smette di essere un'opinione.

Tre abitudini che costano due minuti e valgono il resto:

• L'autorizzazione al maggior costo arriva prima del lavoro, non alla consegna, e resta scritta sul lavoro stesso. Una telefonata che nessuno ha annotato, alla consegna, non è mai avvenuta.
• La diagnosi è una voce, concordata prima. È lavoro anche quando alla fine non si sostituisce nulla; accettata prima è una prestazione, aggiunta dopo sembra un riempitivo.
• Quello che togli si deve vedere. Uno sconto scritto in chiaro vale come gesto commerciale; scontato in silenzio dal totale, l'anno prossimo è un diritto acquisito e nessuno si ricorda che gliel'avevi regalato.

Manodopera e ricambi: la riga che fa litigare

Le discussioni su un documento d'officina non nascono quasi mai dal totale. Nascono da una riga che il cliente non riesce a collocare.

Tre punti la producono, sempre gli stessi:

• Ore senza oggetto. «Manodopera 3,5 h» è un numero. «Pinza freno posteriore sinistra smontata, pulita, perni di guida sostituiti» è una prestazione. Stesso tempo, conversazione diversa.
• Minuteria e materiale di consumo a forfait. Legittimo finché è detto prima; come sorpresa sul documento è il motivo di reclamo più frequente in assoluto.
• Smaltimento e oneri ambientali che nessuno aveva annunciato. In un'officina italiana lo smaltimento c'è per forza — olio esausto e filtri sono rifiuti pericolosi, con tutto quello che ne segue — ma è un costo che si dice, non che si scopre.

C'è poi una separazione che conviene tenere netta anche quando il totale non cambia: manodopera da una parte, ricambi dall'altra. Rispondono a due domande diverse. Il cliente vuole sapere quanto è costato il pezzo; tu vuoi sapere quanto hai venduto della tua ora, che è l'unico numero su cui puoi davvero lavorare. Il calcolo della tariffa oraria parte esattamente da lì.

Se i tempi si registrano sul lavoro mentre si lavora, invece di ricostruirli la sera, la descrizione è già lì accanto. Scrivere una riga comprensibile non costa più niente: è solo il testo che esisteva già.

Garanzia sul pezzo e garanzia sul lavoro non sono la stessa cosa

Sono due promesse diverse e arrivano da due parti diverse. Il pezzo lo garantisce chi lo ha prodotto; il montaggio lo garantisci tu. Al telefono la distinzione sparisce, e sul documento è l'unica cosa che decide chi paga la seconda volta.

Il caso tipico: un componente cede dopo otto mesi. Se sul documento c'è scritto quale pezzo è stato montato, di quale marca e quando, la pratica con il fornitore si apre in dieci minuti. Se c'è scritto «ricambio», si apre con il cliente e si chiude a spese tue.

Quello che rende una garanzia esigibile è sempre lo stesso elenco, e sta tutto sul documento:

• Quale pezzo, con marca e riferimento — non la categoria.
• Quando, e con quanti chilometri sul contachilometri.
• Su quale veicolo, con la targa.
• Chi ha montato, se in officina lavora più di una persona.

Sono gli stessi quattro dati che rendono ritrovabile un lavoro qualunque, e non è un caso: una garanzia è una ricerca nello storico fatta sotto pressione, e lo storico o è stato compilato allora o adesso non c'è.

Sul documento vale anche per la cortesia. Un intervento fatto in garanzia va esposto e azzerato in chiaro, non tolto in silenzio dal totale. Un lavoro regalato che non si vede non è stato regalato — è stato dimenticato, e la volta dopo è atteso.

Si corregge con una nota di credito, non riscrivendo

Un documento emesso non si modifica. O si annulla e si riemette, oppure si integra con una nota di credito che richiama in modo inequivocabile il numero del documento originale.

La ragione non è la forma, è la numerazione. La numerazione progressiva regge solo se nessun numero cambia significato dopo essere stato assegnato. Un documento che si può correggere in silenzio svaluta tutti gli altri, perché a quel punto nessuno di loro è più una prova di niente.

Due casi che in officina capitano di continuo:

• Targa sbagliata o cliente sbagliato. Non si corregge: si annulla e si riemette. Il destinatario è la parte che non ammette approssimazione.
• Riga dimenticata. Non un secondo documento «di aggiunta», ma annullamento e riemissione con l'importo completo — altrimenti restano due carte per una prestazione, e sono attaccabili tutte e due.

Il numero annullato resta nella serie e non si riusa. Un buco va spiegato; un numero assegnato due volte non si spiega affatto.

Un'ultima cosa, che qui pesa più che altrove: tutto questo va fatto prima dell'invio. Il canale che trasmette allo SdI non è il posto in cui si scoprono gli errori, è il posto in cui diventano definitivi. Il che è anche l'argomento più solido a favore di un unico posto in cui il documento nasce: se preventivo, lavoro e documento stanno insieme, la correzione la fai finché è ancora gratis.

Assicurazione, leasing, flotte: quando chi paga non è chi guida

Quando il conto non lo paga il cliente al bancone, il documento cambia in tre punti. Ognuno dei tre è un motivo di respingimento.

• Il destinatario non è il cliente. L'intestazione va all'assicurazione, alla società di leasing o alla flotta; il veicolo e chi lo guida stanno accanto, non al loro posto. Chi mette le due cose nello stesso campo si vede tornare indietro il documento.
• Il riferimento deve esserci. Numero di sinistro, numero di commessa o di centro di costo: sono loro a decidere se il documento è attribuibile a qualcosa. Stanno dentro il documento, non nella mail che lo accompagna.
• L'autorizzazione viene prima. Con questi committenti l'autorizzazione preventiva è la regola e non l'eccezione, e quello che è stato fatto senza viene decurtato.

Le decurtazioni sono il vero terreno di scontro. Quando una compagnia taglia la tariffa oraria o una voce accessoria, l'unica difesa è un documento che mostri con chiarezza cosa è stato fatto, più un lavoro su cui l'autorizzazione è rimasta scritta con la sua data accanto.

Conviene raccogliere questi dati all'apertura del lavoro e non alla consegna. Numero di sinistro e referente inseriti in accettazione finiscono su tutti i documenti che ne derivano; inseriti alla fine, mancano ovunque tranne che sull'ultimo — ed è sempre uno degli altri quello che ti chiedono.

Il cliente privato: copia di cortesia, codice fiscale, scontrino

Il caso normale di un'officina indipendente non è la flotta: è il privato che viene a riprendersi la macchina. Ed è anche il caso in cui il foglio che gli metti in mano non è l'originale.

Quando la fattura passa dal Sistema di Interscambio, l'originale è il file. Quello che il cliente si porta via è la copia di cortesia: stesso contenuto, nessun valore fiscale proprio. È utile e va data — ma va anche chiamata per quello che è, perché il cliente che la mette nel cassetto convinto di avere l'originale, l'originale non ce l'ha.

Due cose che il privato porta con sé e l'azienda no:

• Il codice fiscale al posto della partita IVA. Va preso in accettazione, insieme alla targa. Chiederlo alla consegna significa chiederlo a uno che ha già le chiavi in mano e un piede fuori.
• Nessun codice destinatario. Un privato non ne ha uno: per lui la fattura viaggia con il codice convenzionale 0000000. È una faccenda del canale che trasmette e non dell'officina — ma è la ragione per cui l'anagrafica va completata prima, non dopo.

E il confine, di nuovo esplicito: lo scontrino elettronico non lo facciamo. Chi al banco vende una spazzola o un litro d'olio senza emettere fattura ha bisogno di un registratore telematico, che è un apparecchio con la sua catena e non un modulo di un gestionale. officina.it lo pubblicizza tra le proprie funzioni; noi non ce l'abbiamo, e preferiamo dirlo qui piuttosto che farlo scoprire al primo sabato mattina.

Regime forfettario: cosa cambia sul documento

Il forfettario non è un caso di nicchia in questo mestiere. Guarda le classi dimensionali ISTAT: 29.939 officine, il 40,9 % del mercato, hanno zero o un addetto e fatturano in media 56.985 euro l'anno — ben sotto la soglia degli 85.000. Quante di quelle siano effettivamente in regime forfettario non lo pubblica nessuno, e qui non lo inventiamo; che l'ordine di grandezza sia quello, invece, si vede.

Sul documento cambiano due cose, e la seconda è quella che si dimentica:

• L'IVA non si espone. Il totale è il totale. Chi mette il tuo preventivo accanto a quello dell'officina di fianco sta confrontando due numeri costruiti in modo diverso — vale la pena dirglielo prima che lo scopra da solo e pensi male.
• Torna la marca da bollo. Proprio perché l'IVA non c'è, scatta la regola dei 2 euro sopra i 77,47 euro vista più su. In pratica su quasi ogni lavoro, e su ogni singolo documento.

C'è invece una cosa che non cambia con il regime, e che conviene sapere prima di scegliere un programma: la numerazione progressiva. Niente buchi, niente doppioni, chiunque tu sia. È il punto in cui un foglio di calcolo e un blocchetto cedono per primi — non perché sbaglino i conti, ma perché niente impedisce a due persone di usare lo stesso numero in due momenti diversi, e nessuno se ne accorge finché non lo cerca qualcun altro.

Il resto — quale regime ti convenga, cosa comporta uscirne, come si dichiara — è terreno del commercialista, e questa pagina non finge il contrario. Quello che possiamo fare noi è che il documento esca giusto e sempre uguale.