Il tempo registrato e i ricambi montati diventano le voci da cui preventivo (nessuno per un'officina con sede in Portogallo) e fattura nascono con la stessa regola, così tra l'intervento e la fattura nessuno ridigita cifre. In Italia Werkstattsystem la fattura non la emette: le voci diventano la bozza di fattura, che riporti a mano nel tuo canale di fatturazione, dove nasce il file FatturaPA che passa dallo SdI. Lo stesso vale in Spagna, in Turchia e in Polonia: anche lì le voci diventano la bozza, che riporti a mano nel sistema che il paese richiede — in Polonia, il KSeF. Vale anche per un'officina con sede in un altro paese la cui legge vincola la fattura a un sistema prescritto dallo Stato — in alcuni paesi solo per le fatture a imprese o enti pubblici. Il Profilo di fatturazione ti mostra se il tuo paese è tra questi.
La manodopera registrata diventa una voce di fattura alla tua tariffa oraria. Gli interventi a forfait restano a forfait.
Dati cliente, targa e chilometri, manodopera e ricambi separati: la bozza nasce completa dall'ordine. In Italia Werkstattsystem non la emette: il file FatturaPA, il suo numero e l'invio allo SdI restano al tuo canale di fatturazione. Non la emette nemmeno in Spagna, in Turchia e in Polonia. Lo stesso vale per un'officina con sede in un altro paese la cui legge vincola la fattura a un sistema prescritto dallo Stato — in alcuni paesi solo per le fatture a imprese o enti pubblici. Il Profilo di fatturazione ti mostra se il tuo paese è tra questi. Negli altri paesi la fattura la emetti qui, per esempio in Svizzera o in Germania, e la numerazione progressiva la tiene Werkstattsystem.
Il preventivo (nessuno per un'officina con sede in Portogallo) e la fattura nascono dalle stesse voci. Se il costo sale, si vede quale voce si è mossa.
Quello che i clienti avviano online arriva dove lavora il tuo team: nell'ordine di lavoro, nel calendario, nel magazzino e al controllo qualità.
Veicolo, cliente, lavori, fabbisogno ricambi, preventivo, rilevazione tempi, controllo qualità e fattura restano collegati in un unico ordine di lavoro.
Sito, officina, magazzino e team lavorano insieme — invece di cinque programmi separati. Cosa è incluso di preciso lo vedi nelle tariffe.
Ordine di lavoro, tempi, difetti e controllo qualità in un unico posto — dall'accettazione alla chiusura.
Cominciamo dal confine, perché tutto il resto di questa pagina dipende da lì.
In Italia la fattura viaggia come XML FatturaPA attraverso il Sistema di Interscambio dell'Agenzia delle Entrate, e una fattura emessa in altro modo si intende non emessa. Un UBL europeo conforme a EN 16931 — che è quello che produciamo per le officine degli altri paesi, per esempio in Svizzera o in Germania, ma non per quelle in Spagna, in Turchia o in Polonia — non è un formato interno ammesso. Non lo produciamo nemmeno per un'officina con sede in un altro paese la cui legge vincola la fattura a un sistema prescritto dallo Stato — in alcuni paesi solo per le fatture a imprese o enti pubblici. Il Profilo di fatturazione ti mostra se il tuo paese è tra questi. Detto senza giri di parole: Werkstattsystem non produce il file FatturaPA e non trasmette allo SdI, quindi per un'officina con sede in Italia non emette fatture. Dal lavoro nasce la bozza, con l'anteprima in PDF, e la riporti a mano nel tuo canale di fatturazione; l'emissione e l'invio allo SdI restano a quel canale o al commercialista, e con l'invio ci resta anche la conservazione a norma dei dieci anni.
Non è un dettaglio da nascondere in fondo alla pagina: è la ragione per cui questa pagina parla del documento e non del formato. Il formato ha una pagina sua, quella sulla fattura elettronica.
A San Marino, se nell'anno solare precedente o in un anno anteriore hai dichiarato ricavi da 100.000 euro in su o hai optato per il formato elettronico, le fatture verso operatori economici italiani passano dall'HUB SM dell'Ufficio Tributario, e dal 1° gennaio 2027 anche quelle verso operatori economici sammarinesi, in via facoltativa già dal 1° ottobre 2026. Werkstattsystem all'HUB SM non trasmette.
Quello che il documento deve portare, invece, è mestiere e non fiscalità — la parte fiscale la controlla il commercialista, e questa pagina non finge di sostituirlo. Sono tre dati, e non ve li chiederà mai nessuno:
Nessuno dei tre serve a chi registra la fattura. Tutti e tre decidono se quel documento vale ancora qualcosa fra tre anni.
Il preventivo è il documento che il cliente approva, e il lavoro vero quasi mai gli somiglia fino all'ultima riga. Fin qui è normale: si smonta e si vede. Il problema nasce dopo, alla consegna, quando la cifra è diversa e nessuno sa più dire perché.
La differenza tra una discussione e un pagamento sta in una cosa sola: preventivo e documento finale devono nascere dalle stesse voci. Se il preventivo è un file scritto a parte, il confronto è impossibile e resta soltanto parola contro parola sul totale.
Se invece le due cose stanno sullo stesso lavoro, alla consegna si può dire una frase precisa: questa riga era prevista, questa è nata quando abbiamo aperto, e me l'hai autorizzata martedì. Il totale smette di essere un'opinione.
Tre abitudini che costano due minuti e valgono il resto:
Le discussioni su un documento d'officina non nascono quasi mai dal totale. Nascono da una riga che il cliente non riesce a collocare.
Tre punti la producono, sempre gli stessi:
C'è poi una separazione che conviene tenere netta anche quando il totale non cambia: manodopera da una parte, ricambi dall'altra. Rispondono a due domande diverse. Il cliente vuole sapere quanto è costato il pezzo; tu vuoi sapere quanto hai venduto della tua ora, che è l'unico numero su cui puoi davvero lavorare. Il calcolo della tariffa oraria parte esattamente da lì.
Se i tempi si registrano sul lavoro mentre si lavora, invece di ricostruirli la sera, la descrizione è già lì accanto. Scrivere una riga comprensibile non costa più niente: è solo il testo che esisteva già. In Italia quella riga finisce nella bozza di fattura, perché Werkstattsystem la fattura non la emette: il file FatturaPA lo emetti con il tuo canale di fatturazione, e lì la riga la riporti a mano dalla bozza.
Un documento emesso non si modifica. O si annulla e si riemette, oppure si integra con una nota di credito che richiama in modo inequivocabile il numero del documento originale.
La ragione non è la forma, è la numerazione. La numerazione progressiva regge solo se nessun numero cambia significato dopo essere stato assegnato. Un documento che si può correggere in silenzio svaluta tutti gli altri, perché a quel punto nessuno di loro è più una prova di niente.
Due casi che in officina capitano di continuo:
Il numero annullato resta nella serie e non si riusa. Un buco va spiegato; un numero assegnato due volte non si spiega affatto.
Un'ultima cosa, che qui pesa più che altrove: tutto questo va fatto prima dell'invio. Il canale che trasmette allo SdI non è il posto in cui si scoprono gli errori, è il posto in cui diventano definitivi. Il che è anche l'argomento più solido a favore di un unico posto in cui nascono preventivo, lavoro e bozza del documento: se stanno insieme, la correzione la fai finché è ancora gratis, prima che il documento arrivi al canale di fatturazione.
Altre domande sulle fatture
Apri l’argomento che ti interessa.
C'è una regola italiana che non ha alcun corrispettivo tedesco, ed è più interessante di quanto sembri: sulle fatture senza IVA di importo superiore a 77,47 euro va applicata una marca da bollo da 2 euro.
Vale la pena notare che funziona all'incontrario rispetto alle soglie a cui è abituato un software venuto da fuori. In Germania una soglia sugli importi piccoli alleggerisce il documento; qui la soglia aggiunge un adempimento, e lo aggiunge sopra una cifra bassissima.
Chi la incontra è selezionato con precisione: chi espone l'IVA non la vede mai, chi non la espone la incontra su quasi ogni lavoro che superi i 77,47 euro. In un'officina, cioè su quasi ogni lavoro. Sono in pratica i forfettari e nessun altro — e su quel regime c'è un blocco apposta più sotto.
Due conseguenze pratiche:
È anche il motivo per cui preventivo e documento finale devono nascere dalle stesse voci: quello che si corregge in un posto solo resta corretto ovunque.
Sono due promesse diverse e arrivano da due parti diverse. Il pezzo lo garantisce chi lo ha prodotto; il montaggio lo garantisci tu. Al telefono la distinzione sparisce, e sul documento è l'unica cosa che decide chi paga la seconda volta.
Il caso tipico: un componente cede dopo otto mesi. Se sul documento c'è scritto quale pezzo è stato montato, di quale marca e quando, la pratica con il fornitore si apre in dieci minuti. Se c'è scritto «ricambio», si apre con il cliente e si chiude a spese tue.
Quello che rende una garanzia esigibile è sempre lo stesso elenco, e sta tutto sul documento:
Sono gli stessi quattro dati che rendono ritrovabile un lavoro qualunque, e non è un caso: una garanzia è una ricerca nello storico fatta sotto pressione, e lo storico o è stato compilato allora o adesso non c'è.
Sul documento vale anche per la cortesia. Un intervento fatto in garanzia va esposto e azzerato in chiaro, non tolto in silenzio dal totale. Un lavoro regalato che non si vede non è stato regalato — è stato dimenticato, e la volta dopo è atteso.
Quando il conto non lo paga il cliente al bancone, il documento cambia in tre punti. Ognuno dei tre è un motivo di respingimento.
Le decurtazioni sono il vero terreno di scontro. Quando una compagnia taglia la tariffa oraria o una voce accessoria, l'unica difesa è un documento che mostri con chiarezza cosa è stato fatto, più un lavoro su cui l'autorizzazione è rimasta scritta con la sua data accanto.
Conviene raccogliere questi dati all'apertura del lavoro e non alla consegna. Numero di sinistro e referente inseriti in accettazione finiscono su tutti i documenti che ne derivano; inseriti alla fine, mancano ovunque tranne che sull'ultimo — ed è sempre uno degli altri quello che ti chiedono.
Il caso normale di un'officina indipendente non è la flotta: è il privato che viene a riprendersi la macchina. Ed è anche il caso in cui il foglio che gli metti in mano non è l'originale.
Quando la fattura passa dal Sistema di Interscambio, l'originale è il file. Quello che il cliente si porta via è la copia di cortesia: stesso contenuto, nessun valore fiscale proprio. È utile e va data — ma va anche chiamata per quello che è, perché il cliente che la mette nel cassetto convinto di avere l'originale, l'originale non ce l'ha.
Due cose che il privato porta con sé e l'azienda no:
0000000. È una faccenda del canale che trasmette e non dell'officina — ma è la ragione per cui l'anagrafica va completata prima, non dopo.E il confine, di nuovo esplicito: lo scontrino elettronico non lo facciamo. Chi al banco vende una spazzola o un litro d'olio senza emettere fattura ha bisogno di un registratore telematico, che è un apparecchio con la sua catena e non un modulo di un gestionale. officina.it lo pubblicizza tra le proprie funzioni; noi non ce l'abbiamo, e preferiamo dirlo qui piuttosto che farlo scoprire al primo sabato mattina.
Il forfettario non è un caso di nicchia in questo mestiere. Guarda le classi dimensionali ISTAT: 29.939 officine, il 40,9 % del mercato, hanno zero o un addetto e fatturano in media 56.985 euro l'anno — ben sotto la soglia degli 85.000. Quante di quelle siano effettivamente in regime forfettario non lo pubblica nessuno, e qui non lo inventiamo; che l'ordine di grandezza sia quello, invece, si vede.
Sul documento cambiano due cose, e la seconda è quella che si dimentica:
C'è invece una cosa che non cambia con il regime, e che conviene sapere prima di scegliere un programma: la numerazione progressiva. Niente buchi, niente doppioni, chiunque tu sia. È il punto in cui un foglio di calcolo e un blocchetto cedono per primi — non perché sbaglino i conti, ma perché niente impedisce a due persone di usare lo stesso numero in due momenti diversi, e nessuno se ne accorge finché non lo cerca qualcun altro.
Il resto — quale regime ti convenga, cosa comporta uscirne, come si dichiara — è terreno del commercialista, e questa pagina non finge il contrario. Quello che possiamo fare noi è che la bozza esca dall'ordine di lavoro giusta e sempre uguale. Il numero no: per un'officina con sede in Italia la fattura non la emettiamo, perché tra soggetti residenti o stabiliti in Italia si emette solo tramite lo SdI, e numero progressivo e file FatturaPA restano al tuo canale di fatturazione.
Dipende da dove ha sede l'officina. In Italia no: la fattura è il file FatturaPA che emetti con il tuo canale di fatturazione tramite lo SdI, e Werkstattsystem quel file non lo produce; dall'ordine di lavoro qui nasce solo la bozza, con le voci di manodopera, ricambi e IVA, che poi riporti a mano nel tuo canale. In Spagna, in Turchia e in Polonia neppure: anche lì Werkstattsystem prepara solo la bozza, e la fattura si emette nel sistema che il paese richiede. In Polonia è il KSeF, e anche le fatture che la legge polacca ammette ancora fuori dal KSeF, per esempio quelle a un privato, qui non si emettono. Lo stesso vale per un'officina con sede in un altro paese la cui legge vincola la fattura a un sistema prescritto dallo Stato — in alcuni paesi solo per le fatture a imprese o enti pubblici. Il Profilo di fatturazione ti mostra se il tuo paese è tra questi. Negli altri paesi sì, per esempio in Svizzera o in Germania: la fattura nasce dall'ordine di lavoro con numerazione progressiva, bloccabile, come PDF e su richiesta come file XML nel formato europeo EN 16931. A San Marino, se nell'anno solare precedente o in un anno anteriore hai dichiarato ricavi da 100.000 euro in su o hai optato per il formato elettronico, le fatture verso operatori economici italiani passano dall'HUB SM dell'Ufficio Tributario, e dal 1° gennaio 2027 anche quelle verso operatori economici sammarinesi, in via facoltativa già dal 1° ottobre 2026. Werkstattsystem all'HUB SM non trasmette.
Esigenza, contatto e dati del veicolo possono proseguire in accettazione, calendario e ordine di lavoro — senza ricopiare in un secondo programma.
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