Zapisany czas i zamontowane części stają się pozycjami, z których kosztorys (nie dla warsztatu z siedzibą w Portugalii) i faktura powstają według tej samej reguły, więc między elektroniczną kartą zlecenia a fakturą nikt nie przepisuje liczb. Jeżeli twój warsztat ma siedzibę w Polsce, w Hiszpanii, we Włoszech lub w Turcji, nie wystawiamy faktur: z pozycji powstaje wtedy wersja robocza faktury, którą ręcznie przenosisz do systemu wymaganego w twoim kraju — w Polsce do KSeF, do którego faktur nie wysyłamy. To samo dotyczy warsztatu z siedzibą w innym kraju, którego prawo wiąże fakturę z systemem wskazanym przez państwo — w niektórych krajach tylko faktury dla firm lub podmiotów publicznych. Czy twój kraj jest jednym z tych krajów, pokazuje Profil fakturowania.
Robocizna zapisana na karcie zlecenia staje się pozycją faktury według twojej stawki godzinowej. Usługi ryczałtowe pozostają ryczałtem.
Obowiązkowe dane, ciągła numeracja i plik XML w europejskim formacie EN 16931 — przechowywane w sposób niezmienialny. Faktur do KSeF nie wysyłamy, więc w Polsce powstaje tu tylko wersja robocza faktury, a samą fakturę wystawiasz w KSeF.
Kosztorys (nie dla warsztatu z siedzibą w Portugalii) i faktura powstają z tych samych pozycji; w Polsce powstaje z nich tylko wersja robocza faktury. Gdy jest drożej, widać, która pozycja się zmieniła.
To, co klienci rozpoczynają online, trafia tam, gdzie pracuje Twój zespół: do zlecenia, kalendarza, magazynu i kontroli jakości.
Pojazd, klient, prace, zapotrzebowanie na części, kosztorys, rejestracja czasu, kontrola jakości i faktura pozostają połączone w jednym zleceniu.
Strona, hala, magazyn i zespół zazębiają się — zamiast pięciu osobnych programów. Dokładny zakres zobaczysz w cenniku.
Zlecenie, czas pracy, usterki i kontrola jakości w jednym miejscu — od przyjęcia po zamknięcie.
Jeżeli w 2026 roku szukasz w Polsce programu do fakturowania, pierwsze pytanie brzmi „czy to wysyła do KSeF”. Odpowiadamy na nie tutaj, a nie na podstronie.
Faktur do KSeF nie wysyłamy, a w Polsce to rozstrzyga sprawę: fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF (art. 106na ust. 1 ustawy o VAT). Dlatego warsztat z siedzibą w Polsce nie wystawi u nas faktury. Ze zlecenia powstaje wersja robocza — pozycje, stawki, kwoty i podgląd PDF — a samą fakturę wystawiasz w KSeF. Nie wystawiamy też faktur, które wolno jeszcze wystawić poza KSeF: faktury dla osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej (art. 106ga ust. 2 pkt 4) ani, do 31 grudnia 2026 r., faktur z miesięcy, w których sprzedaż udokumentowana tak wystawionymi fakturami nie przekracza łącznie 10 000 zł brutto (art. 145m).
Tam, gdzie faktura może zostać wystawiona w tym programie, na przykład w Niemczech, powstaje ze zlecenia z ciągłą numeracją i blokadą zmian po wystawieniu, jako PDF i jako plik XML w europejskim formacie EN 16931. Ten format jest standardem zamówień publicznych i transakcji transgranicznych w Unii — nie jest formatem, którego wymaga KSeF. KSeF ma własny, krajowy schemat FA i jest osobnym obowiązkiem.
Żeby nie było wątpliwości także co do drugiej strony: pliku EN 16931 nie da się „przełączyć” na fakturę KSeF. To nie jest ustawienie, którego nie włączyliśmy. Schemat KSeF importuje wyłącznie polską bibliotekę typów Ministerstwa Finansów, a w całej specyfikacji API KSeF nie ma ani jednego odwołania do EN 16931, UBL czy CII.
Co z tego wynika praktycznie: wystawianie w KSeF i odbiór z KSeF zostają tam, gdzie prowadzisz księgowość — w bezpłatnej aplikacji Ministerstwa Finansów albo w programie księgowym. Nasza część kończy się w Polsce na wersji roboczej: jej pozycje powstają ze zlecenia, ale do KSeF przenosisz je ręcznie. Terminy, progi i to, co trzeba zrobić, rozpisaliśmy osobno.
U nas kosztorys (nie dla warsztatu z siedzibą w Portugalii) i faktura — w Polsce jej wersja robocza — powstają z tych samych pozycji. Kiedy robi się drożej, widać, która pozycja się zmieniła — bo nie ma dwóch list, tylko jedna, w dwóch stanach.
To rozwiązuje jedną połowę problemu: zgodność liczb. Nie rozwiązuje drugiej, której polski rynek od kosztorysu oczekuje — zatwierdzenia przez klienta przed rozpoczęciem pracy.
W polskiej kategorii „elektroniczna karta zleceń” kosztorys jest środkowym z trzech kroków: protokół przyjęcia, kosztorys, protokół wydania. Każdy z nich czeka w statusie pomarańczowym, dopóki klient nie potwierdzi — kodem SMS, podpisem palcem na tablecie, kliknięciem w link albo na papierze — i dopiero wtedy robi się zielony. Zmiana zakresu uruchamia potwierdzenie od nowa. Sens jest dowodowy: kiedy klient kwestionuje rachunek, warsztat ma jego zgodę na piśmie, z datą.
Tej funkcji dziś nie mamy. Kosztorys u nas wyślesz i wydrukujesz, ale zgoda wraca do ciebie tak, jak wracała wcześniej — telefonem, mailem albo podpisem na wydruku. Jeżeli szukasz programu właśnie z tego powodu, jest to pierwsze pytanie, jakie warto zadać każdemu dostawcy. Nam też.
Powód, dla którego szuka się warsztatowego programu do fakturowania, a nie dowolnego, jest jeden i jest nudny: żeby nie przepisywać.
Ta sama liczba przechodzi dziś w wielu warsztatach przez trzy miejsca — kartkę na desce rozdzielczej, zeszyt albo arkusz, na koniec program do faktur. Każde przepisanie jest okazją do przestawienia cyfry, a przestawienie widać najwcześniej u klienta.
U nas droga jest jedna. Robocizna zapisana na karcie zlecenia zamienia się w pozycję faktury według twojej stawki godzinowej; usługi ryczałtowe zostają ryczałtem. Części zdjęte z magazynu przy montażu trafiają na tę samą fakturę, z tego samego zlecenia. Między zleceniem a fakturą nic nie wpisujesz drugi raz. Wyjątkiem jest warsztat z siedzibą w Polsce, w Hiszpanii, we Włoszech lub w Turcji: tam nie wystawiamy faktur, więc ze zlecenia powstaje wersja robocza faktury, którą przenosi się ręcznie do systemu wymaganego w danym kraju — w Polsce do KSeF, do którego faktur nie wysyłamy. To samo dotyczy warsztatu z siedzibą w innym kraju, którego prawo wiąże fakturę z systemem wskazanym przez państwo — w niektórych krajach tylko faktury dla firm lub podmiotów publicznych. Czy twój kraj jest jednym z tych krajów, pokazuje Profil fakturowania.
Warunkiem jest jedna liczba, którą trzeba mieć policzoną, a nie zgadniętą: stawka roboczogodziny. Jeżeli twoja pochodzi z porównania z sąsiadem, przelicz ją — mamy na to bezpłatny kalkulator, dostępny bez rejestracji, który przechodzi całą drogę od dni roboczych przez godziny produktywne i koszty aż do narzutu.
Tam, gdzie faktura może zostać wystawiona w tym programie, po wystawieniu jest zamknięta. Poprawka nie nadpisuje oryginału — powstaje faktura korygująca z własnym numerem, a pierwotny dokument zostaje taki, jaki był. To nie jest surowość dla surowości: dokument, który da się po cichu zmienić, nie jest dowodem niczego.
Ciągła numeracja ma w polskich realiach dodatkowy, bardzo twardy powód. KSeF rozpoznaje duplikaty po danych biznesowych — NIP, rodzaj faktury i numer — a nie po sumie kontrolnej pliku. Powtórzony numer nie kończy się ostrzeżeniem, tylko odrzuceniem.
Dotyczy to ciebie, choć numer nie powstaje u nas. Warsztat z siedzibą w Polsce nie wystawi u nas faktury, więc wersja robocza nie dostaje numeru: numer nadaje program, w którym wystawiasz fakturę w KSeF, i tam wystawiasz też fakturę korygującą. Druga numeracja, prowadzona równolegle gdzie indziej, to najprostszy sposób, żeby zderzenie nastąpiło w najgorszym możliwym momencie, czyli przy korekcie.
Wniosek praktyczny mieści się w jednym zdaniu: jeden zakres numerów i jedno miejsce, w którym powstaje. W Polsce jest nim program, z którego wystawiasz w KSeF — ustal z księgowością, który to program, zanim wystawisz pierwszą fakturę.
W Polsce faktura nie powstaje u nas, tylko w programie, z którego wystawiasz ją w KSeF. Tam system nadaje jej numer KSeF, a wystawcy zwraca UPO — urzędowe poświadczenie odbioru, które trzeba pobrać i przechować.
Obie te rzeczy powstają poza naszym systemem. A potrzebne są wtedy, gdy przychodzi rozliczanie płatności i monitowanie: żeby wiedzieć, która faktura naprawdę weszła do systemu, i żeby móc się na nią powołać. Dlatego w Polsce płatności rozliczasz tam, gdzie faktura została wystawiona — w księgowości albo w aplikacji, z której wystawiasz. U nas nie ma faktury, którą dałoby się oznaczyć jako opłaconą; zostaje wersja robocza, praca, części i historia pojazdu.
Nazywamy to wprost, bo jest to cena naszego rozwiązania: dane faktury wpisywane dwa razy — u nas powstają ze zlecenia, w KSeF wystawiasz je jeszcze raz. Kto tej ceny płacić nie chce, powinien porównać nas z dostawcą wysyłającym do KSeF ze swojego programu i wybrać jego.
Więcej o fakturach
Rozwiń temat, który Cię interesuje.
Sprzedaż przy ladzie ma w przepisach o KSeF własny wyjątek i leży on niżej, niż wielu zakłada.
Paragony z NIP nabywcy do 450 zł, uznawane za fakturę uproszczoną, są wyłączone z KSeF do 31 grudnia 2026 roku. Co równie ważne, nie liczą się też do limitu 10 000 zł, od którego zależy, czy najmniejsi przedsiębiorcy wystawiają w KSeF już teraz, czy dopiero od 1 stycznia 2027.
Obie te kwoty to progi ustawowe, a nie ceny czegokolwiek — zmienia je wyłącznie zmiana przepisu. Źródłem jest tu Ministerstwo Finansów (ksef.podatki.gov.pl), stan sprawdzony w sierpniu 2026. Jeżeli czytasz to później, jest to jedno z niewielu miejsc na tej stronie, które warto sprawdzić u źródła, zanim się na nim oprzesz.
Uczciwa granica po naszej stronie: kasy fiskalnej nie prowadzimy. Nie prowadzimy ewidencji sprzedaży przy ladzie, nie drukujemy paragonu i nie zastępujemy urządzenia fiskalnego. Ta reguła stoi tu jako stan prawny, który wpływa na twoje liczby — nie jako nasza funkcja.
Co robimy: żarówka, wycieraczka czy dolewka płynu sprzedane przy ladzie powstają u nas jako zwykła pozycja zlecenia. Warsztat z siedzibą w Polsce nie wystawi u nas faktury, więc z tej pozycji powstaje wersja robocza, a fakturę wystawiasz poza naszym programem. Rozstrzygnięcie, czy w danym przypadku wystarczy paragon, należy do twojej księgowości — i jest to dokładnie ta rozmowa, którą warto odbyć przed końcem 2026 roku, bo wyjątek jest terminowy.
Spór o naprawę rzadko zaczyna się w tygodniu, w którym auto wyjechało z hali. Zaczyna się po kilkunastu miesiącach, tym samym objawem i pytaniem, co dokładnie zostało wtedy zrobione i co w tym aucie siedzi.
Rozstrzygają dokumenty, nie pamięć. Po naszej stronie zostaje to, co powstało w trakcie pracy: zlecenie z zakresem, zapisany czas, części zdjęte z magazynu razem z numerem katalogowym i wersja robocza faktury — samą fakturę warsztat z siedzibą w Polsce wystawia w KSeF, więc tam jej szukasz. Wszystko to wisi przy pojeździe, a nie w segregatorze według dat — klient wraca z tym samym autem, więc otwierasz historię tego auta.
Druga strona reklamacji bywa droższa i częściej umyka. Gwarancję na część zgłasza się dostawcy, a dostawca chce faktury zakupu. Od 1 lutego 2026 faktury zakupowe przychodzą przez KSeF i ktoś musi po nie sięgnąć — to jest zadanie organizacyjne, nie techniczne. Część, do której nie da się odnaleźć faktury zakupu, jest częścią zapłaconą dwa razy: raz dostawcy, raz klientowi z własnej kieszeni.
Czego tu nie znajdziesz: terminów gwarancji i rękojmi ani tego, co w konkretnym sporze rozstrzyga polskie prawo. Nie sprawdziliśmy tego i nie zamierzamy zgadywać — to pytanie do prawnika albo do księgowości. Znajdziesz za to granicę po naszej stronie: zgody klienta na kosztorys nie zbieramy podpisem ani kodem SMS, więc dowód akceptacji zakresu prac powstaje tam, gdzie powstawał do tej pory.
W Niemczech stawka roboczogodziny jest wewnętrzną liczbą kalkulacyjną. W Polsce jest pozycją negocjacyjną wobec ubezpieczycieli przy likwidacji szkód — i dlatego dorobiła się osobnej instytucji.
Polska Izba Motoryzacji prowadzi „Kalkulator kosztu RBG”, zbudowany wspólnie z Vector Polska i BUH Consulting, i wydaje na jego podstawie certyfikat potwierdzający rzetelnie wyliczony koszt roboczogodziny. Cel podaje sama Izba: pozycja warsztatu w rozmowie z ubezpieczycielem.
Skala, na której toczy się ta rozmowa, wygląda tak — badanie MotoFocus na 757 przedstawicielach warsztatów, opublikowane 24 lipca 2024 roku: w małych miastach niecałe 150 zł za godzinę, w dużych blisko 40 procent warsztatów wycenia roboczogodzinę powyżej 200 zł. Duże warsztaty przekraczają 200 zł ponad dwa razy częściej niż małe. Najwyższe kwoty deklaruje zachód i centrum kraju, wyraźnie niższe południe i wschód.
Nasz kalkulator jest bezpłatny, działa bez rejestracji i pokazuje całą drogę do liczby: godziny produktywne, koszty, narzut. Certyfikatu Izby nie zastępuje — pokazuje wyliczenie i to, w którym miejscu jedno założenie decyduje o wyniku.
Skoro nie u nas, to gdzie. Drogi są trzy i wszystkie trzy są tanie albo darmowe — to najlepiej ukryta wiadomość tego rynku.
Warto przy okazji rozbroić liczbę, która krąży po rynku jako „miesięczny koszt KSeF”. Pochodzi ona z cennika dużego systemu ERP, w którym opłata za konektor rośnie wraz z liczbą dokumentów rocznie — a wolumeny, przy których osiąga tę wysokość, idą w dziesiątki tysięcy dokumentów. Warsztat z kilkuset fakturami rocznie stoi na najniższym szczeblu takiej skali, a u dostawcy chmurowego dla małych firm nie płaci za KSeF osobno w ogóle. Zanim więc krążąca kwota stanie się twoją, zadaj dwa pytania: czy KSeF jest w rdzeniu, czy jako moduł — oraz czy opłata zależy od liczby dokumentów.
Dlatego nasza granica nie jest dla ciebie kosztem rzędu kilkuset złotych. Jest kosztem podwójnego wpisania — i to jest jedyna rzecz, którą trzeba tu policzyć.
Tam, gdzie faktura może zostać wystawiona w tym programie, po wystawieniu jest zamknięta: nie da się jej po cichu zmienić, a poprawka powstaje jako faktura korygująca z własnym numerem. Warsztat z siedzibą w Polsce nie wystawi u nas faktury, więc jego część u nas jest jeszcze mniejsza: wersja robocza i zlecenie, z którego powstała. Mówimy o tym dokładnie tyle, ile jest.
W Polsce fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF (art. 106na ust. 1 ustawy o VAT), a nie w programie, który ją napisał. System nadaje jej numer KSeF i zwraca UPO — urzędowe poświadczenie odbioru, które trzeba pobrać i przechować. To UPO, a nie wydruk ani PDF, jest dowodem, że dokument w systemie jest.
Ponieważ faktur do KSeF nie wysyłamy, ani faktura, ani numer KSeF, ani UPO nie powstają u nas. U nas zostaje wersja robocza, jej pozycje, zlecenie, z którego wyszły, i historia pojazdu — czyli to, czego potrzebujesz, gdy klient wraca po dwóch latach z tym samym autem i tym samym pytaniem.
Czego tu celowo nie znajdziesz: okresów przechowywania i przepisów o archiwizacji. Rozstrzyga o nich twoja księgowość, a my nie zamierzamy podawać liczb, których nie sprawdziliśmy. Pytanie, które warto zadać jej raz i zapisać sobie odpowiedź, brzmi: gdzie leży egzemplarz, na który powołamy się przy kontroli — i kto po niego sięga?
Tak, chyba że Twój warsztat ma siedzibę w Polsce, w Hiszpanii, we Włoszech, w Turcji lub w innym kraju, którego prawo wiąże fakturę z systemem wskazanym przez państwo. Faktury powstają bezpośrednio ze zlecenia — z ciągłą numeracją, z blokadą zmian, jako PDF i na życzenie jako plik XML w europejskim formacie EN 16931. Warsztat z siedzibą w Polsce, w Hiszpanii, we Włoszech lub w Turcji nie wystawi tu faktury, tylko jej wersję roboczą: w Polsce faktury wystawia się w KSeF (art. 106ga ustawy o VAT), do którego faktur nie wysyłamy, a faktur, które wolno jeszcze wystawić poza KSeF, też tu nie wystawisz; w Hiszpanii do czasu, aż będzie gotowy nasz moduł Verifactu; we Włoszech faktura między stronami, które mają tam siedzibę, miejsce zamieszkania lub stałe miejsce prowadzenia działalności, jest fakturą elektroniczną wystawianą za pośrednictwem SdI; w Turcji wystawia się ją przez portal GİB, integratora z licencją GİB (özel entegratör) albo system dopuszczony przez GİB do bezpośredniej integracji. To samo dotyczy warsztatu z siedzibą w innym kraju, którego prawo wiąże fakturę z systemem wskazanym przez państwo — w niektórych krajach tylko faktury dla firm lub podmiotów publicznych. Czy Twój kraj jest jednym z tych krajów, pokazuje Profil fakturowania.
Sprawa, kontakt i dane pojazdu mogą przejść dalej do przyjęcia, kalendarza i zlecenia — bez przepisywania do drugiego programu.
14 dni bezpłatnie, bez danych płatniczych. Zarejestruj się i samodzielnie skonfiguruj warsztat.
