Garagesoftware vergelijken
Deze pagina is van een leverancier — van het Werkstattsystem. Daarom staat hier niet wie ‘de beste’ garagesoftware heeft, maar waaraan je de pakketten uit elkaar houdt en op welke punten wij zelf niet de juiste keuze zijn.
De meeste vergelijkingen op internet zetten functielijstjes naast elkaar. In de praktijk beslissen vijf vragen, en drie daarvan merk je pas als het contract al loopt.
vanaf € 29 per maand voor het hele bedrijf
De vijf vragen die het echt beslissen
Betaal je per bedrijf of per gebruiker?
Dit is het verschil dat over een paar jaar het meeste uitmaakt. Wordt er per gebruiker gerekend, dan kost elke monteur die iets moet kunnen invoeren extra — en dan straft het pakket precies de groei waarvoor je het aanschaft. Reken daarom niet met de instapprijs maar met de bezetting die je over drie jaar hebt. Let ook op de tweede teller: sommige pakketten staffelen niet alleen op gebruikers maar ook op het aantal klanten in je bestand, en dat aantal loopt vanzelf op zonder dat je iets doet.
Haalt het systeem het kenteken op, of typ je over?
In Nederland is dit de eerste vraag, niet de vierde. Het RDW-register is openbaar en gratis: merk, handelsbenaming, datum eerste toelating en de vervaldatum van de APK staan erin, en een pakket dat dat ophaalt scheelt bij elke werkorder overtypen én typefouten. Vrijwel elke Nederlandse aanbieder laat dit als eerste zien, en terecht. Behandel het daarom als instapeis en niet als pluspunt — en vraag door, want dáár lopen de pakketten wel uiteen: haalt het systeem alleen het kenteken op, of ook de APK-vervaldatum? Waarschuwt het je vóórdat die verloopt? En gaat die herinnering naar de klant mét een link om meteen een afspraak te maken, of alleen naar jou?
Levert het klanten op, of beheert het ze alleen?
Bijna elke garagesoftware kan werkorders en facturen. Het verschil zit in wat er vóór de werkorder gebeurt: een eigen website, online een afspraak kunnen maken, en herinneringen die de auto terugbrengen. In een markt van eenmanszaken en kleine ploegen is ‘het brengt klanten terug’ een sterker argument dan ‘het scheelt administratie’ — en dit is het punt waarop de rekening het verst uiteenloopt, want wie website en boekingsmodule los inkoopt betaalt ze los en onderhoudt daarna twee systemen die niets van elkaar weten.
Praat het met je boekhouder?
Nederlandse ondernemers voeren hun boekhouding zelden in hun branchesoftware; ze doen dat in een online boekhoudprogramma, of hun boekhouder doet het daar voor hen. Die boekhouder is vaak de eigenlijke aanleiding om over te stappen. Vraag hem dus wélke route hij wil hebben vóórdat je kiest — hij verwerkt de bestanden, jij niet. En vraag de leverancier van wie het contract voor die koppeling is en wie het merkt als de andere kant zijn formaat wijzigt. Belangrijker dan de koppeling zelf is trouwens dat de factuur uit de werkorder ontstaat en niet ernaast: een koppeling vervoert wat er is, ze repareert geen bedrag dat twee keer is ingetypt.
Hoe kom je er weer uit?
De weg naar binnen wordt verkocht, de weg naar buiten zelden. Laat je laten zien in welk formaat je klanten, voertuigen en facturen exporteert, en hoe lang je er na opzegging nog bij kunt. Je administratie moet in Nederland zeven jaar bewaard en controleerbaar blijven — dat ben je de Belastingdienst verschuldigd, niet je softwareleverancier. Vraag het bij de kennismaking, niet bij de opzegging.
Drie bouwvormen, drie rekeningen
Garagesoftware in Nederland komt in drie bouwvormen. De namen verschillen per aanbieder, de rekening erachter is verrassend goed te voorspellen.
| Criterium | Het Werkstattsystem | Lokaal pakket | Cloudpakket |
|---|---|---|---|
| Prijs | Vast maandbedrag per bedrijf, maandelijks of per jaar | Maandbedrag plus eenmalige aanmeld- of installatiekosten | Per maand, vaak gestaffeld op gebruikers of klantaantal |
| Extra medewerker | Per tarief geteld, niet per gebruiker afgerekend | Extra werkplek, meestal een extra licentie | Extra gebruikersprijs of een tarief hoger |
| Website & online afspraak | Inbegrepen, met klantportaal | In de regel niet inbegrepen | Deels als losse module |
| Kenteken & APK | Ja — ophalen bij het kenteken, met APK-herinnering | Meestal aanwezig | Vrijwel altijd aanwezig |
| Waar het draait | Duitse datacenters, in de browser | Op een eigen computer in het bedrijf | Bij de leverancier |
De kolommen beschrijven bouwvormen, geen bepaalde producten, en er staat met opzet geen enkel bedrag van een ander in: buitenlandse of verouderde tarieven maken een vergelijking slechter in plaats van beter. Eén ding valt in deze tabel op en dat hoort zo — in de rij Kenteken & APK staan wij er slechter voor dan allebei de andere bouwvormen. Verderop staat waarom, en wanneer je ons daarom beter niet moet kiezen.
Waar het Werkstattsystem niet past
Drie gevallen waarin je bij een ander beter af bent. Ze staan hier omdat een vergelijkingspagina zonder dit blok alleen een reclamepagina met een tabel is.
Je wilt de keuring bij ons ook afmelden
Dat kan niet. Het kenteken opzoeken en de APK-datum bewaken doen wij wél — dat loopt over openbare gegevens die iedereen mag gebruiken. Het afmelden van een uitgevoerde keuring loopt daar niet over: dat gaat via een erkende provider of via het portaal van de instantie, en zo'n aansluiting hebben wij niet. In de praktijk verandert dat weinig, want elk APK-erkend bedrijf heeft die provider al — je meldt af waar je vandaag afmeldt. Maar wie één systeem wil waarin ook dát zit, moet verder kijken. En nee, we noemen geen datum waarop het er wél is: een datum is een belofte, geen functie.
Je wilt een directe koppeling met je boekhoudprogramma
Een rechtstreekse koppeling met de gangbare online boekhoudprogramma's hebben wij niet. Wat uit het systeem komt is de pdf en een gestructureerde factuur volgens EN 16931 — een machineleesbaar bestand in plaats van een plaatje. Werkt jouw boekhouder alleen met een directe koppeling, dan is dat een reden om iets anders te kiezen; vraag het hem vóórdat je beslist, niet erna.
Je verkoopt ook auto's
Werkplaats en autohandel zijn in Nederland vaak hetzelfde bedrijf, en daar zijn de meeste pakketten hier op gebouwd: voorraadbeheer van occasions, plaatsing op verkoopplatforms, tenaamstelling. Wij doen dat niet. Het Werkstattsystem is gebouwd voor het werkplaatsdeel — orders, planning, facturen, klanten en de website eromheen. Draait de helft van je omzet op in- en verkoop, dan koop je bij ons het verkeerde stuk.
Veelgestelde vragen bij het vergelijken
Wat kost garagesoftware in Nederland?
De prijzen die aanbieders zelf publiceren lopen grofweg van rond de vijftien tot rond de zeventig euro per maand; daarnaast is er een groep die helemaal geen prijs op de website zet en met een offerte werkt. Dat getal alleen zegt weinig. Wat het uitmaakt is of er per bedrijf of per gebruiker wordt gerekend, of website en online afspraak erin zitten of erbij komen, en of er eenmalige aanmeld- of installatiekosten zijn. Reken daarom niet de maandprijs maar de jaarrekening bij de bezetting die je echt hebt.
Heb ik als eenmanszaak eigenlijk wel software nodig?
Voor de facturen ja, zodra je ze controleerbaar wilt bewaren — je administratie moet zeven jaar terug te vinden en te controleren zijn, en dat halen papier en een spreadsheet in de praktijk niet. Voor planning en voorraad hangt het aan je omvang: een eenmanszaak komt zonder brugplanning prima rond, zonder nette factuur niet. Het punt waarop het bij kleine bedrijven meestal kantelt is niet de administratie maar de agenda: zodra klanten zelf online een afspraak kunnen maken, verdwijnt het heen-en-weer bellen.
Hoe lang duurt overstappen?
Het technische deel is op een dag klaar als je klant- en voertuiggegevens als CSV hebt. Wat langer duurt is de gewenning: reken op twee tot vier weken voordat iedereen het nieuwe systeem sneller bedient dan het oude. Begin met de lopende maand en laat de historie in het oude pakket staan in plaats van zeven jaar te willen migreren — je bewaarplicht rust op je administratie, niet op je nieuwe leverancier.
Moet ik in Nederland al elektronisch factureren?
Tussen bedrijven niet. Er is geen Nederlandse B2B-plicht; e-factureren mag en vereist zelfs dat je afnemer ermee akkoord gaat. Wél verplicht is de overheidskant: publieke instanties moeten sinds 1 november 2019 e-facturen kunnen ontvangen, en wie aan de Rijksoverheid levert moet er een sturen — een pdf geldt daarbij niet als e-factuur. Voor een werkplaats hangt dat dus aan één klantsoort, bijvoorbeeld een gemeentelijk wagenpark. Er ligt daarnaast een advies aan het Ministerie van Financiën om vanaf 2030 een binnenlandse plicht in te voeren, maar dat is een advies met een datum en geen wet met een datum. Wie je vandaag een verplichting verkoopt die er niet is, verkoopt je iets anders ook niet eerlijk.
Klaar met vergelijken? Kijk dan waar dit voor staat.
Eén prijs per bedrijf, website en online afspraak in het tarief, en facturen die uit de werkorder ontstaan in plaats van ernaast.