Uurtarief berekenen

Hoe er gerekend wordt

De calculator loopt dezelfde drie stappen die een bedrijfseconomische analyse loopt.

1. Productieve uren. Van de werkdagen van het jaar gaan feestdagen, vakantie en ziekte af; wat overblijft is aanwezigheid. Daarvan is maar een deel declarabel — omstellen, inkopen, schoonmaken, opleiding en wachten zijn werk, maar geen arbeidseenheden. Dat deel is de productiviteit, en die ligt bij universele bedrijven doorgaans tussen 70 en 85 procent.
2. Kosten. Personeelskosten zijn brutoloon plus werkgeversdeel en vakantiegeld — hier als één percentage weergegeven. Daar bovenop komt de overhead van het bedrijf, die er is of er nu een brug bezet is of niet.
3. Opslag. Het kostendekkende tarief houdt het bedrijf op nul. Winst en risico moeten daar bovenop, anders financiert geen enkel jaar de investering van het volgende.

Rekenvoorbeeld: het uurtarief van een kleine garage

Neem de garage waarmee de calculator hierboven start: 3 productieve monteurs, gerekend met de startwaarden van het voorgeselecteerde land (Nederland). Die waarden komen uit gepubliceerde landgegevens en zijn een vertrekpunt, geen voorschrift. De drie stappen hieronder volgen precies de weg van de calculator, met alle cijfers erbij.

1. Productieve uren. Van 261 werkdagen per jaar gaan 8 feestdagen, 24 vakantiedagen en 10 ziektedagen af: 219 aanwezigheidsdagen. Maal 7,6 uur per dag is dat 1.664,4 aanwezige uren per monteur. Alleen het productieve deel van 74 procent is factureerbaar, en de garage heeft 3 productieve monteurs — blijft 3.695,0 factureerbare uren per jaar.
2. Kosten. € 3.100 bruto per maand is € 37.200 per jaar; met 25 procent werkgeverslasten kost een monteur € 46.500 en alle 3 samen € 139.500. Daar komt € 66.000 aan vaste kosten bij — samen € 205.500. Gedeeld door de 3.695,0 productieve uren is dat € 55,62 per uur: het kostendekkende tarief.
3. Opslag. Kostendekkend betekent dat het bedrijf op nul uitkomt. 12 procent voor winst en risico maakt van € 205.500 aan kosten een jaardoel van € 230.160; verdeeld over dezelfde 3.695,0 uren is dat € 62,29 netto per uur. De btw komt er pas op de factuur bij — in de calculatie hoort die niet thuis.

Het gevoeligste getal is het productieve aandeel, want dat staat in de noemer. Reken dezelfde garage door met 84 in plaats van 74 procent en het kostendekkende tarief zakt van € 55,62 naar € 49,00 — er is geen cent aan kosten verdwenen, alleen een aanname is optimistischer geworden. Zo ontstaan tarieven die in januari plausibel lijken en in december in het resultaat ontbreken.

Waar het tarief meestal op strandt

Vrijwel nooit op de formule. Drie plekken leveren verreweg de meeste te lage tarieven op:

• De productiviteit wordt te hoog ingeschat. Wie met 95 procent rekent, rekent met een monteur die nooit pauze neemt en nooit op een onderdeel wacht. Elk procentpunt te veel verlaagt het tarief en wordt over het jaar een verlies.
• De overhead is onvolledig. Huur en stroom bedenkt iedereen. Gereedschapsslijtage, abonnementen op diagnoseapparatuur, opleiding, ongevallenverzekering, afvalverwerking, softwarelicenties en de afschrijving op de brug zelden allemaal.
• De winstopslag ontbreekt helemaal. Een kostendekkend tarief is geen prijs, het is de ondergrens.

Het tarief begrijpen, niet alleen uitrekenen

De calculator hierboven levert een getal. Of het standhoudt, hangt af van de waarden die je invult — en die staan allemaal in je eigen administratie, niet in een vuistregel. De secties hieronder lopen ze op volgorde langs: waar de productieve uren vandaan komen, wat een medewerker werkelijk kost, wat er in de overheadkosten thuishoort, waarom kostendekking nog geen prijs is — en wat je met het resultaat doet als het je verrast.

Productieve uren: van aanwezigheid naar een factureerbaar uur

De berekening begint niet bij de uren die je betaalt, maar bij de uren die je in rekening kunt brengen. Van het kalenderjaar gaan eerst weekenden en feestdagen af, daarna vakantie, ziekte en opleidingsdagen. Wat overblijft is aanwezigheid — en die is nog niet factureerbaar.

Tussen aanwezigheid en een factuurregel zit alles wat een werkplaatsdag verder vraagt: orderaanname, onderdelen bestellen en ophalen, auto's verplaatsen, omstellen en opruimen, herstelwerk op eigen kosten, wachten op akkoord. Dat aandeel is de productiviteitsgraad, en je hoeft hem niet te schatten: deel de vorig jaar gefactureerde uren door de betaalde aanwezigheidsuren van je productieve medewerkers. Je urenregistratie kent beide getallen.

Rekenvoorbeeld met ronde getallen, geen branchecijfers: blijven er na vakantie en ziekte 1.600 aanwezigheidsuren over en is daarvan driekwart factureerbaar, dan reken je met 1.200 uur — niet met 1.600. Het verschil slaat volledig door in het tarief, want het staat in de noemer.

Loon en werkgeverslasten: wat een monteursuur werkelijk kost

Het brutoloon is het kleinere deel van wat een uur vakwerk kost. Daar komen de premies werknemersverzekeringen bij, de werkgeversheffing Zvw, de gedifferentieerde Whk-premie en alles wat je vrijwillig of via de cao betaalt: vakantiegeld, pensioenpremie, toeslagen, bedrijfskleding, reiskostenvergoeding.

In de calculator zit dat allemaal in de opslag op het brutoloon. De vooringestelde waarde is een startwaarde voor jouw land; die van jou haal je uit de loonjournaalpost, door de totale werkgeverslast van een jaar te delen door de brutoloonsom van datzelfde jaar.

Belangrijker dan het cijfer achter de komma is wie je meetelt. In deze berekening horen alleen de productieve medewerkers thuis — degenen wier uren hierboven in de noemer staan. Serviceadvies, kantoor, magazijn en je eigen administratietijd zijn echte kosten, maar ze leveren geen factureerbare uren op. Ze horen bij de overheadkosten, anders tel je mensen mee van wie de tijd nooit op een factuur belandt.

Overheadkosten: alles wat doorloopt als er niemand sleutelt

Overheadkosten zijn de kosten die ook vallen als er geen brug bezet is. De betrouwbaarste bron daarvoor is niet je geheugen maar een volledig boekjaar — neem het jaartotaal, niet één maand maal twaalf.

• Huur of pacht, en bij een eigen pand een rekenkundige huur
• Energie, water, verwarming, perslucht
• Afschrijving en periodieke keuring van bruggen, machines en werkplaatsinrichting
• Gereedschap, speciaalgereedschap, slijtage en vervanging
• Diagnoseapparatuur, softwarelicenties, fabrikantenportalen, database-abonnementen
• Verzekeringen: aansprakelijkheid, inventaris, elektronica, rechtsbijstand
• Afvoer van afgewerkte olie, banden, filters en gevaarlijke stoffen
• Opleiding, certificering, kwalificatie voor hoogvoltwerk
• Administratie, accountant, bankkosten, contributies, marketing
• Lonen van de niet-productieve medewerkers
• Bedrijfsauto's, haal- en brengservice, vervangend vervoer

Twee fouten komen verreweg het vaakst voor: posten waar niemand aan denkt omdat ze maar één keer per jaar worden afgeschreven — en posten die er dubbel in staan omdat de werkgeverslasten al in de loonopslag hierboven zaten. Loop het rekeningschema één keer helemaal door in plaats van de lijst uit je hoofd op te bouwen.

Winst: kostendekking is nog geen prijs

Het kostendekkende tarief is de ondergrens waarop je bedrijf op nul uitkomt — in de veronderstelling dat alles loopt zoals gepland. Precies dat gebeurt nooit. De opslag is daarom geen toeslag op een afgeronde prijs, maar het deel van de calculatie dat de afwijking betaalt.

Daaruit komen: de volgende brug en de volgende diagnosetester, herstelwerk en coulance, oninbare vorderingen, maanden met weinig bezetting, rente over vastgelegd kapitaal, reserveringen en belasting. Run je een eenmanszaak, dan hoort je eigen ondernemersloon hier ook thuis — tenzij je het al in de overheadkosten hebt opgenomen. Het telt precies één keer mee.

En het is het eerste dat verdwijnt: elke korting, elk niet gefactureerd halfuur en elke coulancereparatie gaat van de opslag af, nooit van de kosten. Een tarief zonder opslag heeft daarom geen buffer maar een gat — het wordt alleen pas zichtbaar in het jaarresultaat.

Eén tarief volstaat zelden: mechanisch, carrosserie, diagnose, banden

Eén tarief voor het hele bedrijf gaat ervan uit dat elk werkuur dezelfde kosten veroorzaakt. Dat doet het niet — werkplekken leggen verschillend veel kapitaal vast en vragen verschillende kwalificaties.

• Mechanisch werk is meestal de basis, en de structuur waarop deze calculator is ingesteld.
• Carrosserie en lak leggen richtbank, cabine, afzuiging en droging vast, plus milieueisen en materiaalkosten. Calculatiesystemen en verzekeraars vragen deze tarieven doorgaans toch al apart uit, het lakmateriaal meestal nog eens los.
• Diagnose kost apparatuur, licenties, fabrikanttoegang en de persoon die beide kan bedienen — en laat zich slecht naast ander werk draaien.
• Banden werken andersom: lagere kwalificatie, harde seizoenspieken, maar opslag als eigen dienst met een eigen vergoeding.

De weg ernaartoe is dezelfde calculator, meerdere keren uitgevoerd: per afdeling, met de eigen medewerkers, de eigen productieve uren en het deel van de overheadkosten dat erop drukt. Als verdeelsleutel voldoen oppervlakte, waarde van de apparatuur of aantal medewerkers — als je de overheadkosten maar volledig verdeelt en geen post dubbel.

Marktbandbreedte: wanneer je er bewust boven of onder zit

De bandbreedte die de calculator naast je resultaat zet, is een oriëntatie, geen doel. Ze zegt waar je tarief in vergelijking staat — niet waar het hoort.

Bewust erboven zit je als je iets levert dat het verschil verklaart: specialisatie op een merk of een techniek, kwalificatie voor hoogvoltwerk, klassiekers, korte doorlooptijden, haal- en brengservice, vervangend vervoer, verlengde garantie. De reden hoort dan ook naar buiten — in het gesprek, op de website, op de factuur.

Eronder zit je alleen bewust en tijdelijk: bij de start, bij het opbouwen van een klantenkring, bij het vullen van een bekend gat. Blijvend onder je eigen kostendekkende tarief werken is geen prijsstrategie maar een kwestie van tijd.

En vergelijk alleen wat vergelijkbaar is: exclusief btw tegen exclusief btw, en met het oog op welke normtijden achter het uur zitten. Een lager tarief op ruimere normtijden geeft uiteindelijk de duurdere factuur.

Hoe vaak je opnieuw rekent — en hoe een verhoging aankomt

Eén keer per jaar, als de cijfers van het afgesloten boekjaar er zijn — dat is het vaste moment. Daartussen reken je opnieuw als daar aanleiding voor is: na een loonsverhoging of een cao-akkoord, bij een nieuwe huur, bij merkbaar andere energiekosten, na een grotere investering, bij komst of vertrek van productieve medewerkers. De productiviteitsgraad kun je vaker volgen; de urenregistratie levert hem elke maand.

Komt er een verhoging uit, dan helpt een geordend verloop meer dan een goede onderbouwing:

• Leg een datum vast en kondig hem vooraf aan, noem hem niet pas bij het ophalen
• Handel offertes die al buiten liggen af tegen het oude tarief
• Informeer vaste klanten en wagenparken als eerste en persoonlijk
• Controleer wat lopende afspraken over prijswijzigingen zeggen
• Pas prijslijst, website en sjablonen op dezelfde dag aan

Kleine stappen kort na elkaar laten zich makkelijker uitleggen dan één sprong na jaren stilstand. En een tarief dat je hebt afgeleid, verdedig je rustig in het gesprek — je weet waaruit het bestaat.

Veelgestelde vragen over het uurtarief

Meer over Werkstattsystem

• Facturatiesoftware voor autobedrijven
• Tarieven
• Software voor autobedrijven
• Gratis

Het gaat verder waar het tarief geld wordt: de facturatie rekent geregistreerde tijd met dit tarief om naar factuurregels, en hoe die bij de klant aankomen bepaalt de e-factuur. Wat de software zelf kost, staat op de prijzenpagina.