E-facturatie, zonder XML aan te raken

Er is geen B2B-verplichting — en dit is wat er wél op tafel ligt

Beginnen we met wat de meeste leveranciers weglaten: in Nederland bestaat geen verplichting om tussen bedrijven elektronisch te factureren. De Europese Commissie stelt het voor Nederland uitdrukkelijk vast — e-facturatie is in B2B niet verplicht en wordt op vrijwillige basis geaccepteerd. Sterker nog, in B2B is er een voorwaarde de andere kant op: je afnemer moet ermee akkoord gaan dat je digitaal factureert.

Wat wél al plicht is, is de overheidskant. Die staat verderop apart.

Wat eraan komt, met data en zonder dramatiek:

• EY adviseerde het Ministerie van Financiën in een rapport van 23 januari 2026 (gepubliceerd op 10 maart 2026) om een binnenlandse e-facturatieplicht voor alle B2B-transacties in te voeren, en daarmee eerder te beginnen dan Europa vraagt — het voorgestelde streefjaar is 1 januari 2030. Meegeadviseerd: EN 16931 voorschrijven, de syntaxen UBL en CII toestaan, Peppol voorschrijven en er geen nationale kop bovenop zetten. Voor micro-ondernemingen en KOR-ondernemers worden uitzonderingen overwogen. Wetgeving is voorzien tot medio 2028, de internetconsultatie vanaf het vierde kwartaal van 2026.
• De kabinetsreactie van 10 maart 2026 bevat nog geen besluit. Er ligt dus een advies met een datum, geen wet met een datum. Dat verschil is de hele strekking van dit blok.
• Europees gelden vanaf 1 juli 2030 meldplichten voor grensoverschrijdende B2B-transacties (ViDA). Sinds 14 april 2025 mogen lidstaten bovendien zonder toestemming vooraf een nationale plicht invoeren.

Net over de grens is dat laatste al gebeurd: België kent sinds 1 januari 2026 een B2B-plicht, over Peppol BIS Billing 3.0. Opvallend genoeg zónder uitzondering voor kleine ondernemingen — de vrijstellingsregeling is daar uitdrukkelijk géén ontsnapping. Dat raakt in België gevestigde ondernemingen; heb je daar een vestiging, dan valt die eronder.

SI-UBL 2.0 en Peppol — en waarom de Duitse formaten hier het verkeerde antwoord zijn

Wordt er in Nederland een e-factuur gevraagd, dan in een bepaalde vorm. De Nederlandse Peppolautoriteit schrijft voor dat SI-UBL 2.0 (NLCIUS) en Peppol BIS Billing 3.0 de verplichte berichtformaten zijn, en dat elke Nederlandse partij voor SI-UBL 2.0 in de SMP geregistreerd moet staan.

NLCIUS is een CIUS van EN 16931 — een aanscherping van de Europese norm. Wie NLCIUS haalt, haalt daarmee ook de norm; andersom geldt het niet. Dat is geen spitsvondigheid maar precies het punt waarop pakketten uit andere markten stranden.

Twee namen circuleren in Duitstalig materiaal en geen van beide is hier het antwoord:

• XRechnung is een Duitse CIUS. In Nederland is die niet bruikbaar, en het adresseringsnummer dat erbij hoort — de Leitweg-ID — heeft hier geen tegenhanger.
• ZUGFeRD / Factur-X is een hybride pdf met ingebedde XML. Over het Peppol-netwerk reist dat niet. In B2B mag je het gebruiken als je afnemer akkoord gaat, maar niemand hoeft het te verwerken.

En wat in geen enkele variant meetelt: een pdf per e-mail. ‘Een pdf is geen e-factuur’ — dat is de formulering van de overheid zelf, niet onze samenvatting. Het verschil zit in de gegevens, niet in de verzendweg.

Waar wij vandaag staan, zonder omweg: ons systeem maakt een gestructureerde factuur volgens EN 16931 en legt haar onveranderbaar vast. Wat het niet maakt is SI-UBL 2.0, en een aansluiting op een Peppol access point hebben we niet. Voor facturen aan een Nederlandse overheidsopdrachtgever is dat het ontbrekende stuk. Dat schrijven we liever hier op dan dat je het in de proefperiode ontdekt.

Drie misverstanden

• ‘Wij mailen toch allang pdf's.’ Een pdf zonder gestructureerde gegevens is een gewone factuur — digitaal, maar niet elektronisch. Het verschil zit in de gegevens, niet in de verzendweg. Voor de Rijksoverheid is de pdf uitdrukkelijk niet genoeg.
• ‘Het is hier verplicht, net als in Duitsland.’ Dat is het niet. Er bestaat in Nederland geen B2B-plicht, en wie iets anders beweert, verwart het met de overheidsregel uit 2019 of met België. Wat er wél ligt is een advies aan het ministerie met 1 januari 2030 als voorgestelde datum en een consultatie die voor eind 2026 gepland staat.
• ‘Dan wachten we tot 2030.’ Voor de plicht is dat verdedigbaar, voor de praktijk niet. De klanten die als eerste om gestructureerde facturen vragen — wagenparken, leasemaatschappijen, overheidsopdrachtgevers — wachten niet op een wetgevingstraject. En de formaatvraag wordt beslist op het moment dat je software kiest, niet op het moment dat er een wet komt.

Het duurste van de drie is het tweede, maar niet om de reden die je verwacht. Wie denkt dat er een plicht is, koopt op de verkeerde grond: hij vergelijkt pakketten op een formaat in plaats van op de vraag of de factuur überhaupt uit de werkorder ontstaat. Dat is in dit land het echte verschil — en het is de reden dat de facturatiepagina over de factuur zelf gaat en deze over het transport.

Ontvangen: hier hoef je niets — en dat is het scherpste verschil met Duitsland

In Duitsland moet elk binnenlands bedrijf sinds 1 januari 2025 een e-factuur kunnen aannemen. Zonder overgangstermijn, zonder omzetgrens, ook als het zelf nog jaren geen e-factuur hoeft te sturen. In Nederland bestaat die verplichting niet.

Sterker nog, de regel loopt hier de andere kant op: in B2B moet je afnemer ermee akkoord gaan dat er digitaal wordt gefactureerd. Vraagt een leverancier of hij je voortaan een gestructureerde factuur mag sturen, dan is ‘nee’ vandaag een geldig antwoord dat je niets kost. Dat is de reden dat dit blok hier staat en niet als waarschuwing is geschreven.

Toch beweegt de inkoopkant eerder dan de verkoopkant, en dat is geen tegenspraak. Jij bepaalt wanneer jouw facturen veranderen; over de facturen die binnenkomen beslissen je grossier, je bandenleverancier en je leasepartner. De praktische vraag is dus niet of je moet, maar wat je doet zodra de eerste er is.

• Eén vaste plek. Inkomende facturen die op drie mailadressen en in twee portalen binnenkomen, zijn geen formaatprobleem maar een zoekprobleem. Dit is een afspraak, geen aanschaf.
• Eén naam erbij. Wie legt ze weg, en wie merkt het als er een week niets binnenkomt van een leverancier die anders wekelijks factureert?
• Het bestand blijft, niet alleen de afdruk. Wie het ontvangen bestand weggooit en de print bewaart, houdt een weergave over in plaats van het stuk dat hij heeft gekregen. Je administratie moet zeven jaar controleerbaar blijven; dat is de verkeerde kant om op te bezuinigen.

En onze eigen grens, ook hier meteen: ons systeem maakt uitgaande facturen. Een Peppol-aansluiting waarover inkomende facturen binnendruppelen hebben we niet, dus die komen bij jou binnen zoals ze dat vandaag doen — per mail, bij je boekhouding, of in het portaal van de leverancier.

Een afgewezen e-factuur komt niet te laat aan — die komt niet aan

Het grootste verschil met een papieren factuur is niet het formaat maar wat er met een fout gebeurt. Een pdf met een ontbrekend veld wordt betaald en pas later opgemerkt. Een gestructureerde factuur wordt machinaal gecontroleerd en machinaal geweigerd, en niemand belt erover.

Gecontroleerd wordt op drie dingen, en alle drie zijn ze bij een werkplaatsfactuur even vaak de oorzaak:

• De verplichte gegevens. Op papier leest een mens over een ontbrekend leverdatum heen. In een bestand is dat veld leeg of gevuld. Je btw-identificatienummer en je KvK-nummer horen daar allebei bij, net als een totaal dat uit de regels volgt in plaats van ernaast te staan.
• Het formaat. Nederland eist SI-UBL 2.0 of Peppol BIS Billing 3.0. Een bestand dat de Europese norm haalt maar de Nederlandse aanscherping niet, is geen bijna-goede factuur — die wordt afgewezen.
• Het adres. Een e-factuur gaat niet naar een mailadres maar naar een geregistreerde partij; Nederlandse partijen moeten daarvoor in de SMP staan. Klopt dat adres niet, dan is er geen brievenbus die hem weigert — er is helemaal geen brievenbus.

Het gevolg is vervelender dan een klacht. Een geweigerde factuur is niet verstuurd, dus je betaaltermijn begint niet te lopen, en je merkt het pas als je gaat bellen over een bedrag dat al drie weken open zou moeten staan. In een bedrijf waar de factuur uiterlijk de vijftiende van de volgende maand de deur uit moet, kost dat twee keer: de betaling én de termijn.

Wat het kleiner maakt is banaal en gebeurt vóór de eerste factuur, niet erna. Zet de gegevens die de opdrachtgever aanlevert in de klantgegevens en niet in een notitieveld, en stuur de eerste factuur aan een nieuwe overheidsklant met een naam en een telefoonnummer ernaast — bij nummer één is een fout een telefoontje, bij nummer twintig is het een reeks.

Wij maken vandaag geen SI-UBL 2.0 en hebben geen access point. Dit blok beschrijft dus niet wat ons systeem doet, maar wat je aan élke leverancier vraagt die zegt dat hij het wél kan: hoe merk ik dat er een is afgewezen, en wie ziet dat als eerste?

De particuliere klant merkt hier niets van

Het grootste deel van de facturen in een autobedrijf gaat naar een particulier: de klant die zijn auto brengt, ophaalt en betaalt. Alles wat er in Nederland over e-facturatie op tafel ligt, gaat over iemand anders.

De overheidsregel uit 2019 gaat over leveringen aan de overheid. Het advies aan het Ministerie van Financiën gaat over B2B-transacties — bedrijf aan bedrijf. De Europese meldplichten vanaf 1 juli 2030 gaan over grensoverschrijdende B2B-omzet. In geen van die drie is de particuliere klant partij, en in geen enkel voorstel dat er nu ligt wordt dat anders.

Voor de werkplaats is dat een nuchtere mededeling: de afdruk die je meegeeft bij het ophalen en de pdf die je mailt blijven precies wat ze zijn. Er komt geen dag waarop je die aan de balie moet vervangen.

Waar het wél schuift, is de kleinere maar beter betalende hoek van je bestand — wagenparken, leasemaatschappijen, verzekeraars, handelaren en overheidsopdrachtgevers. Dat is dezelfde groep die vandaag al een schadenummer of een kostenplaats op de factuur wil zien; wat daarbij misgaat, staat op de facturatiepagina.

Daaruit volgen twee dingen. Je bedrijf heeft beide wegen tegelijk nodig en blijvend, niet als overgangsfase. En welke klant welke weg krijgt, hoort een eigenschap van de klantenkaart te zijn en geen keuze die iemand bij het factureren maakt — want dan wordt het er precies één keer per klant verkeerd gekozen.

De gemeente met een wagenpark is de enige klant die het vandaag al eist

De ene plek waar e-facturatie in Nederland niet vrijwillig is, is de overheid.

Alle overheidsinstanties moeten sinds 1 november 2019 e-facturen volgens EN 16931 kunnen ontvangen. Wie goederen of diensten levert aan de Rijksoverheid, moet er een sturen — met daarbij de ondubbelzinnige toevoeging dat een pdf geen e-factuur is. Decentrale overheden, dus gemeenten en provincies, eisen soms een e-factuur; Europa merkt Nederland daarom aan als een gedeeltelijke verplichting.

Voor een werkplaats hangt het daarmee aan één klantsoort: het gemeentelijke wagenpark, de brandweer, de dienstauto's van een publieke instelling. Of er een e-factuur wordt verlangd, beslist die opdrachtgever en niet jij — en als het gebeurt, loopt het over Peppol met SI-UBL 2.0.

Het is een kleine maar goed betalende hoek van de markt, en de enige waar de vraag vandaag concreet is. Twee dingen zijn er de moeite waard. Klaar het met díe ene klant uit vóórdat je de eerste factuur stuurt — want een afgewezen e-factuur komt niet te laat aan, die komt helemaal niet aan, en het betaaltermijn begint niet te lopen. En schrijf de gegevens die de opdrachtgever oplevert in de klantgegevens en niet in een notitieveld: ze horen bij elke volgende factuur weer op het document.

Wat er in de werkplaats werkelijk verandert

Drie dingen. Geen ervan is een formaatvraag, en dat is precies waarom ze in de vergelijking van pakketten meestal niet worden gesteld.

• De werkorder is de bron. Hangen tijden, onderdelen en regels toch al aan de opdracht, dan ontstaat de factuur daaruit — en het bestand met haar mee. Wie de factuur ernaast nog een keer intikt, tikt twee keer en houdt twee waarheden over. Bij een pdf blijft dat lang onzichtbaar; in een gestructureerd bestand loopt het mee naar iemand die het inleest.
• Stamgegevens worden ineens hard. Een adres dat net niet klopt wordt door een mens gelezen en door een machine geweigerd. Voor je zakelijke klanten betekent dat: de juiste statutaire naam, het KvK-nummer en het btw-identificatienummer in de klantenkaart — niet in een opmerkingenveld, en niet één keer per factuur opnieuw.
• De vraag komt van je klant, niet van de wetgever. Er is in Nederland geen B2B-plicht, dus er is ook geen datum die het gesprek voor je opent. Wat het opent is een wagenpark, een leasemaatschappij of een gemeente die vraagt in welke vorm je factureert. Dat is dezelfde klantsoort die je betaaltermijn bepaalt.

Eén ding hoort daar organisatorisch bij en wordt zelden geregeld: de toestemming. In B2B moet je afnemer ermee akkoord gaan dat je digitaal factureert. Dat is een vraag die je één keer stelt en op de klantenkaart vastlegt — niet iets wat je bij elke factuur opnieuw uitzoekt, en al helemaal niets om achteraf aan te nemen.

De verstandigste volgorde is daarmee omgekeerd aan wat de meeste leveranciers verkopen. Zorg eerst dat de factuur úít de werkorder komt en dat je klantgegevens compleet zijn; dat werkt vandaag, op papier en in pdf, en het is precies de voorbereiding die een formaatwissel later klein maakt. Wie het andersom doet, koopt een formaat en houdt het dubbele intikwerk.