Quanto costa Werkstattsystem

Il prezzo esposto e il prezzo addebitato

La cifra grande sulla pagina di un fornitore è quasi mai la cifra che a fine anno manca dal conto. Sono cinque voci, e solo la prima viene pubblicizzata:

• Il canone base. Per officina oppure per postazione — è la differenza che decide tutto il resto, e ha un blocco suo più sotto.
• I limiti compresi. In questo mercato non si contano solo gli utenti: si contano anche le schede di lavoro al mese. Superare un limite non produce un avviso, produce lo scaglione successivo. Vale la pena guardare quante schede chiudi davvero in un mese di punta, non in un mese qualsiasi.
• I moduli. Cosa è compreso e cosa si paga a parte cambia radicalmente da fornitore a fornitore: agenda, magazzino, deposito pneumatici, fatturazione. In Italia c'è un caso ricorrente da cercare per nome — il modulo di fatturazione elettronica venduto separatamente, con un rinnovo annuale suo.
• Il consumo. SMS, messaggi, spazio, invii. Si vede solo alla seconda bolletta.
• L'una tantum. Attivazione, importazione delle anagrafiche, formazione.

Due offerte diventano confrontabili solo come costo totale su tre anni, una tantum compresi. È lo stesso conto che sulla pagina del gestionale serve a confrontare una licenza da comprare con un abbonamento, e funziona anche fra due abbonamenti.

E per l'Italia c'è una riga che nessun listino straniero prevede: il canale che trasmette allo SdI, se non è compreso. È una voce piccola, ma è una voce — e va messa nel conto di tutti i fornitori allo stesso modo, compreso il nostro.

Le voci che nel preventivo non compaiono mai

Non sono trucchi. Sono costi che il fornitore non sostiene e quindi non elenca — e che paghi lo stesso.

• L'importazione delle anagrafiche. Clienti e veicoli dal sistema vecchio. Qualcuno lo fa compreso, qualcuno a record, qualcuno non lo fa: e allora qualcuno digita, e quel qualcuno lavora da te.
• La formazione, misurata dalla parte giusta. Non l'ora del formatore: le ore dei tuoi. Tre persone per mezza giornata sono un'officina che quel mezzo giorno non fattura. È il costo più grande dell'introduzione e non sta in nessun preventivo.
• Le prime settimane. Tutto va più lento per due o tre settimane, sempre. Chi non lo mette in conto sceglie di cambiare gestionale sotto il cambio gomme e poi dà la colpa al software.
• L'assistenza. Compresa o a pagamento? In italiano? Risponde alle otto del mattino, quando l'auto è già sul ponte e il programma no?
• Il canale di fatturazione, se non è compreso, e le ore del commercialista se la divisione dei compiti non è chiara.

Nella versione da installare si aggiungono le tre voci che una licenza non può eliminare: il computer su cui gira, il salvataggio dei dati e gli aggiornamenti normativi. Sono raccontate per intero sulla pagina del gestionale, e sono la ragione per cui un prezzo una tantum non è mai una cifra sola.

La domanda giusta da fare a un fornitore, quindi, non è «quanto costa». È: cosa mi verrà addebitato davvero nei primi dodici mesi, tutto compreso, e me lo scrivi?

Per officina o per postazione: il conto cambia al quinto

Ci sono due modi di contare, e la differenza sembra piccola finché l'officina è piccola. In Italia la media è di 2,99 addetti per impresa (ISTAT), quindi su carta il modello per postazione costa poco: due accessi, forse tre.

Il problema del conteggio a testa non è però il prezzo. È l'effetto che ha sul comportamento, e non sta a listino: si risparmia condividendo un accesso. Succede ovunque, non per disonestà ma per buonsenso — il ragazzo entra in officina a marzo, l'accesso in più costa, e per un po' usa quello del titolare. Poi il «per un po'» dura tre anni.

Quello che si perde è esattamente ciò per cui il gestionale è stato comprato:

• Chi ha accettato quella macchina, e cosa ha scritto il cliente?
• Chi ha montato quel pezzo, otto mesi fa, adesso che si apre una garanzia?
• Chi ha autorizzato quello sconto?

Sotto un accesso condiviso nessuna delle tre ha risposta, e non c'è funzione che possa restituirla dopo. Da noi il prezzo è per officina: chi ci lavora è dentro, e un accesso in più è un invito, non un ordine di acquisto.

Da guardare con la stessa attenzione ci sono i limiti di volume, perché lì lo scaglione è un gradino e non una salita: cento schede di lavoro al mese sembrano tante finché non arriva ottobre. Cosa cambia operativamente tra un uomo solo e cinque ponti sta invece sulla pagina del gestionale.

Che cosa comprare, secondo com'è l'officina oggi

Le classi dimensionali italiane sono molto nette, e in ognuna il problema da risolvere è un altro (ISTAT, autoriparazione):

• Zero o un addetto — 29.939 imprese, il 40,9 % del mercato, 56.985 euro di fatturato medio. Qui il piano d'ingresso non è un ripiego: è l'unica misura sensata. Serve che la sera non resti niente sul bancone — appuntamento, lavoro, documento. Non servono moduli.
• Da due a nove addetti — 40.458 imprese, il 55,2 %. Nasce il passaggio di consegne, e con esso il bisogno che più persone vedano la stessa cosa. È qui che il modo di contare gli utenti conta più del canone.
• Dieci e oltre — il 3,2 %. Attribuzione, ruoli, e di solito anche cataloghi ricambi e tempari, che noi non abbiamo e che si trovano in un'altra fascia di prezzo. Meglio dirlo qui che scoprirlo dopo.

La regola che vale per tutte e tre: compra per l'officina che sei, non per quella che speri di diventare. Salire di piano richiede un minuto; dodici mesi anticipati su funzioni che non usi non tornano indietro. E se dubiti tra due piani, il criterio non è il numero di persone — è se qualcuno oltre a te deve vedere il lavoro mentre è in corso.

Da quando si ripaga, e con quale numero lo calcoli

Nessun fornitore può dirti quante ore risparmi, e chi ti dà una percentuale l'ha inventata. Il conto lo puoi fare solo tu, e ti serve un numero solo: la tua tariffa oraria. Se non l'hai mai calcolata davvero, si parte da lì — il calcolo della tariffa è su questo sito e non costa niente.

Con quel numero in mano, il resto è una moltiplicazione. Un'ora ritrovata alla settimana vale, in un anno, cinquanta volte la tua tariffa. Rimetti quella cifra accanto al canone e la discussione finisce in trenta secondi, in un senso o nell'altro.

Dove stanno le ore, in un'officina, è abbastanza prevedibile:

• La riscrittura. Targa, dati cliente e voci ricopiate da un foglio all'altro lungo lo stesso lavoro. Sono minuti, ma sono minuti moltiplicati per ogni macchina.
• La ricostruzione dei tempi la sera. Che ha un costo doppio: il tempo per farla, e il fatto che i tempi ricostruiti sono sistematicamente più bassi di quelli veri. Quella differenza non è tempo perso, è ricavo mai addebitato.
• La ricerca nello storico quando un cliente contesta un lavoro di due anni fa. Rara, ma quando capita non dura dieci minuti.

La seconda voce è quella che di solito paga tutto, e non si vede: non è un risparmio, è una riga che prima non finiva sul documento. Vale la pena guardare un lavoro chiuso la settimana scorsa e chiedersi quante ore ci sono davvero sopra.

Durata, rinnovo e i dodici mesi pagati in anticipo

Nel mercato italiano dei gestionali d'officina il pagamento annuale anticipato, scontato rispetto al mensile, è prassi diffusa. Lo sconto è reale. Il rischio è che riguarda un prodotto che non hai ancora usato per un anno.

Quattro cose da leggere prima di firmare, e nessuna è nascosta — sono solo scritte dove nessuno guarda:

• Durata minima e rinnovo. Si rinnova da solo? Per quanto? È la clausola che trasforma una prova in tre anni.
• Termine e forma della disdetta. Quanti giorni prima, e per quale via. Una disdetta mandata nel modo sbagliato è una disdetta non mandata.
• L'adeguamento del prezzo. Di quanto può salire, con quanto preavviso, e cosa puoi fare se sale.
• Cosa succede ai dati alla fine. Per quanto restano consultabili, in che formato escono, quando vengono cancellati.

E una voce che in Italia pesa più che altrove: i documenti fiscali vanno conservati per dieci anni anche quando il contratto è finito da un pezzo. Se l'archivio vive dentro l'abbonamento di qualcuno, disdetta e conservazione diventano due decisioni diverse — e chi se ne accorge il giorno del cambio finisce a pagare un canone morto solo per poter guardare il proprio passato. Come si prepara l'uscita sta sulla pagina del gestionale; chi deve conservare le fatture sta sulla pagina della fattura elettronica.

Da noi: nessun contratto annuale, nessun costo di attivazione, disdetta mensile. Non è generosità, è la stessa idea di tutta questa pagina — se il prodotto tiene, non serve un vincolo per trattenerti.

Cosa è trattabile, e cosa vuol dire «prezzo su richiesta»

In una rassegna di diciotto fornitori italiani di gestionali per officina, nove non pubblicano alcun prezzo. Nella fascia alta è la regola, non l'eccezione.

«Prezzo su richiesta» non significa automaticamente caro. Significa una cosa sola, ed è utile saperla prima di chiamare: il prezzo dipende da te. Da quante postazioni hai, da quanto sembri deciso, da che mese è. È una trattativa, e a una trattativa ci si prepara.

Cosa portare alla telefonata:

• Quanti utenti e quante schede di lavoro al mese, numeri veri, presi da un mese di punta.
• La richiesta esplicita del costo totale su tre anni per iscritto, una tantum comprese.
• La domanda su cosa non è compreso. Il silenzio su una voce non è un'inclusione.

Quello che di solito si muove: la durata, l'importazione dei dati, la formazione, il numero di utenti compresi, le prime mensilità. Quello che non si muove quasi mai: ciò che il fornitore compra da terzi — cataloghi ricambi, tempari, il canale di trasmissione. Lì il margine non c'è, e insistere fa solo perdere tempo a tutti e due.

Un avvertimento su una leva che sembra gratis: lo sconto in cambio di dodici mesi pagati in anticipo è un prestito che fai tu al fornitore, garantito da niente. Va bene farlo, ma dopo aver visto il prodotto lavorare, non prima.

La nostra posizione su questo punto è la cosa più semplice della pagina: il prezzo è scritto qui sopra, uguale per tutti, senza telefonata.

«Gratis»: fin dove arriva davvero, e dove si ferma

Quasi ogni ricerca di categoria italiana ha la sua variante a costo zero: gestionale officina gratis, gestionale officina meccanica open source, programma gestione officina meccanica gratis. Non è tirchieria, è aritmetica: il 40,9 % delle officine italiane ha zero o un addetto e fattura in media 56.985 euro l'anno (ISTAT). Su quel fatturato ogni costo fisso si sente, e la domanda è legittima.

Quindi rispondiamo per davvero. Un foglio di calcolo e un programma gratuito reggono benissimo tre cose: un elenco di clienti, un modello di documento da riempire, un promemoria. Se lavori da solo e chiudi pochi documenti al mese, possono bastarti ancora.

Cedono in tre punti precisi, e sempre negli stessi:

• La seconda persona. Nel momento in cui due devono vedere la stessa cosa nello stesso momento, il file diventa due file. Nessuno se ne accorge subito.
• La numerazione progressiva. Niente, in un foglio di calcolo, impedisce che lo stesso numero venga usato due volte. E l'errore si scopre sempre dopo, quando lo cerca qualcun altro.
• Il giorno in cui i dati devono andare altrove. Vale per il commercialista, per un controllo, per il cambio di programma.

C'è poi la parte italiana della risposta, quella che una versione gratuita non risolve comunque: trasmissione allo SdI e conservazione stanno fuori da qualunque gestionale gratuito, e restano da comprare o da delegare esattamente come prima. Chi cerca «gratis» per risolvere la fattura sta cercando nel posto sbagliato.

Il momento in cui serve un programma vero si riconosce senza demo: è quando qualcun altro, oltre a te, deve vedere quello che vedi tu.