Quanto costa Werkstattsystem

Nel mercato italiano dei gestionali d'officina il pagamento annuale anticipato, scontato rispetto al mensile, è prassi diffusa. Lo sconto è reale. Il rischio è che riguarda un prodotto che non hai ancora usato per un anno.

Quattro cose da leggere prima di firmare, e nessuna è nascosta — sono solo scritte dove nessuno guarda:

• Durata minima e rinnovo. Si rinnova da solo? Per quanto? È la clausola che trasforma una prova in tre anni.
• Termine e forma della disdetta. Quanti giorni prima, e per quale via. Una disdetta mandata nel modo sbagliato è una disdetta non mandata.
• L'adeguamento del prezzo. Di quanto può salire, con quanto preavviso, e cosa puoi fare se sale.
• Cosa succede ai dati alla fine. Per quanto restano consultabili, in che formato escono, quando vengono cancellati.

E una voce che in Italia pesa più che altrove: i documenti fiscali vanno conservati per dieci anni anche quando il contratto è finito da un pezzo. Se l'archivio vive dentro l'abbonamento di qualcuno, disdetta e conservazione diventano due decisioni diverse — e chi se ne accorge il giorno del cambio finisce a pagare un canone morto solo per poter guardare il proprio passato. Come si prepara l'uscita sta sulla pagina del gestionale; chi deve conservare le fatture sta sulla pagina della fattura elettronica.

Da noi: nessun contratto annuale, nessun costo di attivazione, disdetta mensile. Non è generosità, è la stessa idea di tutta questa pagina — se il prodotto tiene, non serve un vincolo per trattenerti.

In una rassegna di diciotto fornitori italiani di gestionali per officina, nove non pubblicano alcun prezzo. Nella fascia alta è la regola, non l'eccezione.

«Prezzo su richiesta» non significa automaticamente caro. Significa una cosa sola, ed è utile saperla prima di chiamare: il prezzo dipende da te. Da quante postazioni hai, da quanto sembri deciso, da che mese è. È una trattativa, e a una trattativa ci si prepara.

Cosa portare alla telefonata:

• Quanti utenti e quante schede di lavoro al mese, numeri veri, presi da un mese di punta.
• La richiesta esplicita del costo totale su tre anni per iscritto, una tantum comprese.
• La domanda su cosa non è compreso. Il silenzio su una voce non è un'inclusione.

Quello che di solito si muove: la durata, l'importazione dei dati, la formazione, il numero di utenti compresi, le prime mensilità. Quello che non si muove quasi mai: ciò che il fornitore compra da terzi — cataloghi ricambi, tempari, il canale di trasmissione. Lì il margine non c'è, e insistere fa solo perdere tempo a tutti e due.

Un avvertimento su una leva che sembra gratis: lo sconto in cambio di dodici mesi pagati in anticipo è un prestito che fai tu al fornitore, garantito da niente. Va bene farlo, ma dopo aver visto il prodotto lavorare, non prima.

La nostra posizione su questo punto è la cosa più semplice della pagina: il prezzo è scritto qui sopra, uguale per tutti, senza telefonata.

Quasi ogni ricerca di categoria italiana ha la sua variante a costo zero: gestionale officina gratis, gestionale officina meccanica open source, programma gestione officina meccanica gratis. Non è tirchieria, è aritmetica: il 40,9 % delle officine italiane ha zero o un addetto e fattura in media 56.985 euro l'anno (ISTAT). Su quel fatturato ogni costo fisso si sente, e la domanda è legittima.

Quindi rispondiamo per davvero. Un foglio di calcolo e un programma gratuito reggono benissimo tre cose: un elenco di clienti, un modello di documento da riempire, un promemoria. Se lavori da solo e chiudi pochi documenti al mese, possono bastarti ancora.

Cedono in tre punti precisi, e sempre negli stessi:

• La seconda persona. Nel momento in cui due devono vedere la stessa cosa nello stesso momento, il file diventa due file. Nessuno se ne accorge subito.
• La numerazione progressiva. Niente, in un foglio di calcolo, impedisce che lo stesso numero venga usato due volte. E l'errore si scopre sempre dopo, quando lo cerca qualcun altro.
• Il giorno in cui i dati devono andare altrove. Vale per il commercialista, per un controllo, per il cambio di programma.

C'è poi la parte italiana della risposta, quella che una versione gratuita non risolve comunque: trasmissione allo SdI e conservazione stanno fuori da qualunque gestionale gratuito, e restano da comprare o da delegare esattamente come prima. Vale anche con il nostro: per un'officina con sede in Italia la fattura non la emettiamo, ne prepariamo la bozza. Chi cerca «gratis» per risolvere la fattura sta cercando nel posto sbagliato.

Il momento in cui serve un programma vero si riconosce senza demo: è quando qualcun altro, oltre a te, deve vedere quello che vedi tu.