Ile kosztuje Werkstattsystem

Jak zbudowany jest polski cennik warsztatowy — i gdzie w nim stoimy

Ceny nad tym tekstem są w euro, a rynek, z którym je porównujesz, liczy w złotych. Kwot konkurencji tu nie znajdziesz — starzeją się szybciej niż ta strona, a każdy dostawca poda swoją w jednym mailu. Znajdziesz za to budowę tych cenników, bo ona zmienia się rzadko i to ona rozstrzyga, ile ostatecznie zapłacisz.

Pięć osi, na których polskie cenniki warsztatowe się różnią:

• Abonament czy licencja. Część rynku sprzedaje miesiąc, część nadal licencję wieczystą płatną raz — jak Asystent Warsztat. To dwie różne decyzje finansowe, a nie dwie ceny tej samej rzeczy.
• Miesiąc czy rok z góry. Cena roczna jest tu standardem, nie promocją, i zwykle stoi w cenniku obok miesięcznej. Płaci się wtedy mniej, a wiąże na dłużej.
• Za warsztat czy za głowę. Liczba użytkowników bywa osobną osią cenową — rozpisaną w punkcie niżej.
• Rdzeń czy moduł. Magazyn, panel klienta, wysyłka e-mail i konektor KSeF bywają po jednej albo po drugiej stronie tej granicy, zależnie od dostawcy. U WarsztatXXL magazyn wchodzi dopiero od pakietu środkowego, a panel klienta i e-mail od najwyższego.
• Cennik czy zapytanie ofertowe. Mniej więcej połowa rynku publikuje kwoty — AutoZeszyt, WarsztatXXL, Motowarsztat, Asystent Warsztat. Druga połowa wycenia indywidualnie: Integra Car 7 na zapytanie, mpWarsztat i Warsztat24 kwot nie publikują.

Kurs z 19 sierpnia 2026 według tabeli A NBP: 1 euro = 4,3267 zł. Tyle wystarczy, żeby kwoty z kart nad tym tekstem przeliczyć na walutę, w której dostaniesz oferty.

Powiemy to wprost, zamiast czekać, aż policzysz: nie jesteśmy tu najtańsi, a w zestawieniu z polskimi dostawcami nasz wyższy pakiet nie wypada tanio. Zbierz trzy oferty, przelicz każdą na trzy lata razem z pozycjami jednorazowymi i zobacz to na własnej kartce — to porównanie jest dla nas niewygodne i właśnie dlatego ma być twoje, a nie nasze.

Za co: strona warsztatu z rezerwacją wizyt online i portalem klienta w cenie każdego pakietu — funkcja, której żaden polski konkurent nie reklamuje jako podstawowej — oraz cena za warsztat, a nie za stanowisko. Czego za to nie dostajesz: wysyłki faktur do KSeF, katalogu TecDoc ani importu od dostawców części. Komu potrzebne są te trzy rzeczy, kupi taniej gdzie indziej i będzie miał rację.

Co bywa doliczane osobno — na czele z KSeF

Kwota z cennika rzadko jest kwotą z konta. W polskich warunkach decydują najczęściej cztery pozycje:

• KSeF jako dodatek. Największa rozbieżność na rynku i jedyna, która potrafi odwrócić ranking ofert. Comarch sprzedaje konektor KSeF osobno i stopniuje go liczbą dokumentów rocznie — im więcej faktur, tym wyższy szczebel. Po drugiej stronie inFakt i Fakturownia mają KSeF w każdym pakiecie, a iFirma deklaruje pełną integrację w każdym; tam nie ma czego doliczyć. Pytanie brzmi więc: czy KSeF jest w cenie, czy jest pozycją — a jeżeli pozycją, to od czego zależy jej wysokość?
• Moduły. Co należy do rdzenia, a co kosztuje osobno, różni się dostawca od dostawcy. U WarsztatXXL magazyn wchodzi dopiero od pakietu środkowego, a panel klienta i wysyłka e-mail dopiero od najwyższego — czyli funkcja, dla której kupujesz program, potrafi siedzieć o dwa szczeble wyżej, niż wynika z pierwszej kwoty na stronie.
• Liczba użytkowników — osobna oś, opisana w następnym punkcie.
• Pozycje jednorazowe — wdrożenie, przeniesienie danych, szkolenie.

Porównywalne stają się oferty dopiero jako suma za trzy lata, razem z pozycjami jednorazowymi. Na tym odcinku rozkłada się opłata wdrożeniowa i dopiero wtedy widać, czy ma sensowną proporcję do abonamentu.

Za warsztat czy za głowę — jedno pytanie, duża różnica

Druga oś cenowa jest w Polsce widoczna gołym okiem, bo dostawcy podają ją otwarcie. Przybiera trzy postaci:

• Limit użytkowników wpisany w pakiet. WarsztatXXL: jeden użytkownik w wersji podstawowej, pięciu w środkowej, bez limitu dopiero w najwyższej. Przejście na wyższy pakiet kupuje się tu za miejsca, nie za funkcje.
• Dopłata za każdą kolejną osobę. RO App, dostawca zagraniczny rozliczający w Polsce w euro, dolicza stałą kwotę za pracownika ponad taryfę, a wersja startowa ogranicza dodatkowo liczbę zleceń na trzydzieści dni.
• Produkt pomyślany pod jedną osobę. AutoZeszyt jest adresowany do firm jednoosobowych i zespołów od jednej do trzech osób — pytanie o piątego mechanika nie ma tam dobrej odpowiedzi.

Kwot nie podajemy, bo i tak trzeba je zebrać aktualne. Rachunek robi się zresztą dopiero wtedy, gdy podstawisz swoją liczbę osób i swoją perspektywę wzrostu: taryfa najtańsza przy dwóch osobach bywa najdroższa przy sześciu — i odwrotnie. Licz zawsze na tę liczbę osób, którą będziesz mieć za dwa lata, a nie na dzisiejszą.

U nas cena należy do warsztatu. Dwóch mechaników czy ośmiu, kwota się nie zmienia, a kolejny dostęp to zaproszenie, nie zamówienie. Powód nie jest wielkodusznością: rozliczanie od głowy karze dokładnie ten wzrost, dla którego kupuje się program.

Który pakiet — i czego żaden z nich nie doda

Zacznij od tego, czego żaden pakiet nie zmienia, bo to oszczędza całą resztę rozmowy. Wysyłki faktur do KSeF, katalogu TecDoc ani importu od dostawców części nie ma w żadnym z nich. To nie jest kwestia poziomu taryfy, tylko zakresu produktu — jeżeli któraś z tych trzech rzeczy jest dla ciebie warunkiem, wyższy pakiet niczego nie naprawi.

Reszta rozstrzyga się na dwóch osiach, tych samych, na których segmentuje się ten rynek:

• Ile osób. U konkurencji ta oś jest twarda: WarsztatXXL to jeden użytkownik za darmo, pięciu w Premium i bez limitu dopiero w Profesjonalnym. U nas nie kosztuje nic, więc licz raczej, ile osób naprawdę pracuje w systemie, a nie ile ma do niego dostęp.
• Ile obszarów. Też typowe dla rynku: u WarsztatXXL magazyn wchodzi dopiero od Premium, a panel klienta i wysyłka e-mail od Profesjonalnego. Pytanie brzmi więc nie „który pakiet jest lepszy”, tylko „czy magazyn i strona z rezerwacją są mi potrzebne od pierwszego miesiąca”.

Najuczciwszy sposób rozstrzygnięcia nie wymaga prezentacji handlowej. Weź zlecenia z jednego zeszłego tygodnia i policz trzy rzeczy: ile razy ten sam numer rejestracyjny trzeba było gdzieś przepisać ręcznie, ile razy trzeba było szukać części poza systemem, ile razy klient dzwonił z pytaniem o termin. Pierwsza liczba mówi, co zyskujesz. Druga mówi, czy brak katalogu części cię zatrzyma. Trzecia mówi, ile jest dla ciebie warta rezerwacja online.

Od kiedy się zwraca — przelicz abonament na roboczogodziny

Rachunek zwrotu najprościej robi się w jednostce, którą masz pod ręką: podziel kwotę miesięczną z karty nad tym tekstem przez swoją stawkę roboczogodziny. Wyjdzie liczba godzin, które system musi w miesiącu odzyskać, żeby wyjść na zero. To jest cały próg — obie liczby są twoje, żadnego założenia po naszej stronie, i właśnie dlatego nie da się go zagadać.

Ten sam rachunek stosuje się do każdej porównywanej oferty: kwota miesięczna podzielona przez stawkę. Oferty roczne i licencje wieczyste trzeba najpierw sprowadzić do miesiąca, inaczej dzielisz różne rzeczy — licencja wieczysta rozkłada się na tyle miesięcy, ile realnie zamierzasz w tym programie zostać.

Skala samych stawek, żeby było wiadomo, o jakim rzędzie wielkości mowa: badanie MotoFocus na 757 przedstawicielach warsztatów, opublikowane 24 lipca 2024 roku, mówi o niecałych 150 zł za godzinę w małych miastach i o blisko 40 procentach warsztatów powyżej 200 zł w dużych. Jeżeli twoja stawka jest wyraźnie niższa od tej skali, próg wychodzi wyższy, niż powinien — i wtedy pierwszą rzeczą do policzenia nie jest program, tylko stawka.

Skąd te godziny wracają — trzy miejsca, wszystkie mierzalne u ciebie:

• Godziny sprzedane kontra godziny obecności. Najczęściej wskazywana luka w polskich poradnikach o kalkulacji. Widać ją dopiero wtedy, gdy czas jest zapisywany na zleceniu, a nie odtwarzany na koniec dnia z pamięci.
• Części zamontowane, ale niezafakturowane. Zejście ze stanu magazynowego przy montażu i pozycja na fakturze to albo jedna operacja, albo dwie — a przy dwóch druga bywa pomijana.
• Sama stawka. Jeżeli twoja pochodzi z porównania z sąsiadem, jest to największa pojedyncza pozycja w tym rachunku. Nasz kalkulator jest bezpłatny i nie wymaga rejestracji.

Uczciwie o drugiej stronie: żadna z tych trzech rzeczy nie dzieje się z samego faktu wykupienia programu. Dzieje się wtedy, gdy czas i części zapisywane są w hali. Dlatego policz najpierw jedną liczbę z zeszłego miesiąca: ile godzin wyjechało z hali bez pozycji na fakturze. Jeżeli wychodzi więcej niż próg z pierwszego akapitu, reszta jest już tylko arytmetyką.

Wdrożenie: pozycja, której nie ma w cenniku

Słowo „wdrożenie” znaczy na polskim rynku dwie różne rzeczy, zależnie od tego, czy program się instaluje, czy otwiera w przeglądarce. To nie jest niuans, tylko różnica w rachunku.

Przy instalacji lokalnej — Asystent Warsztat działa na Windows 10 i 11 z danymi na komputerze w warsztacie, a Warsztat24, mpWarsztat i Integra dają wybór — wdrożenie obejmuje pozycje, których w cenniku nie ma: komputer, kopię zapasową, aktualizacje i kogoś, kto to robi. W przeglądarce te pozycje znikają, a zostaje jedna: przeniesienie danych.

Trzy pytania warto zadać przed podpisem, bo po podpisie są już wyceną:

• Kto przenosi klientów i pojazdy — i z jakiego pliku? Import z eksportu starego systemu to inna praca niż przepisywanie z ręki, a różnicę widać w liczbie tygodni.
• Ile to trwa i kto w tym czasie pracuje w hali? Żaden warsztat nie zamknie się na tydzień, żeby wdrożyć program.
• Czy szkolenie jest w cenie — ile godzin i dla ilu osób?

Po naszej stronie niczego nie instalujesz, więc nie ma ani opłaty wdrożeniowej, ani serwera do postawienia: pierwszy dzień jest popołudniem, a nie projektem. Przeniesienie danych zostaje pracą jak wszędzie — kolejność, która się sprawdza, rozpisaliśmy na stronie o wyborze programu.

Jedno zdanie warto z tego zapamiętać: import, którego nikt nie sprawdził, nie jest przeprowadzką, tylko drugą kopią bałaganu.

Rok czy miesiąc — polski rynek liczy inaczej

W Polsce oprogramowanie warsztatowe bywa nadal kupowane, a nie subskrybowane, i to zmienia sposób porównywania.

• Licencja wieczysta. Asystent Warsztat sprzedaje ją w trzech wariantach: płacisz raz i program jest twój. Kwota nie wraca co miesiąc, ale też nie obejmuje tego, co przyniesie następna zmiana przepisów.
• Opłata roczna z góry. U AutoZeszytu i WarsztatXXL rok jest standardową pozycją cennika, a nie promocją — wybiera się go przy zamówieniu, a nie wytargowuje w rozmowie.
• Abonament miesięczny z wypowiedzeniem co miesiąc. Najdroższy na papierze i najtańszy w pomyłce.

Konsekwencja jest arytmetyczna. Kwota miesięczna, roczna i jednorazowa nie porównują się w pamięci, więc przelicz wszystkie na ten sam okres — najlepiej na trzy lata, bo mniej więcej tyle żyje decyzja o systemie warsztatowym. Aktualne kwoty zbierzesz w jedno popołudnie; my ich tu nie podajemy, bo zdążyłyby się zmienić.

Warto przy tym wiedzieć, za co się płaci w każdym z modeli. Licencja wieczysta wygrywa na papierze i przegrywa w dniu, w którym przestaje nadążać za zmianą przepisów — a rok 2026 pokazał, jak szybko te przepisy potrafią się zmienić. Abonament przegrywa na papierze i płaci dokładnie za to, że nadąża.

Nasz układ stoi po tej drugiej stronie: bez umowy rocznej, bez opłaty wdrożeniowej, wypowiedzenie co miesiąc. Niczego nie instalujesz, więc pierwszy dzień nie jest projektem, tylko popołudniem.

Co tu jest negocjowalne, a co tylko tak wygląda

Ten rynek dzieli się na dwie połowy i tylko w jednej z nich negocjacja w ogóle istnieje.

Połowa z cennikiem publicznym — AutoZeszyt, WarsztatXXL, Motowarsztat, Asystent Warsztat — podaje kwoty i limity wprost. Tu nie ma czego wytargować, bo taryfa jest taryfą; jest za to co policzyć. Połowa bez cennika — Integra Car 7 wycenia indywidualnie, a mpWarsztat i Warsztat24 kwot nie publikują — wymaga zapytania ofertowego. Dopiero tam zaczyna się rozmowa o cenie, a razem z nią obowiązek porównania rzeczy porównywalnych.

Rabat, o który pyta się najczęściej, zwykle już stoi w cenniku. Płatność roczna jest u AutoZeszytu i WarsztatXXL podana jawnie i w każdym przypadku oznacza mniej więcej dwa miesiące mniej niż dwanaście miesięcy osobno — to nie jest ustępstwo, tylko druga kolumna tej samej tabeli. Prośba o „coś z ceny” kończy się więc często propozycją, którą i tak dało się wziąć z półki. Sprawdź obie kolumny, zanim zapytasz.

Negocjować warto to, czego w cenniku nie wydrukowano:

• Pozycje jednorazowe — wdrożenie, przeniesienie danych, szkolenie.
• Okres wypowiedzenia i to, co dzieje się z danymi po jego upływie.
• Pełny eksport: czy jest, w jakim formacie i ile kosztuje. Ta jedna pozycja broni cię za trzy lata.

Jest też argument, który na tym rynku waży więcej niż uprzejmy ton: darmowe taryfy tu istnieją i nie są rzadkością. Dostawca droższy musi więc umieć powiedzieć, za co jest droższy — my również. I cokolwiek zostanie ustalone, porównuj sumę za trzy lata razem z pozycjami jednorazowymi, bo kwota miesięczna, roczna i jednorazowa nie porównują się w pamięci.

Darmowe taryfy są tu warunkiem wejścia, nie hojnością

Darmowa taryfa nie jest na polskim rynku warsztatowym wyjątkiem — wariant bez opłaty prowadzi u siebie kilku dostawców, między innymi abcWarsztatu, Motowarsztat i WarsztatXXL. To nie jest promocja, tylko poziom, od którego zaczyna się tu rozmowa o cenie, a dostawca droższy musi umieć powiedzieć, za co jest droższy.

Taki wariant bywa obwarowany warunkiem, który łatwo przeoczyć: u Motowarsztatu utrzymuje się przy co najmniej jednym użyciu w miesiącu. Darmowe rozwiązanie jest więc sensownym początkiem pod warunkiem, że wiadomo, czym się finansuje i co je kończy. Trzy modele są typowe:

• Ograniczony zakres funkcji. Nieproblematyczne. Granicę widać i wtedy się decyduje.
• Ograniczona liczba użytkowników albo danych. Krytyczne, ale z zapowiedzią: firma wrasta w wersję płatną, a w tym momencie dane już tam leżą.
• Finansowanie pośrednictwem albo danymi. Tu warto zapytać dokładnie, do kogo należy kartoteka klientów i kto może się do nich odezwać.

Prawdziwa cena „za darmo” rzadko jest pieniędzmi. Zwykle jest nią koszt przeprowadzki: dwa lata zleceń i faktur w systemie bez pełnego eksportu są droższe niż jakikolwiek abonament. Widać to dokładnie tego dnia, w którym chce się zmienić program — czyli za późno.

Dlatego pytanie kontrolne u darmowego dostawcy jest identyczne jak u nas: jak stąd wyjdę i ile mnie to będzie kosztować?

Zmiana programu: co już zapłacone i czego nie da się odzyskać

Koszt wyjścia rozstrzyga się w dniu podpisu, a nie w dniu wypowiedzenia. Warto policzyć go w obie strony: ile kosztuje odejście od dzisiejszego programu i ile będzie kosztować odejście od następnego.

Pieniądze, które w polskim modelu zostają po drugiej stronie:

• Licencja wieczysta — model, w którym sprzedaje Asystent Warsztat. Zapłacona jest raz i nie wraca, ale też nie przestaje być zapłacona w dniu, w którym program przestaje nadążać za przepisami. Kwota już wydana nie jest argumentem za zostaniem; jest kwotą już wydaną.
• Opłata roczna z góry. Zanim zapłacisz za rok, sprawdź, czy niewykorzystana część wraca po wypowiedzeniu. Zwykle nie wraca — i jest to do przyjęcia, o ile wiadomo o tym wcześniej, a nie w marcu. To samo pytanie zadaj przy przedłużeniu, bo rok potrafi się odnowić sam.
• Miesiąc na dwóch systemach. Czysta przesiadka oznacza, że nowe zlecenia idą już w nowym programie, a stare kończą się w starym, więc przez kilka tygodni płacisz dwa razy. To jest pozycja budżetowa, a nie awaria — i wychodzi taniej niż przenoszenie zlecenia w połowie.

Jest też pozycja, której nie kupisz z powrotem za żadną z tych kwot: dane bez pełnego eksportu. Pytania o eksport, jego format i czas dostępu po wypowiedzeniu stoją na stronie o wyborze programu, razem z kolejnością samej przeprowadzki.

Jedna rzecz jest w Polsce ostrzejsza niż gdzie indziej i dlatego wraca tu na końcu: numeracja faktur. Dziura albo powtórzenie powstałe w trakcie przesiadki wychodzi na jaw dopiero w KSeF, czyli po fakcie i nie u ciebie. Datę zmiany ustawia się więc na przełom miesiąca, a eksport robi się przed wypowiedzeniem, dopóki dostęp jeszcze działa.