Calcolare la tariffa oraria

Come si calcola

Il calcolatore percorre gli stessi tre passaggi di un'analisi di gestione.

1. Ore produttive. Dai giorni lavorativi dell'anno si tolgono festività, ferie e malattia; ciò che resta è la presenza. Solo una parte è fatturabile — attrezzare, acquistare, pulire, formarsi e attendere sono lavoro, ma non tempi a preventivo. Quella parte è il grado di produttività, e nelle officine indipendenti sta di norma tra il 70 e l'85 per cento.
2. Costi. Il costo del personale è la retribuzione lorda più i contributi del datore e le mensilità aggiuntive — qui rappresentati da una sola percentuale. Ci sono poi le spese generali dell'azienda, che arrivano che un ponte sia occupato o no.
3. Margine. La tariffa di pareggio tiene l'azienda a zero. Utile e rischio devono starci sopra, altrimenti nessun anno finanzia l'investimento del successivo.

Esempio di calcolo: la tariffa oraria di una piccola officina

Prendi l'officina con cui parte il calcolatore qui sopra: 3 persone produttive e i valori iniziali del paese preselezionato (Italia). Quei valori vengono da dati pubblicati per paese e sono un punto di partenza, non una prescrizione. I tre passaggi qui sotto seguono la stessa strada del calcolatore, con tutti i numeri sotto gli occhi.

1. Ore produttive. Da 261 giorni lavorativi all'anno togli 12 festività, 20 giorni di ferie e 11 giorni di malattia: restano 218 giorni di presenza. Per 8,0 ore al giorno fanno 1.744,0 ore di presenza per persona. È fatturabile solo la quota produttiva, il 74 per cento, e l'officina ha 3 persone produttive: restano 3.871,7 ore fatturabili all'anno.
2. Costi. 1.950 € lordi al mese fanno 23.400 € all'anno; con il 30 per cento di oneri a carico del datore di lavoro una persona costa 30.420 € e tutte e 3 insieme 91.260 €. Aggiungi 41.000 € di costi fissi e l'anno costa 132.260 €. Diviso per le 3.871,7 ore produttive fa 34,16 € l'ora: la tariffa di pareggio.
3. Ricarico. Coprire i costi significa chiudere l'anno a zero. Il 12 per cento per utile e rischio trasforma 132.260 € di costi in un obiettivo annuo di 148.131 €; distribuito sulle stesse 3.871,7 ore fa 38,26 € netti l'ora. L'IVA si aggiunge in fattura: nel calcolo non entra.

Il dato più sensibile è la quota produttiva, perché sta al denominatore. Rifai il conto della stessa officina con una quota produttiva di 84 per cento invece di 74 e la tariffa di pareggio scende da 34,16 € a 30,09 €: non è sparito un centesimo di costo, si è solo fatta più ottimista un'ipotesi. È così che nascono le tariffe che a gennaio sembrano plausibili e a dicembre mancano nel risultato.

Dove la tariffa sbaglia più spesso

Quasi mai nella formula. Tre punti producono la stragrande maggioranza delle tariffe troppo basse:

• Il grado di produttività è stimato troppo alto. Chi calcola con il 95 per cento calcola con una persona che non fa mai una pausa e non aspetta mai un ricambio. Ogni punto di troppo abbassa la tariffa e diventa una perdita nell'arco dell'anno.
• Le spese generali sono incomplete. Affitto ed energia vengono in mente a tutti. L'usura dell'attrezzatura, gli abbonamenti alla diagnosi, la formazione, l'INAIL, lo smaltimento, le licenze software e l'ammortamento del ponte raramente vengono in mente tutti.
• Il margine manca del tutto. Una tariffa di sola copertura non è un prezzo, è il minimo.

Capire la tariffa, non solo calcolarla

Il calcolatore qui sopra restituisce un numero. Se regga dipende dai valori che inserisci — e stanno tutti nei tuoi documenti, non in una regola empirica. Le sezioni che seguono li percorrono nell'ordine: da dove arrivano le ore produttive, quanto costa davvero una persona in organico, che cosa rientra nei costi generali, perché coprire i costi non è ancora un prezzo — e che cosa fare del risultato quando ti sorprende.

Ore produttive: dalla presenza all'ora fatturabile

Il calcolo non parte dalle ore che paghi, ma da quelle che puoi addebitare. Dall'anno solare si tolgono prima i fine settimana e le festività, poi ferie, malattia e giornate di formazione. Resta la presenza — e non è ancora fatturabile.

Tra la presenza e una riga di fattura c'è tutto ciò che una giornata d'officina richiede in più: accettazione, ordine e ritiro dei ricambi, spostamento dei veicoli, attrezzaggio e riordino, rilavorazioni a tue spese, attesa di un'autorizzazione. Questa quota è il grado di produttività, e non devi stimarlo: dividi le ore fatturate dell'anno scorso per le ore di presenza retribuite del tuo personale produttivo. La tua rilevazione presenze conosce entrambi i numeri.

Esempio di calcolo con numeri tondi, non valori di settore: se dopo ferie e malattia restano 1.600 ore di presenza e tre quarti sono fatturabili, calcoli con 1.200 ore — non con 1.600. La differenza si scarica per intero sulla tariffa, perché sta al denominatore.

Retribuzione e oneri: quanto costa davvero un'ora di meccanico

La retribuzione lorda è la parte minore di ciò che costa un'ora di lavoro qualificato. Si aggiungono i contributi a carico dell'azienda, il premio INAIL secondo la classe di rischio e tutto ciò che paghi per contratto o volontariamente: tredicesima e quattordicesima, TFR, previdenza integrativa, indennità, indumenti da lavoro, rimborsi di trasporto.

Nel calcolatore tutto questo sta nella maggiorazione sulla retribuzione lorda. Il valore preimpostato è un punto di partenza per il tuo Paese; il tuo lo ricavi dal libro unico, dividendo il costo aziendale complessivo di un anno per il monte retributivo lordo dello stesso anno.

Più importante del decimale è chi conti. In questo calcolo entra solo il personale produttivo — quello le cui ore stanno sopra al denominatore. Accettazione, ufficio, magazzino ricambi e il tuo tempo di amministrazione sono costi veri, ma non generano ore fatturabili. Vanno nei costi generali, altrimenti conti persone il cui tempo non finisce mai su una fattura.

Costi generali: tutto ciò che gira quando nessuno sta lavorando

I costi generali sono quelli che maturano anche quando nessun ponte è occupato. La fonte più affidabile non è la memoria ma il bilancio di un esercizio intero — prendi il totale annuo, non un mese per dodici.

• Affitto o locazione; se l'immobile è di proprietà, un canone figurativo
• Energia, acqua, riscaldamento, aria compressa
• Ammortamento e verifiche periodiche di ponti, macchinari e attrezzature d'officina
• Utensili, attrezzatura speciale, usura e sostituzione
• Strumenti di diagnosi, licenze software, portali dei costruttori, abbonamenti alle banche dati
• Assicurazioni: responsabilità civile, contenuto, elettronica, tutela legale
• Smaltimento di olio esausto, pneumatici, filtri e rifiuti pericolosi
• Formazione, certificazioni, abilitazione ai lavori in alta tensione
• Amministrazione, commercialista, spese bancarie, quote associative, marketing
• Retribuzioni del personale non produttivo
• Veicoli di servizio, ritiro e consegna, auto sostitutive

Due errori sono di gran lunga i più frequenti: voci che non vengono in mente perché addebitate una sola volta all'anno — e voci contate due volte perché gli oneri sul personale erano già nella maggiorazione sopra. Scorri l'intero piano dei conti invece di costruire l'elenco a memoria.

Utile: coprire i costi non è ancora un prezzo

La tariffa di copertura dei costi è il minimo con cui l'azienda chiude a zero — ammesso che tutto vada come previsto. Non succede mai. La maggiorazione non è quindi un ricarico su un prezzo già fatto, ma la parte del calcolo che paga lo scostamento.

Da lì escono: il prossimo ponte e il prossimo strumento di diagnosi, rilavorazioni e gesti commerciali, insoluti, mesi con poco lavoro, interessi sul capitale immobilizzato, riserve e imposte. Se conduci l'azienda in proprio, qui rientra anche il tuo compenso da titolare — a meno che tu non l'abbia già messo nei costi generali. Va conteggiato esattamente una volta.

Ed è la prima cosa che sparisce: ogni sconto, ogni mezz'ora non fatturata e ogni riparazione in cortesia esce dalla maggiorazione, mai dai costi. Una tariffa senza maggiorazione non ha un cuscinetto ma un buco — solo che si vede soltanto nel risultato d'esercizio.

Una sola tariffa basta di rado: meccanica, carrozzeria, diagnosi, gomme

Una tariffa unica per tutta l'azienda presuppone che ogni ora di lavoro generi gli stessi costi. Non è così: le postazioni immobilizzano capitali diversi e richiedono qualifiche diverse.

• La meccanica è di norma la base, ed è la struttura su cui questo calcolatore è preimpostato.
• Carrozzeria e verniciatura immobilizzano banco di riscontro, cabina, aspirazione e asciugatura, e aggiungono vincoli ambientali e costo del materiale. I sistemi di perizia e le assicurazioni chiedono comunque queste tariffe separate, e il materiale di verniciatura ancora a parte.
• La diagnosi costa strumento, licenze, accesso al costruttore e la persona che sa usare entrambi — e si concilia male con altri lavori in parallelo.
• Le gomme vanno al contrario: qualifica minore, picchi stagionali forti, ma il deposito come servizio a sé con un proprio corrispettivo.

La strada è lo stesso calcolatore, eseguito più volte: per reparto, con il suo personale, le sue ore produttive e la quota di costi generali che gli spetta. Come criterio vanno bene la superficie, il valore delle attrezzature o il numero di persone — l'importante è ripartire i costi generali per intero e nessuna voce due volte.

Fascia di mercato: quando stare sopra o sotto consapevolmente

La fascia che il calcolatore affianca al tuo risultato è un orientamento, non un obiettivo. Ti dice dove si colloca la tua tariffa nel confronto — non dove dovrebbe stare.

Stai sopra consapevolmente quando offri qualcosa che spiega la distanza: specializzazione su un marchio o una tecnologia, abilitazione ai lavori in alta tensione, auto d'epoca, appuntamenti rapidi, ritiro e consegna, auto sostitutiva, garanzia estesa. Il motivo deve allora vedersi anche fuori — nel colloquio, sul sito, in fattura.

Sotto ci stai solo consapevolmente e a termine: all'avvio, mentre costruisci il portafoglio clienti, per coprire un vuoto che conosci. Lavorare stabilmente sotto la propria tariffa di copertura dei costi non è una strategia di prezzo ma una questione di tempo.

E confronta solo ciò che è confrontabile: netto contro netto, e guardando quali tempari stanno dietro l'ora. Una tariffa più bassa su tempari più generosi produce alla fine la fattura più cara.

Ogni quanto rifare il conto — e come viene accolto un aumento

Una volta all'anno, quando ci sono i numeri dell'esercizio chiuso — quello è l'appuntamento fisso. Nel mezzo si ricalcola all'occorrenza: dopo un aumento retributivo o un rinnovo contrattuale, con un affitto nuovo, con costi energetici sensibilmente diversi, dopo un investimento importante, all'ingresso o all'uscita di personale produttivo. Il grado di produttività puoi seguirlo più spesso; la rilevazione presenze lo fornisce ogni mese.

Se ne esce un aumento, una sequenza ordinata aiuta più di una buona motivazione:

• Fissa una data e annunciala prima, non citarla alla riconsegna
• Chiudi alla tariffa vecchia i preventivi già usciti
• Informa prima di tutto e di persona la clientela abituale e le flotte
• Verifica che cosa prevedono gli accordi in essere sulle variazioni di prezzo
• Aggiorna lo stesso giorno l'esposizione dei prezzi, il sito e i modelli

Piccoli passi ravvicinati si spiegano meglio di un salto dopo anni di immobilità. E una tariffa che hai ricavato si sostiene con calma nel colloquio — sai di che cosa è fatta.

Domande frequenti sulla tariffa oraria

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Si prosegue dove la tariffa diventa denaro: la fatturazione converte con questa tariffa il tempo registrato in voci di fattura, e come arrivano alla clientela lo decide la fattura elettronica. Quanto costa il software stesso è sulla pagina dei prezzi.