Policz stawkę roboczogodziny

Jak liczy kalkulator

Kalkulator idzie tą samą drogą co analiza ekonomiczna firmy, w trzech krokach.

1. Godziny produktywne. Od dni roboczych w roku odchodzą święta, urlop i chorobowe; zostaje obecność. Z niej tylko część da się zafakturować — przezbrojenie, zakupy, sprzątanie, szkolenia i czekanie to praca, ale nie jednostki rozliczeniowe. Ta część to stopień produktywności. Zmierz własny, zamiast przyjmować cudzą liczbę: kalkulator produktywności wylicza go z trzech sum godzin z jednego okresu.
2. Koszty. Koszt pracy to wynagrodzenie brutto plus składki pracodawcy i dodatkowe wypłaty — tutaj ujęte jako jeden narzut. Do tego dochodzą koszty stałe firmy, które są niezależne od tego, czy podnośnik jest zajęty.
3. Narzut. Stawka pokrywająca koszty trzyma firmę na zerze. Zysk i ryzyko muszą wejść na wierzch, inaczej żaden rok nie sfinansuje inwestycji następnego.

Przykładowe wyliczenie: stawka roboczogodziny małego warsztatu

Weź warsztat, od którego startuje kalkulator powyżej: 3 produktywnych mechaników i wartości startowe wybranego kraju (Polska). Te wartości pochodzą z opublikowanych danych krajowych i są punktem wyjścia, nie zaleceniem. Trzy kroki poniżej idą dokładnie tą samą drogą co kalkulator, tylko z liczbami do prześledzenia.

1. Godziny produktywne. Od 261 dni roboczych w roku odejmij 12 dni świątecznych, 26 dni urlopu i 12 dni chorobowego: zostaje 211 dni obecności. Razy 8,0 godziny dziennie daje to 1 688,0 godziny obecności na jednego mechanika. Fakturowany jest tylko udział produktywny, czyli 74 procent, a warsztat ma 3 produktywnych mechaników — zostaje 3 747,4 roboczogodziny do zafakturowania w roku.
2. Koszty. 6 500 zł brutto miesięcznie to 78 000 zł rocznie; z narzutem 21 procent na składki pracodawcy jeden mechanik kosztuje 94 380 zł, a wszyscy 3 razem 283 140 zł. Do tego 138 000 zł kosztów stałych — łącznie 421 140 zł. Podzielone przez 3 747,4 godziny produktywnej daje 112,38 zł za godzinę: to koszt roboczogodziny, stawka progowa.
3. Narzut. Pokrycie kosztów oznacza wyjście na zero. 12 procent na zysk i ryzyko zamienia 421 140 zł kosztów w cel roczny 471 677 zł; rozłożone na te same 3 747,4 godziny daje 125,87 zł netto za godzinę. VAT dochodzi dopiero na fakturze — w kalkulacji nie ma dla niego miejsca.

Najczulszym miejscem jest udział produktywny, bo stoi w mianowniku. Policz ten sam warsztat przy 84 zamiast 74 procent, a stawka progowa spada z 112,38 zł na 99,00 zł — nie zniknął ani grosz kosztów, tylko jedno założenie zrobiło się bardziej optymistyczne. Tak właśnie powstają stawki, które w styczniu wyglądają wiarygodnie, a w grudniu brakuje ich w wyniku.

Na czym stawka najczęściej się wykłada

Prawie nigdy na wzorze. Trzy miejsca dają zdecydowaną większość zbyt niskich stawek:

• Stopień produktywności jest przyjęty za wysoko. Kto liczy z 95 procentami, liczy z mechanikiem, który nigdy nie robi przerwy i nigdy nie czeka na część. Każdy punkt procentowy za dużo obniża stawkę i przez rok zamienia się w stratę.
• Koszty stałe są niekompletne. Czynsz i prąd przychodzą do głowy każdemu. Zużycie narzędzi, abonamenty na diagnostykę, szkolenia, ubezpieczenie wypadkowe, utylizacja, licencje na oprogramowanie i amortyzacja podnośnika rzadko przychodzą wszystkie.
• Narzutu zysku brakuje w ogóle. Stawka pokrywająca koszty to nie cena, to dolna granica.

Zrozumieć stawkę, a nie tylko ją policzyć

Kalkulator powyżej daje liczbę. To, czy się obroni, rozstrzyga się na wartościach, które wpisujesz — a wszystkie stoją w twoich własnych dokumentach, nie w regule kciuka. Kolejne sekcje przechodzą je po kolei: skąd biorą się godziny produktywne, ile naprawdę kosztuje pracownik, co należy do kosztów stałych, dlaczego pokrycie kosztów to jeszcze nie cena — i co zrobić z wynikiem, kiedy cię zaskoczy.

Godziny produktywne: od obecności do godziny fakturowanej

Rachunek zaczyna się nie od godzin, które opłacasz, lecz od tych, które możesz policzyć klientowi. Z roku kalendarzowego odchodzą najpierw weekendy i święta, potem urlop, chorobowe i dni szkoleń. Zostaje obecność — i ona nie jest jeszcze fakturowalna.

Między obecnością a pozycją na fakturze leży wszystko, czego dzień w warsztacie wymaga dodatkowo: przyjęcie zlecenia, zamawianie i odbiór części, przestawianie aut, przezbrojenie i sprzątanie, poprawki na własny koszt, czekanie na akceptację. Ta część to stopień produktywności i nie musisz go szacować: podziel godziny zafakturowane w zeszłym roku przez opłacone godziny obecności swoich produktywnych pracowników. Twoja ewidencja czasu zna obie liczby.

Przykład na okrągłych liczbach, nie na danych branżowych: jeśli po urlopach i chorobowym zostaje 1600 godzin obecności, a trzy czwarte z nich da się zafakturować, liczysz z 1200 godzinami — nie z 1600. Różnica przekłada się na stawkę w całości, bo stoi w mianowniku.

Wynagrodzenie i jego pochodne: ile naprawdę kosztuje godzina mechanika

Wynagrodzenie brutto to mniejsza część tego, co kosztuje godzina fachowej pracy. Dochodzą składki po stronie pracodawcy, Fundusz Pracy i FGŚP, składka wypadkowa zależna od rodzaju działalności oraz wszystko, co płacisz dobrowolnie lub z układu zbiorowego: premie, PPK, odzież robocza, dopłaty do dojazdów, świadczenia socjalne.

W kalkulatorze wszystko to siedzi w narzucie na wynagrodzenie brutto. Wartość domyślna jest wartością startową dla twojego kraju; własną wyciągniesz z listy płac, dzieląc całkowity koszt pracodawcy za rok przez sumę wynagrodzeń brutto z tego samego roku.

Ważniejsze od miejsca po przecinku jest to, kogo w ogóle liczysz. Do tego rachunku należą wyłącznie pracownicy produktywni — ci, których godziny stoją wyżej w mianowniku. Doradca serwisowy, biuro, magazyn części i twój własny czas na administrację to prawdziwe koszty, ale nie tworzą godzin fakturowanych. Należą do kosztów stałych; inaczej liczysz osoby, których czas nigdy nie trafia na fakturę.

Koszty stałe: wszystko, co chodzi, kiedy nikt nie kręci kluczem

Koszty stałe to koszty, które powstają także wtedy, gdy żaden podnośnik nie jest zajęty. Najpewniejszym źródłem nie jest pamięć, tylko zamknięcie pełnego roku obrotowego — bierz sumę roczną, nie jeden miesiąc razy dwanaście.

• Czynsz lub dzierżawa, a przy własnym lokalu czynsz kalkulacyjny
• Energia, woda, ogrzewanie, sprężone powietrze
• Amortyzacja i okresowe badania podnośników, maszyn i wyposażenia warsztatu
• Narzędzia, narzędzia specjalne, zużycie i wymiana
• Sprzęt diagnostyczny, licencje na oprogramowanie, portale producentów, abonamenty na bazy danych
• Ubezpieczenia: OC działalności, majątku, elektroniki, ochrona prawna
• Utylizacja oleju przepracowanego, opon, filtrów i odpadów niebezpiecznych
• Szkolenia, certyfikaty, uprawnienia do prac przy wysokim napięciu
• Administracja, biuro rachunkowe, koszty bankowe, składki, marketing
• Wynagrodzenia pracowników nieprodukcyjnych
• Auta warsztatowe, odbiór i podstawienie, auta zastępcze

Dwa błędy zdarzają się najczęściej: pozycje, o których nikt nie pamięta, bo obciążają konto raz w roku — i pozycje policzone dwa razy, bo pochodne wynagrodzeń siedziały już w narzucie płacowym powyżej. Przejdź raz cały plan kont, zamiast budować listę z głowy.

Zysk: pokrycie kosztów to jeszcze nie cena

Stawka pokrywająca koszty to dolna granica, na której firma wychodzi na zero — przy założeniu, że wszystko idzie zgodnie z planem. Nigdy tak nie jest. Narzut nie jest więc doliczeniem do gotowej ceny, tylko tą częścią kalkulacji, która płaci za odchylenie.

Z niego biorą się: następny podnośnik i następny tester diagnostyczny, poprawki i gesty handlowe, nieściągalne należności, miesiące z cienkim obłożeniem, odsetki od zamrożonego kapitału, rezerwy i podatki. Jeśli prowadzisz firmę jednoosobowo, należy tu również twoje własne wynagrodzenie właściciela — o ile nie jest już ujęte w kosztach stałych. Liczy się dokładnie raz.

I znika jako pierwszy: każdy rabat, każde niezafakturowane pół godziny i każda naprawa z dobrej woli schodzi z narzutu, nigdy z kosztów. Stawka bez narzutu nie ma więc bufora, tylko dziurę — widać ją dopiero w wyniku rocznym.

Jedna stawka rzadko wystarcza: mechanika, blacharnia, diagnostyka, opony

Jedna stawka dla całej firmy zakłada, że każda godzina pracy powoduje takie same koszty. Nie powoduje — stanowiska wiążą różny kapitał i wymagają różnych kwalifikacji.

• Mechanika jest zwykle bazą i to na jej strukturę ustawiony jest ten kalkulator.
• Blacharnia i lakiernia wiążą ramę pomiarową, kabinę, odciąg i suszenie, do tego dochodzą wymogi środowiskowe i koszt materiału. Systemy kosztorysowe i ubezpieczyciele i tak pytają zwykle o te stawki osobno, a o materiał lakierniczy jeszcze raz oddzielnie.
• Diagnostyka kosztuje sprzęt, licencje, dostęp do producenta i człowieka, który potrafi obsłużyć jedno i drugie — a źle idzie równolegle z inną pracą.
• Opony działają odwrotnie: niższe kwalifikacje, ostre szczyty sezonowe, za to przechowywanie jako osobna usługa z własnym wynagrodzeniem.

Droga do tego to ten sam kalkulator, uruchomiony kilka razy: na każdy dział, z jego pracownikami, jego godzinami produktywnymi i przypadającą na niego częścią kosztów stałych. Jako klucz podziału nadaje się powierzchnia, wartość sprzętu albo liczba osób — ważne, by koszty stałe rozdzielić w całości i żadnej pozycji nie liczyć dwa razy.

Przedział rynkowy: kiedy świadomie jesteś powyżej albo poniżej

Przedział, który kalkulator stawia obok twojego wyniku, jest orientacją, nie celem. Mówi, gdzie twoja stawka stoi w porównaniu — nie gdzie powinna być.

Świadomie powyżej jesteś wtedy, gdy dajesz coś, co ten dystans tłumaczy: specjalizację w marce albo technice, uprawnienia do prac przy wysokim napięciu, zabytkowe auta, krótkie terminy, odbiór i podstawienie, auto zastępcze, przedłużoną gwarancję. Powód powinien wtedy być widoczny również na zewnątrz — w rozmowie, na stronie, na fakturze.

Poniżej jesteś tylko świadomie i na czas określony: na starcie, przy budowaniu bazy klientów, przy wypełnianiu znanej luki. Trwała praca poniżej własnej stawki pokrywającej koszty nie jest strategią cenową, tylko kwestią czasu.

I porównuj wyłącznie to, co porównywalne: netto do netto, patrząc na to, jakie normy czasowe stoją za godziną. Niższa stawka przy hojniejszych normach daje na końcu droższą fakturę.

Jak często liczyć od nowa — i jak wypada podwyżka

Raz w roku, kiedy są liczby zamkniętego roku obrotowego — to termin stały. Pomiędzy liczysz od nowa, gdy jest powód: po podwyżce płac albo porozumieniu zbiorowym, przy nowym czynszu, przy wyraźnie innych kosztach energii, po większej inwestycji, przy przyjściu lub odejściu produktywnych pracowników. Stopień produktywności możesz śledzić częściej; ewidencja czasu podaje go co miesiąc.

Jeśli wychodzi podwyżka, uporządkowany przebieg pomaga bardziej niż dobre uzasadnienie:

• Wyznacz termin i zapowiedz go wcześniej, nie wspominaj o nim przy odbiorze auta
• Wyceny i kosztorysy, które już poszły do klientów, rozlicz po starej stawce
• Klientów stałych i flotowych poinformuj pierwszych i osobiście
• Sprawdź, co o zmianach cen mówią obowiązujące umowy
• Cennik, stronę i szablony przestaw tego samego dnia

Małe kroki w krótkich odstępach tłumaczy się łatwiej niż skok po latach bezruchu. A stawki wyliczonej samodzielnie bronisz w rozmowie spokojnie — wiesz, z czego się składa.

Najczęstsze pytania o stawkę za roboczogodzinę

Więcej o Werkstattsystem

• Program do fakturowania dla warsztatów
• Cennik
• Oprogramowanie dla warsztatu samochodowego
• Za darmo
• Kalkulator kosztorysu naprawy
• Kalkulator produktywności warsztatu
• Kalkulator marży na części

Dalej jest tam, gdzie stawka zamienia się w pieniądze: fakturowanie przelicza tą stawką czas zapisany na elektronicznej karcie zlecenia na pozycje faktury, a o tym, jak trafiają do klienta, decyduje e-faktura. Ile kosztuje samo oprogramowanie, sprawdzisz w cenniku.