Vehículo de sustitución: ¿sale a cuenta tener uno propio?

El lado de los costes es incómodamente claro: un coche de sustitución cuesta dinero todos los días, también los que pasa en la explanada. Seguro, impuesto, depreciación y neumáticos siguen corriendo, use quien lo use. Por eso la rentabilidad no la decide la compra, sino el aprovechamiento.

Y hay dos puntos por los que un coche de sustitución puede salir caro sin que se vea venir: la clasificación del vehículo a efectos de seguro y de matriculación, y una entrega sin acta. En el primer punto no te ayuda el argumento habitual de que lo cedes gratis. Los dos se pueden aclarar antes, y los dos deberían estarlo antes de que salga el primer cliente.

El beneficio para el cliente es evidente. Más interesante es qué cambia en el taller en cuanto el cliente no está esperando su coche:

• El coche puede quedarse parado. Una pieza que llega mañana deja de ser un problema y pasa a ser una cuestión de agenda.
• La diagnosis gana tiempo. Los fallos esporádicos se acotan mejor a lo largo de dos días que entre las diez y las doce.
• La ocupación se suaviza. Los trabajos ya no hay que meterlos a presión en una franja de un día solo porque el cliente quiere salir por la tarde.
• Se pueden agrupar pedidos. Quien tiene la noche por delante pide con el reparto normal en lugar de con envío urgente.

Por eso la pregunta está mal planteada cuando solo dice si los clientes lo esperan. Bien planteada dice: cuánta capacidad ganas si los coches pueden quedarse a dormir — y qué te cuesta eso.

Cuenta con dos bloques. Los costes fijos se producen con independencia del uso; los variables solo si se circula. Lo interesante es la suma de los costes fijos dividida por el número de días de uso — ese es el importe que un día de uso tiene que soportar antes de que el resto acabe en los gastos generales que carga tu precio/hora.

La cifra que más sorprende rara vez es una partida de coste, sino el número de días de uso. Antes de comprar un coche, lleva una lista durante ocho semanas: cuántas veces habría hecho falta uno a un cliente, y para cuántos días. Sin esa lista, la compra es una suposición.

Sin flota propia

Hay pasos intermedios con el mismo efecto sobre la capacidad y bastante más baratos:

• Un servicio de recogida y entrega resuelve el problema de los clientes que solo van al trabajo y vuelven.
• Un acuerdo con una empresa de alquiler local cubre los picos sin que haya un coche parado en tu explanada.
• Una bicicleta o un patinete para el centro gustan en trayectos cortos más de lo que uno piensa — y en términos de seguro son un asunto completamente distinto.

Quien cede un coche a clientes de forma regular ya no se mueve, a efectos de seguro, en el uso normal de un vehículo de empresa. Que una cesión así se considere alquiler depende de cómo la organices — y no de si cobras por ella.

Justo ahí está la creencia más extendida del sector: como el coche se cede gratis o como mucho a precio de coste, no es alquiler. No lo des por hecho. Lo determinante es que un vehículo se ceda de forma planificada y repetida a terceros para que lo usen bajo su responsabilidad; que haya dinero de por medio no decide por sí solo la clasificación.

Y las consecuencias no te llegan solo cuando hay un siniestro. La cobertura es la partida más cara, pero ni mucho menos la única:

• La cobertura queda en discusión si hay un siniestro, porque el coche circulaba en un uso que tu póliza no describe. Entonces ya no se habla de una diferencia de prima, sino del importe del daño.
• La matriculación. Para qué está dado de alta un vehículo y para qué lo empleas de hecho tienen que coincidir. Qué rige en tu caso y si el uso que tienes en mente hay que comunicarlo te lo dice la Jefatura de Tráfico.
• La empresa de alquiler del pueblo cumple los requisitos y los paga. Quien los rodea se procura una ventaja contra la que un competidor puede actuar — y se entera, porque lo anuncias.
• Tu matrícula temporal de empresa. Si la empleas para algo a lo que no está destinada, acabas perdiendo también los desplazamientos para los que de verdad la necesitas.

Tampoco el camino correcto es gratis: a un coche que cedes de forma sistemática pueden aplicarse condiciones de inspección y de seguro distintas de las de tu propio vehículo de empresa. Esa línea va en la cuenta de costes de más arriba, antes de que el coche esté en la explanada — no en las sorpresas del segundo año.

Aclara por eso la cuestión antes de comprar y por escrito, y en dos sitios: con tu aseguradora y con la Jefatura de Tráfico, en ambos casos con la descripción concreta de cómo pensáis hacerlo. Una promesa verbal por teléfono no te ayuda después, y preguntar no te cuesta nada salvo el tiempo de escribirlo.

Tres puntos que van en esa misma conversación:

• Quién puede conducir — solo el cliente, o también familiares. El círculo de conductores autorizados está en la póliza y tiene que aparecer en el acta de entrega.
• La franquicia — su importe, y quién la asume si hay un siniestro. Eso va en el contrato de cesión, no en la conversación al entregar la llave.
• Edad mínima y antigüedad del permiso — algunas pólizas incluyen limitaciones que nadie conoce hasta que se aplican.

Una matrícula temporal de empresa no es para esto una solución, sino el camino más corto a las mismas consecuencias. Está ligada a determinados desplazamientos del taller; poner con ella un coche a circular para el día a día de un cliente no es aquello para lo que está prevista. Qué rige para la tuya te lo dice la Jefatura de Tráfico — y esa consulta es más barata que cualquiera de las consecuencias de arriba.

Un coche de sustitución sin acta de entrega genera las mismas discusiones que una recepción sin registro del estado — solo que con los papeles cambiados. El acta ocupa una cara y lleva cinco minutos.

Lo que va en ella:

• Vehículo, matrícula, kilometraje y nivel de combustible en la entrega y en la devolución.
• Daños existentes, marcados en un esquema o fotografiados — junto con el cliente.
• La fecha de devolución acordada y qué pasa si se sobrepasa.
• La regla de combustible: lleno fuera, lleno de vuelta es la única sobre la que nadie discute.
• Quién puede conducir, la franquicia, el límite de kilómetros si lo hay.
• Qué hacer en caso de accidente: llamar a la policía, no reconocer nada, avisarte.
• La advertencia de que las multas del periodo de uso son del conductor — como titular, el correo te llega a ti.
• Firmas en la entrega y en la devolución.

Comprobar el permiso sin guardar de más

Mirar el permiso de conducir antes de entregar la llave es evidente. Una anotación en el acta — permiso presentado, fecha, iniciales — documenta la comprobación y guarda bastante menos que una copia. Si aun así quieres copiarlo, aclara antes en qué te apoyas y cuánto tiempo conservas el documento — la misma contención que la protección de datos exige en todas partes; en la duda, menos es la mejor decisión.

Se usan tres modelos, y no se excluyen entre sí.

Si cobras, la cesión va como una línea propia y con nombre en la factura — no como un recargo silencioso sobre la mano de obra. Cómo tratar la cesión a efectos de IVA lo aclaras con tu asesor fiscal, porque depende de si es onerosa y de cómo se relaciona con la reparación.

El siniestro es un caso aparte

Cuando responde un tercero, el perjudicado tiene derecho a un vehículo de alquiler o, en su lugar, a una compensación por el tiempo que no puede usar el suyo. La aseguradora contraria no reembolsa automáticamente cualquier tarifa que apliques — se revisan la categoría del vehículo, la duración y la necesidad, y los recortes son la regla, no la excepción. Documenta por eso desde el principio por qué el coche estuvo inmovilizado tantos días: eso es lo único que después sostiene la cifra.