Leenauto's: loont een eigen leenauto zich?

De kostenkant is vervelend eenduidig: een leenauto kost elke dag geld, ook op de dagen dat hij op het erf staat. Verzekering, belasting, waardeverlies en banden lopen door, los van het gebruik. Niet de aanschaf bepaalt daarom de rentabiliteit, maar de bezetting.

En er zijn twee punten waarop een leenauto duur kan worden zonder dat je het vooraf merkt: hoe de auto verzekerings- en registratietechnisch wordt ingedeeld, en een uitgifte zonder formulier. Bij het eerste punt helpt het gebruikelijke argument niet – dat je de auto immers gratis meegeeft. Allebei zijn vooraf te regelen, en allebei horen geregeld te zijn voordat de eerste klant wegrijdt.

Het klantvoordeel spreekt voor zich. Interessanter is wat er in de werkplaats verandert zodra de klant niet op zijn auto zit te wachten:

• Stilstand wordt toelaatbaar. Een onderdeel dat pas morgen komt, is geen probleem meer maar een planningsvraag.
• Diagnose krijgt tijd. Sporadische storingen zijn over twee dagen zinvoller af te bakenen dan tussen tien en twaalf.
• De bezetting vlakt af. Opdrachten hoeven niet meer in één dagvenster geperst te worden alleen omdat de klant 's avonds weg wil.
• Verzamelbestellingen worden mogelijk. Wie een nacht de tijd heeft, bestelt met de volgende reguliere rit in plaats van met spoed.

Precies daarom is de vraag verkeerd gesteld als ze alleen luidt of klanten het verwachten. Ze luidt goed: hoeveel capaciteit win je als auto's 's nachts mogen blijven staan – en wat kost je dat.

Reken met twee blokken. De vaste kosten lopen los van het gebruik, de variabele alleen als er gereden wordt. Interessant is de som van de vaste kosten gedeeld door het aantal inzetdagen – dat is het bedrag dat één inzetdag moet dragen voordat de rest in de indirecte kosten belandt die je uurtarief draagt.

Wat daarbij het meest verrast, is zelden een kostenpost maar het aantal inzetdagen. Houd voordat je een auto aanschaft acht weken een lijst bij: hoe vaak had een klant er een nodig gehad, en voor hoeveel dagen. Zonder die lijst is de aanschaf een vermoeden.

Zonder eigen wagenpark

Er zijn tussenvormen met hetzelfde effect op je capaciteit en aanzienlijk lagere kosten:

• Een haal- en brengservice lost het op voor klanten die alleen naar hun werk en terug moeten.
• Een afspraak met een plaatselijke autoverhuurder vangt de pieken op zonder dat er een auto bij jou staat.
• Een fiets of scooter voor de binnenstad is voor korte afstanden populairder dan je denkt – en verzekeringstechnisch een heel ander verhaal.

Wie een auto stelselmatig aan klanten meegeeft, zit verzekeringstechnisch niet meer in gewoon zakelijk gebruik. Of zo'n uitgifte als verhuur wordt gezien, hangt af van hoe je het inricht – en niet van de vraag of je er geld voor vraagt.

Precies daar staat de meest gehoorde branchewijsheid: je geeft de auto immers gratis mee of hooguit tegen kostprijs, dus is het geen verhuur. Ga daar niet van uit. Wat telt is dat een auto planmatig en herhaald aan derden wordt meegegeven voor gebruik op eigen verantwoordelijkheid; of daar geld voor vloeit, is niet vanzelf doorslaggevend.

En de gevolgen treffen je niet pas bij schade. De dekking is de duurste post, maar lang niet de enige:

• De dekking staat bij schade ter discussie omdat de auto onderweg was in een gebruik dat je polis niet omschrijft. Dan gaat het niet om een premieverschil maar om de schadesom.
• De registratie. Waarvoor een auto is geregistreerd en waarvoor je hem feitelijk inzet, moeten met elkaar overeenkomen. Wat er voor jouw geval geldt en of het gebruik dat je voor ogen hebt gemeld moet worden, hoor je bij de RDW.
• De plaatselijke autoverhuurder voldoet aan de voorwaarden en betaalt daarvoor. Wie eromheen werkt, verschaft zich een voordeel waar een concurrent iets tegen kan ondernemen – en hij merkt het, omdat je ermee adverteert.
• Je handelaarskenteken. Zet je dat in voor iets waarvoor het niet bedoeld is, dan raak je op termijn ook de ritten kwijt waarvoor je het écht nodig hebt.

Ook de nette weg is niet gratis: aan een auto die je stelselmatig meegeeft kunnen andere keurings- en verzekeringsvoorwaarden hangen dan aan je eigen bedrijfsauto. Die regel hoort in de kostensom hierboven, voordat de auto op het erf staat – niet in de verrassingen van het tweede jaar.

Regel de vraag daarom vóór de aanschaf en schriftelijk, en wel op twee plekken: bij je verzekeraar en bij de RDW, allebei met een concrete beschrijving van hoe jullie het willen doen. Een mondelinge toezegging aan de telefoon helpt je achteraf niet, en de vraag stellen kost je niets behalve de tijd om haar op te schrijven.

Drie punten die in datzelfde gesprek horen:

• Wie mag rijden – alleen de klant, of ook gezinsleden. De kring van toegestane bestuurders staat in de polis en moet op het uitgifteformulier terugkomen.
• Eigen risico – de hoogte, en wie het bij schade draagt. Dat hoort in de gebruiksovereenkomst, niet in het gesprek bij het overhandigen van de sleutel.
• Minimumleeftijd en rijbewijsduur – sommige polissen bevatten beperkingen die niemand kent tot ze ingrijpen.

Een handelaarskenteken is voor dit doel uitdrukkelijk geen oplossing, maar de kortste weg naar dezelfde gevolgen. Het is aan bepaalde ritten van het bedrijf gebonden; er een auto mee laten rijden die een klant dagelijks gebruikt, is niet waarvoor het bedoeld is. Wat er voor jouw kenteken geldt, hoor je bij de RDW – en die vraag is goedkoper dan elk van de gevolgen hierboven.

Een leenauto zonder uitgifteformulier levert dezelfde discussies op als een aanname zonder schadeopname – alleen met omgekeerde rollen. Het formulier past op één kant en kost vijf minuten.

Wat erop staat:

• Auto, kenteken, kilometerstand en tankinhoud bij uitgifte en bij inname.
• Bestaande schade, aangegeven op een schets of gefotografeerd – samen met de klant.
• De afgesproken inleverdatum en wat er geldt als die wordt overschreden.
• De brandstofafspraak: vol eruit, vol terug, is de enige waarover niemand ruziet.
• Wie mag rijden, het eigen risico, een kilometerbeperking als die er is.
• Wat er bij een ongeval moet gebeuren: politie bellen, niets erkennen, jou informeren.
• De mededeling dat verkeersboetes uit de gebruiksperiode voor de bestuurder zijn – als kentekenhouder krijg jij de post.
• Handtekeningen bij uitgifte en bij inname.

Rijbewijs controleren zonder te veel te bewaren

Het rijbewijs bekijken voordat je de sleutel meegeeft, spreekt vanzelf. Een aantekening op het formulier – rijbewijs getoond, datum, paraaf – legt de controle vast en bewaart aanzienlijk minder dan een kopie. Wil je toch kopiëren, bepaal dan vooraf waarop je dat baseert en hoelang je het document bewaart – dezelfde terughoudendheid die bij alle klantgegevens geldt; bij twijfel is minder de betere beslissing.

Drie modellen zijn gebruikelijk, en ze sluiten elkaar niet uit.

Reken je af, dan hoort de leenauto als eigen, benoemde regel op de factuur – niet als stilzwijgende opslag op de arbeidstijd. Hoe zo'n regel eruit moet zien om standhoudend te zijn, is dezelfde vraag als bij elke andere factuurregel; hoe de leenauto btw-technisch behandeld moet worden, bespreek je met je boekhouder, omdat dat ervan afhangt of hij tegen betaling wordt meegegeven en hoe hij met de reparatie samenhangt.

Schade van een ander is een geval apart

Als een derde aansprakelijk is, heeft de benadeelde recht op vervangend vervoer of op een vergoeding voor het gemis van zijn auto. De verzekeraar van de tegenpartij vergoedt daarbij niet automatisch elk tarief dat je rekent – klasse, duur en noodzaak worden getoetst, en kortingen zijn de regel, niet de uitzondering. Leg daarom vóór de uitgifte vast wat er met de verzekeraar is afgesproken en wie het verschil draagt als er wordt gekort.