Ersatzfahrzeuge: rechnet sich der eigene Leihwagen

Die Kostenseite ist unangenehm eindeutig: Ein Ersatzfahrzeug kostet an jedem Tag Geld, auch an denen, an denen es auf dem Hof steht. Versicherung, Steuer, Wertverlust und Reifen laufen weiter, unabhängig von der Nutzung. Deshalb entscheidet nicht die Anschaffung über die Wirtschaftlichkeit, sondern die Auslastung.

Und es gibt zwei Punkte, an denen ein Ersatzfahrzeug teuer werden kann, ohne dass man es vorher merkt: die versicherungs- und zulassungsrechtliche Einstufung des Fahrzeugs sowie eine Übergabe ohne Protokoll. Beim ersten Punkt hilft das übliche Argument nicht weiter, man überlasse den Wagen ja kostenlos. Beide lassen sich vorab klären und sollten geklärt sein, bevor der erste Kunde losfährt.

Der Kundennutzen ist offensichtlich. Interessanter ist, was sich in der Werkstatt ändert, sobald der Kunde nicht auf sein Fahrzeug wartet:

• Die Standzeit wird zulässig. Ein Teil, das erst morgen kommt, ist kein Problem mehr, sondern eine Terminfrage.
• Diagnose bekommt Zeit. Sporadische Fehler lassen sich über zwei Tage sinnvoller eingrenzen als zwischen zehn und zwölf.
• Die Auslastung glättet sich. Aufträge müssen nicht mehr in ein Tagesfenster gepresst werden, nur weil der Kunde abends losfahren will.
• Sammelbestellungen werden möglich. Wer über Nacht Zeit hat, bestellt mit dem nächsten regulären Lauf statt per Eilzustellung.

Genau deshalb ist die Frage falsch gestellt, wenn sie nur lautet, ob die Kunden es erwarten. Sie lautet richtig: Wie viel Kapazität gewinnst Du, wenn Fahrzeuge über Nacht bleiben dürfen? Was kostet Dich das?

Rechne mit zwei Blöcken. Die Fixkosten fallen unabhängig von der Nutzung an, die variablen nur, wenn gefahren wird. Interessant ist die Summe der Fixkosten geteilt durch die Zahl der Einsatztage – das ist der Betrag, den ein Einsatztag tragen muss, bevor der Rest in den Gemeinkosten, die Dein Stundensatz trägt, landet.

Die Zahl, die dabei am meisten überrascht, ist selten eine Kostenposition, sondern die Zahl der Einsatztage. Bevor Du ein Fahrzeug anschaffst, führ acht Wochen lang eine Liste: Wie oft hätte ein Kunde eines gebraucht? Für wie viele Tage? Ohne diese Liste ist die Anschaffung eine Vermutung.

Ohne eigene Flotte

Es gibt Zwischenstufen, die dieselbe Kapazitätswirkung haben und deutlich weniger kosten:

• Ein Hol- und Bringservice löst das Problem für Kunden, die nur zur Arbeit und zurück müssen.
• Eine Vereinbarung mit einer örtlichen Autovermietung deckt die Spitzen, ohne dass ein Fahrzeug bei Dir steht.
• Ein Fahrrad oder Roller für die Innenstadt ist für kurze Strecken beliebter, als man denkt. Versicherungsrechtlich ist es eine völlig andere Nummer.

Wer ein Fahrzeug regelmäßig an Kunden überlässt, bewegt sich versicherungsrechtlich nicht mehr im normalen Firmenwagenbetrieb. Ob eine solche Überlassung als Selbstfahrervermietfahrzeug einzustufen ist, hängt an der Ausgestaltung, nicht daran, ob Du dafür Geld nimmst.

Genau hier steht die verbreitetste Auskunft der Branche: Man überlasse den Wagen ja unentgeltlich oder allenfalls zum Selbstkostenpreis, also sei das keine Vermietung. Dieses Argument ist von Gerichten verworfen worden. Es trägt nicht. Maßgeblich ist, dass ein Fahrzeug planmäßig und wiederholt fremden Fahrern zur eigenverantwortlichen Nutzung überlassen wird; ob dafür Geld fließt, entscheidet die Einstufung nicht.

Und die Folgen treffen Dich nicht erst im Schadensfall. Der Deckungsschutz ist der teuerste Posten, aber längst nicht der einzige:

• Der Versicherungsschutz steht im Schadensfall zur Disposition, weil das Fahrzeug in einer Verwendung unterwegs war, die der Vertrag nicht abdeckt. Dann geht es nicht um eine Beitragsdifferenz, sondern um die Schadenssumme.
• Bußgelder der Zulassungsstelle, weil das Fahrzeug für eine Verwendungsart zugelassen ist, die es tatsächlich nicht hat.
• Wettbewerbsrechtliche Abmahnungen: Die örtliche Autovermietung erfüllt die Auflagen und bezahlt sie auch. Wer sie umgeht, verschafft sich einen Vorteil, gegen den sich vorgehen lässt. Der Wettbewerber merkt es, weil Du damit wirbst.
• Der Verlust roter Kennzeichen, wenn die Zulassungsstelle den Betrieb deshalb für unzuverlässig hält. Das trifft dann auch die Fahrten, für die Du sie wirklich brauchst.

Auch der saubere Weg ist nicht umsonst: Ein Selbstfahrervermietfahrzeug muss jedes Jahr zur Hauptuntersuchung, nicht im sonst üblichen Intervall. Diese Zeile gehört in die Kostenrechnung weiter oben, bevor das Fahrzeug auf dem Hof steht – nicht in die Überraschungen des zweiten Jahres.

Kläre die Frage deshalb vor der Anschaffung schriftlich an beiden Stellen: beim Versicherer und bei der Zulassungsstelle, jeweils mit der konkreten Beschreibung, wie ihr es handhaben wollt. Eine mündliche Zusage am Telefon hilft Dir hinterher nicht. Die Anfrage kostet Dich nichts außer der Zeit, sie zu schreiben.

Drei Punkte, die in dasselbe Gespräch gehören:

• Wer darf fahren – nur der Kunde, oder auch Familienangehörige. Der Kreis der berechtigten Fahrer steht im Versicherungsvertrag und muss im Übergabeprotokoll auftauchen.
• Selbstbeteiligung – Höhe und wer sie im Schadensfall trägt. Das gehört in den Überlassungsvertrag, nicht ins Gespräch beim Schlüsselübergeben.
• Mindestalter und Führerscheindauer – manche Tarife enthalten Einschränkungen, die niemand kennt, bis sie greifen.

Ein rotes Kennzeichen ist für diesen Zweck ausdrücklich keine Lösung, sondern der kürzeste Weg in dieselben Folgen. Es ist an Prüfungs-, Probe- und Überführungsfahrten des Betriebs gebunden; ein Fahrzeug damit als Ersatzwagen für die Alltagsfahrten eines Kunden laufen zu lassen, ist nicht vorgesehen. Was für Dein Kennzeichen gilt, sagt Dir die Zulassungsstelle. Diese Auskunft ist billiger als jede der Folgen oben.

Ein Ersatzfahrzeug ohne Übergabeprotokoll erzeugt dieselben Diskussionen wie eine Fahrzeugannahme ohne Zustandsaufnahme – nur mit vertauschten Rollen. Das Protokoll ist einseitig bedruckt und dauert fünf Minuten.

Was darauf steht:

• Fahrzeug, Kennzeichen, Kilometerstand und Tankfüllung bei Übergabe und bei Rückgabe.
• Vorhandene Schäden, markiert auf einer Skizze oder fotografiert – gemeinsam mit dem Kunden.
• Der vereinbarte Rückgabetermin und was gilt, wenn er überschritten wird.
• Die Kraftstoffregelung: voll raus, voll zurück, ist die einzige, über die niemand streitet.
• Wer fahren darf, Selbstbeteiligung, Kilometerbegrenzung, wenn es eine gibt.
• Was bei einem Unfall zu tun ist: Polizei rufen, nichts anerkennen, Dich informieren.
• Der Hinweis, dass Verwarnungen und Bußgelder aus der Nutzungszeit den Fahrer treffen – als Halter bekommst Du die Post.
• Unterschriften bei Übergabe und bei Rückgabe.

Führerschein prüfen, ohne zu viel zu speichern

Die Fahrerlaubnis anzusehen, bevor Du den Schlüssel übergibst, ist selbstverständlich. Ein Vermerk auf dem Protokoll – Führerschein vorgelegt, Datum, Kürzel – dokumentiert die Prüfung und speichert deutlich weniger als eine Kopie. Wenn Du dennoch kopieren willst, klär vorher, worauf Du das stützt und wie lange Du das Dokument aufbewahrst – dieselbe Zurückhaltung, die der Datenschutz im Werkstattalltag überall verlangt; im Zweifel ist weniger die bessere Entscheidung.

Drei Modelle sind üblich. Sie schließen sich nicht aus.

Wenn Du abrechnest, gehört die Überlassung als eigene, benannte Position auf die Rechnung – nicht als stillschweigender Aufschlag auf die Arbeitszeit. Wie eine Position aussehen muss, damit sie trägt, steht unter Pflichtangaben auf der Werkstattrechnung; wie die Überlassung umsatzsteuerlich zu behandeln ist, klärst Du mit Deinem Steuerberater, weil es davon abhängt, ob sie entgeltlich erfolgt und wie sie mit der Reparatur zusammenhängt.

Der Unfallschaden ist ein eigener Fall

Wenn ein Dritter haftet, hat der Geschädigte Anspruch auf einen Mietwagen oder alternativ auf eine Nutzungsausfallentschädigung. Die gegnerische Versicherung erstattet dabei nicht automatisch jeden Satz, den Du ansetzt – Fahrzeugklasse, Dauer und Erforderlichkeit werden geprüft. Kürzungen sind die Regel, nicht die Ausnahme. Wie Du diese Abrechnung mit dem Versicherer führst und wo das Werkstattrisiko liegt, steht unter Direktabrechnung mit der Versicherung.