Wenn der Kunde nicht zahlt

Das Mahnwesen ist der Teil der Faktura, den kleine Betriebe am längsten aufschieben, und zugleich der, in dem am meisten Geld liegt. Nicht weil viele Kunden nicht zahlen, sondern weil die wenigen, die es nicht tun, ohne Verfahren einfach durchrutschen.

Wichtig ist der Unterschied zwischen Fälligkeit und Verzug. Fällig ist die Forderung mit der Leistung – Verzug tritt erst später ein, und erst mit ihm entstehen Zinsen und Kosten.

Es gibt drei Wege dorthin, und der dritte ist der, den die meisten übersehen.

• Mahnung. Eine Zahlungsaufforderung nach Fälligkeit setzt den Kunden in Verzug – sofort.
• Kalendermäßig bestimmte Zahlungsfrist. Steht ein konkretes Datum auf der Rechnung, tritt Verzug mit dessen Ablauf ein, ganz ohne Mahnung.
• 30-Tage-Regel. Ohne alles Weitere tritt Verzug 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung ein.

Für Verbraucher gilt der dritte Weg nur, wenn Du in der Rechnung ausdrücklich auf diese Folge hingewiesen hast. Ein Satz genügt: „Diese Rechnung ist sofort fällig. 30 Tage nach Zugang tritt ohne weitere Mahnung Verzug ein."

Dieser Satz auf dem Rechnungsformular ist der wirksamste Eingriff im ganzen Mahnwesen und kostet einmalig fünf Minuten.

Die 40-Euro-Pauschale gibt es nur gegenüber Unternehmern, und sie steht Dir unabhängig davon zu, ob Dir überhaupt Kosten entstanden sind. Sie wird auf später anfallende Rechtsverfolgungskosten angerechnet.

Bei Privatkunden gilt: Die erste Mahnung ist die, die den Verzug begründet – ihre Kosten kannst Du deshalb nicht verlangen. Erst ab der zweiten wird es erstattungsfähig.

Das Entscheidende am Mahnwesen ist nicht die Formulierung, sondern dass es überhaupt stattfindet. Drei Stufen mit festen Abständen reichen.

• Tag 14 – freundliche Erinnerung. Kein Vorwurf, oft schlicht übersehen.
• Tag 30 – Mahnung mit Frist. Konkretes Datum, Hinweis auf Verzugszinsen.
• Tag 45 – letzte Frist, danach Mahnbescheid oder Abgabe.

Der Punkt, an dem es meistens scheitert

Nicht an der Stufe drei, sondern daran, dass niemand die offenen Posten ansieht. Ein Betrieb ohne Übersicht über fällige Rechnungen mahnt nicht zu spät – er mahnt gar nicht, weil die Forderung erst auffällt, wenn der Kunde ein Jahr später wieder vorbeikommt.

Eine Liste offener Posten mit Fälligkeitsdatum, einmal pro Woche angesehen, ersetzt das ganze übrige Verfahren. Ein Fakturamodul führt sie ohnehin mit; wie das aussieht, zeigt die Faktura für Werkstätten.

Das gerichtliche Mahnverfahren ist der günstige Weg für unbestrittene Forderungen. Der Antrag läuft online, die Gebühren sind niedrig und richten sich nach dem Streitwert, und Du brauchst keinen Anwalt.

Widerspricht der Kunde, geht die Sache in ein streitiges Verfahren über – dann brauchst Du eine Entscheidung, ob sich der Aufwand lohnt. Widerspricht er nicht, bekommst Du einen Vollstreckungsbescheid und damit einen Titel, der 30 Jahre wirkt.

Für die Praxis wichtig: Der Mahnbescheid hemmt die Verjährung. Die regelmäßige Frist beträgt drei Jahre und beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist. Eine Rechnung aus 2026 verjährt also Ende 2029 – das klingt nach viel und ist es bei einer Forderung, die im Ordner liegt, nicht.

Die wirksamsten Maßnahmen liegen vor der ersten Mahnung.

• Zahlung bei Abholung. Solange das Fahrzeug bei Dir steht, ist die Verhandlungslage eine andere.
• Der Verzugshinweis auf jeder Rechnung, siehe oben.
• Anzahlung bei großen Beträgen – dazu Anzahlung und Teilrechnung.
• Klare Fälligkeit mit Datum statt „zahlbar sofort ohne Abzug".

Der erste Punkt ist der stärkste und wird aus Kulanz am häufigsten aufgegeben. Das Werkunternehmerpfandrecht hilft dabei weniger, als man denkt – bei geleasten Fahrzeugen greift es in der Regel nicht.

Und bei Unfallschäden mahnst Du den Kunden, nicht seinen Versicherer – warum das so ist, klärt die Direktabrechnung mit der Versicherung.