Ersatzteile und Material richtig abrechnen

Die Diskussion um Teilepreise wird meist als Preisfrage geführt und ist in Wahrheit eine Darstellungsfrage. Kein Kunde beanstandet einen Aufschlag, den er als Handelsspanne erkennt. Beanstandet wird, was unbenannt im Endbetrag auftaucht.

Zwei Bereiche haben eigene Regeln: die Abrechnung über eine Versicherung, wo Zuschläge regelmäßig gekürzt werden, und die Frage, was Du als Pauschale abrechnen darfst.

Alles, was zwischen Deinem Einkauf und dem Einbau liegt, ist Teil Deiner Leistung: Bestellung, Anlieferung, Zwischenlagerung, Rücksendung falscher Teile, Kapitalbindung und die Gewährleistung, die Du gegenüber dem Kunden übernimmst.

Eine Obergrenze gibt es nicht. Der Markt setzt sie, und in der Praxis liegen die Spannen je nach Teileart und Beschaffungsweg deutlich auseinander. Was Du nicht darfst, ist einen Aufschlag als etwas anderes deklarieren, als er ist – etwa als „Prüfgebühr" oder als Arbeitswert.

Für die Rechnung heißt das: Der Teilepreis ist der Preis, zu dem Du das Teil verkaufst. Er wird nicht in Einkaufspreis plus Zuschlag zerlegt, und er muss es auch nicht.

Schrauben, Clips, Dichtmittel, Bremsenreiniger, Handschuhe – einzeln abzurechnen wäre absurd, und deshalb ist eine Pauschale üblich und zulässig. Sie muss nur als Pauschale dastehen.

Die Faustregel, die in Auseinandersetzungen trägt: Kannst Du in einem Satz erklären, wofür die Position steht, ist sie in Ordnung. Musst Du zum Erklären ausholen, gehört sie aufgeteilt oder umbenannt.

Zwei Positionen, die fast ausschließlich bei Unfallschäden auftauchen und dort regelmäßig gekürzt werden.

Der UPE-Aufschlag ist ein Zuschlag auf die unverbindliche Preisempfehlung des Herstellers, mit dem die Kosten der Ersatzteilbevorratung abgebildet werden. Verbringungskosten entstehen, wenn ein Fahrzeug für Lackier- oder Karosseriearbeiten zu einem Fremdbetrieb gebracht werden muss.

Der Streit dreht sich nicht darum, ob es diese Kosten gibt, sondern darum, ob sie erstattet werden. Die Linie in der Rechtsprechung verläuft grob so: Sind die Kosten tatsächlich angefallen und wird konkret abgerechnet, sind sie erstattungsfähig. Bei fiktiver Abrechnung – der Geschädigte lässt nicht reparieren und rechnet nach Gutachten ab – werden sie regelmäßig nicht ersetzt, weil sie eben nicht angefallen sind.

Was das für Deine Rechnung heißt

Weise beide Positionen getrennt und benannt aus, und dokumentiere die Verbringung mit einem Beleg des Fremdbetriebs. Damit hast Du im Kürzungsfall etwas in der Hand.

Ein Fall, der zunimmt, und einer, bei dem die Abrechnung nur die halbe Frage ist. Du darfst den Einbau eines kundeneigenen Teils ablehnen, und in vielen Fällen ist das die richtige Entscheidung.

Nimmst Du den Auftrag an, dann trenne die Verantwortung klar und schriftlich: Du gewährleistest Deine Arbeit, nicht das Teil. Geht das Teil kaputt, schuldest Du keinen Ersatz – aber die Diskussion darüber führst Du, wenn nichts dokumentiert ist.

Preislich fällt der Teileertrag weg, der Aufwand nicht. Ein eigener Arbeitswert für Prüfung und Passungskontrolle ist sachgerecht, solange er auf der Rechnung als solcher steht.

Eine Teileposition, die keine Rückfrage erzeugt, enthält vier Angaben: Bezeichnung, Menge, Einzelpreis, Gesamtpreis. Teilenummer und Hersteller sind freiwillig und lohnen sich trotzdem – sie beenden die Frage, ob Original oder Identteil verbaut wurde, bevor sie gestellt wird.

Was Du vermeiden solltest:

• Sammelposition „Material" über mehrere hundert Euro.
• Prozentzuschläge ohne Bezeichnung, die im Endbetrag verschwinden.
• Positionen ohne Menge, bei denen unklar bleibt, ob eine oder vier Bremsscheiben gemeint sind.

Alle drei sind zugleich Verstöße gegen die Pflichtangaben nach §14 UStG – Art und Menge der Leistung sind dort ausdrücklich verlangt. Details unter Pflichtangaben auf der Werkstattrechnung.