Stundenverrechnungssatz berechnen, Schritt für Schritt

Der Satz ist die zentrale Steuergröße Deines Betriebs. Er entscheidet nicht nur, was auf der Rechnung steht, sondern auch, ob ein Auftrag angenommen werden sollte, ob eine Pauschale trägt und ab welchem Nachlass Du Dein eigenes Geld verschenkst. Wer ihn nicht kennt, verhandelt im Dunkeln.

Rechne einmal mit, statt zu übernehmen. Das Beispiel auf dieser Seite ist ein Betrieb mit drei produktiven Mitarbeitern, und es läuft durch alle Schritte durch. Wenn Du Deine eigenen Zahlen einsetzen willst, ohne zu tippen, nimmt Dir der Stundenverrechnungssatz-Rechner die Arithmetik ab – gerechnet wird dort im Browser, gesendet wird nichts.

Der Stundenverrechnungssatz ist der Nettopreis einer verkauften Arbeitsstunde. Er muss alles tragen, was Dein Betrieb kostet – aber verteilt wird das nur auf die Stunden, die Du in Rechnung stellen kannst. Das ist die ganze Schwierigkeit: Der Zähler enthält jeden Euro, der Nenner nur einen Teil der bezahlten Zeit.

Drei Abgrenzungen gehören vorweg, weil sie sonst die ganze Rechnung verschieben:

• Der Satz deckt Arbeit, nicht Material. Teile und Verbrauchsstoffe werden eigenständig kalkuliert und tragen ihren eigenen Aufschlag – wie das sauber auf die Rechnung kommt, steht unter Ersatzteile und Material abrechnen.
• Der Satz ist netto. Gegenüber Privatkunden nennst Du den Bruttopreis, weil die Preisangabenverordnung den Endpreis verlangt. Kalkuliert wird trotzdem netto, sonst rechnest Du irgendwann Umsatzsteuer in Deine Marge.
• Ein Satz für alles ist eine Vereinfachung. Mechanik, Karosserie, Elektronik und Reifendienst haben unterschiedliche Kostenstrukturen. Fang mit einem Satz an, aber wisse, dass Du ihn später trennen kannst.

Was der Satz dagegen nicht ist: ein Preis. Er ist die Untergrenze, unter der Du Substanz verbrennst. Wo Du darüber landest, entscheidet der Markt – dazu unten mehr, weil genau dieser Punkt die meisten Kalkulationen zum Kippen bringt.

Fang beim Kalender an, nicht beim Geld. Von den rund 261 Werktagen im Jahr geht ab, was der Mitarbeiter nicht da ist, und von der verbleibenden Anwesenheit ist nur ein Teil verrechenbar.

Die neun Feiertage sind die Zahl, die alle Bundesländer teilen; in Bayern oder Baden-Württemberg sind es mehr, und dann sinken die produktiven Stunden weiter. Der Produktivitätsgrad ist der Anteil der Anwesenheit, der auf einer Rechnung landet – Rüsten, Teilebeschaffung, Reinigen, Schulung, Wartezeit und Gespräche an der Theke sind Arbeit, aber keine verkauften Stunden. In freien Werkstätten liegt er typischerweise zwischen 70 und 85 Prozent.

Diese eine Zahl bewegt das Ergebnis stärker als alles andere, deshalb steht sie im Rechner an so prominenter Stelle. Setz sie nicht nach Gefühl an, sondern miss sie einmal über vier Wochen.

Auf der Kostenseite stehen zwei Blöcke: Personal und Gemeinkosten.

Die Personalkosten sind mehr als der Bruttolohn. Dazu kommen der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung, die Berufsgenossenschaft, Umlagen sowie Sonderzahlungen wie Urlaubs- und Weihnachtsgeld. Im Beispiel ist das als Zuschlag von 21 Prozent abgebildet:

3.400 Euro Bruttolohn × 12 Monate × 1,21 = 49.368 Euro je Mitarbeiter, bei drei Mitarbeitern 148.104 Euro.

Die Gemeinkosten sind alles, was anfällt, egal ob eine Hebebühne belegt ist. Miete, Energie, Versicherungen, Werkzeug und dessen Verschleiß, Diagnosetechnik samt Lizenzen, Software, Fortbildung, Entsorgung, Buchhaltung, Kfz-Kosten, Werbung, Abschreibungen. Im Beispiel: 72.000 Euro im Jahr.

Zusammen also 220.104 Euro, die im Jahr aufzubringen sind.

Die Position, die Einzelunternehmern regelmäßig fehlt

Wenn Du eine GmbH führst, steckt Dein Geschäftsführergehalt in den Personalkosten und ist damit erfasst. Wenn Du Einzelunternehmer oder Gesellschafter einer Personengesellschaft bist, steckt es nirgends – Du lebst vom Gewinn. Dann muss Dein Lebensunterhalt entweder als kalkulatorischer Unternehmerlohn in die Gemeinkosten oder er muss im Zuschlag der letzten Stufe wirklich enthalten sein. Wer ihn in beiden vergisst, rechnet einen Satz aus, der den Betrieb trägt, aber nicht den Inhaber.

Woher Du die Zahlen nimmst: aus der Summen- und Saldenliste des Vorjahres, nicht aus der Erinnerung. Wie Du an eine vollständige Gemeinkostenliste kommst und welche Posten dabei am häufigsten untergehen, ist ein Thema für sich – hier reicht die Warnung, dass eine unvollständige Liste den Satz zuverlässig zu niedrig macht.

Jetzt wird geteilt. 220.104 Euro Gesamtkosten geteilt durch 3.624 produktive Stunden ergeben 60,74 Euro. Das ist der kostendeckende Satz: Bei diesem Preis steht der Betrieb exakt auf null.

Darauf gehört der Gewinn- und Wagniszuschlag. Er ist kein Aufschlag für gute Laune, sondern die Deckung für drei reale Dinge: Gewährleistungsarbeiten, die Du kostenlos nacharbeitest, Forderungsausfälle und Fehlkalkulationen, und die Investitionen des nächsten Jahres, die kein Kredit vollständig finanziert. Im Beispiel sind es 12 Prozent.

Die vorletzte Zeile ist die Zahl, mit der Du kalkulierst. Die letzte ist die, die der Privatkunde sieht. Und die Differenz zwischen kostendeckendem Satz und Verrechnungssatz – hier 6,92 Euro – ist alles, was eine verkaufte Stunde an Gewinn übrig lässt. Merk Dir diese Zahl: Sie ist der Maßstab, an dem sich jeder Nachlass messen lassen muss.

Wenn Du Deine eigenen Werte einsetzen willst, tut das der Rechner in einem Durchgang und zeigt zusätzlich, wo Dein Ergebnis im Markt liegt.

Jetzt kommt der Punkt, an dem die meisten Kalkulationen kippen. Die Spanne, die in Deutschland tatsächlich abgerechnet wird, reicht grob von 95 Euro netto in der ländlichen freien Werkstatt bis 195 Euro in der städtischen markengebundenen. Das Beispiel oben liefert 68,02 Euro. Diese Lücke ist kein Rechenfehler.

Sie hat drei mögliche Ursachen, und Du solltest sie in dieser Reihenfolge prüfen:

• Die Gemeinkosten sind unvollständig. Der häufigste Fall. Jede 10.000 Euro, die in der Liste fehlen, fehlen im Beispielbetrieb mit 2,62 Euro in jeder einzelnen Stunde.
• Der Produktivitätsgrad ist zu hoch angesetzt. Wer statt 78 mit 90 Prozent rechnet, drückt den kostendeckenden Satz von 60,74 auf 49,94 Euro – ohne dass sich im Betrieb irgendetwas verbessert hätte.
• Der Zuschlag ist zu klein. 12 Prozent auf einen knapp gerechneten Kostensatz sind wenig für alles, was er abdecken soll.

Aber selbst wenn alle drei sauber sind, bleibt eine Differenz – und die ist der eigentliche Punkt. Ein Kostensatz plus kleiner Zuschlag liegt fast immer unter dem, was der Markt trägt. Kostendeckung und Preis sind zwei verschiedene Fragen. Die erste beantwortet Deine Buchhaltung, die zweite Dein Standort, Deine Spezialisierung, Deine Auslastung und die Alternative, die Dein Kunde hat.

Was Du mit der Lücke machst

Nicht: die Annahmen so lange nachbessern, bis die Zahl schön aussieht. Ein hochgerechneter Produktivitätsgrad macht den Satz nicht marktfähig, er macht ihn nur unbrauchbar als Untergrenze.

Sondern: den Kostensatz als Boden behandeln und den Marktpreis als Rahmen. Zwischen beiden liegt Dein Verhandlungsspielraum, und Du kennst ihn jetzt in Euro. Wer bei 60,74 Euro Kosten für 89 Euro arbeitet, verdient je Stunde 31,38 Euro – wer denselben Auftrag ohne Kalkulation für 89 Euro annimmt, weiß nur, dass es sich irgendwie anfühlt wie genug.

Der umgekehrte Fehler ist genauso teuer: den ortsüblichen Satz übernehmen und nie nachrechnen. Dann weißt Du bei der nächsten Ausschreibung eines Flottenkunden nicht, ob 15 Prozent Nachlass noch etwas übrig lassen oder schon unter Deinen Kosten liegen.