Le stock : ce qui a sa place en rayon et ce qui ne l'a pas

Pour un garage indépendant, la décision est plus difficile que pour un agent de marque, parce que l'éventail des véhicules est plus large. Un filtre à huile qui va sur trois gammes est un autre calcul qu'un calculateur qui n'appartient qu'à une voiture. Cette distinction est tout le contenu d'une stratégie de stock.

La deuxième partie est la question de savoir comment vous remarquez que quelque chose s'épuise sans compter chaque jour. Cela n'a besoin d'aucun système — la réponse la plus fiable est un deuxième bac et une étiquette.

Chaque pièce en rayon est payée et ne rapporte quelque chose qu'une fois montée. D'ici là elle génère des coûts qui n'apparaissent sur aucune facture mais dans les frais généraux de l'entreprise : la place, le rangement, la recherche, et la perte de valeur quand le véhicule auquel elle était destinée disparaît de votre clientèle.

En face se tient le bénéfice, et il est réel : une pièce en rayon épargne une journée d'immobilisation et transforme un ordre de deux jours en ordre d'une demi-journée. La décision n'est donc pas une question de principe mais un arbitrage par article.

Presque aucun atelier ne sait combien d'argent est actuellement en rayon. La valeur apparaît dans les comptes après l'inventaire, mais personne ne la porte en tête en cours d'année. Une extrapolation grossière — mètres de rayonnage, un échantillon, mis à l'échelle — suffit pour le déclic et prend une heure.

Trois grandeurs décident : à quelle fréquence une pièce est nécessaire, combien de temps prend son approvisionnement, et ce qu'elle coûte. Souvent, long et bon marché plaide pour le stock ; rarement, vite disponible et cher plaide contre.

La quatrième grandeur s'oublie facilement : certaines pièces vieillissent en rayon. Le liquide de frein prend l'eau une fois le bidon ouvert, colles et mastics ont une date de péremption, les batteries se déchargent, et les pneus portent une date de fabrication que le client sait lire. Pour ces articles, un stock important n'est pas seulement cher mais professionnellement faux.

Les produits dangereux sont un chapitre à part

Huiles, liquide de frein, nettoyants, batteries et huile usagée relèvent de règles propres de stockage et de compatibilité de stockage — y compris, dans la plupart des endroits, l'obligation de tenir un registre des produits dangereux utilisés sur le site. Quelles quantités vous pouvez détenir et comment n'est pas une question de stratégie de stock mais de sécurité au travail, et la voie la plus rapide vers la réponse est votre organisation professionnelle ou l'organisme compétent en santé et sécurité là où vous êtes.

L'erreur classique de stock n'est pas d'en avoir trop peu mais de s'en apercevoir trop tard. La pièce manque au moment où elle est nécessaire — et alors un véhicule est à l'arrêt.

Le système à deux bacs

Chaque article reçoit deux bacs. On prend toujours dans celui de devant ; quand il est vide, celui de derrière avance et le bac vide va à un endroit fixe — un crochet au mur, une caisse au comptoir des pièces. Ce qui y pend est commandé. Le stock du second bac dure exactement le temps de l'approvisionnement.

La méthode a trois avantages : elle n'a besoin d'aucun comptage, d'aucune discipline d'écriture, et elle fonctionne avec le collègue qui ne note rien. La seule décision à prendre est la quantité du second bac — et elle découle de la consommation pendant le délai d'approvisionnement mesuré de votre fournisseur.

Pour tout ce qui ne tient pas dans un bac

Pour les articles plus grands, une étiquette sur l'emplacement fait le même travail : article, stock minimum, quantité de commande, fournisseur. Qui prend la dernière pièce au-dessus du repère l'écrit sur la liste de commande. Ici aussi la règle compte plus que le support.

Un module de stock remplace exactement un geste à cet endroit — le fait de s'en apercevoir. Il sort l'article du stock quand il est imputé à un ordre et signale le seuil de réapprovisionnement de lui-même. Cela suppose toutefois que chaque sortie soit réellement enregistrée ; là où ce n'est pas tenu au quotidien, le second bac est plus honnête qu'un chiffre de stock auquel personne ne croit.

Si vous établissez des comptes, vous devez dresser un inventaire à la clôture de chaque exercice et y recenser vos stocks individuellement par nature, quantité et valeur. Ce n'est pas une formalité — cela va directement dans vos comptes annuels, et les règles qui l'imposent relèvent du droit commercial et non des bonnes pratiques.

Un comptage complet entre les années n'est pas la seule voie. La plupart des juridictions autorisent une forme de simplification, et les trois qui reviennent méritent d'être connues par leur nom pour pouvoir les demander :

• Inventaire par sondage — le stock est extrapolé par des méthodes statistiques reconnues au lieu d'être compté intégralement.
• Inventaire permanent — le comptage est réparti sur l'année, à condition que les stocks soient suivis en continu.
• Inventaire décalé — le comptage a lieu dans une fenêtre avant ou après la clôture et est ramené à la date de bilan.

Laquelle est admissible et judicieuse pour votre entreprise est une question pour votre expert-comptable, pas pour une règle empirique : les conditions diffèrent d'un pays à l'autre, et l'inventaire permanent suppose une comptabilité matières que beaucoup de petits ateliers ne tiennent pas du tout. Les petits entrepreneurs individuels sont dans certaines juridictions dispensés de l'obligation comptable et d'inventaire sous certains seuils de chiffre d'affaires et de bénéfice — si vous en relevez, et quels sont les seuils actuels, est la même question à la même personne.

Quelle que soit la méthode, une chose vaut partout : les enregistrements dont découle le stock doivent être traçables et inaltérables. C'est la même exigence que les règles fiscales de conservation posent à tout enregistrement ayant une incidence fiscale, et elle s'applique à une liste de stock dans un tableur exactement comme à un logiciel.

Tout magasin accumule des pièces pour des véhicules qui ne sont plus dans la clientèle. Elles ne sautent pas aux yeux, parce qu'elles ne dérangent personne — elles sont simplement là.

Un geste au rangement les rend visibles : la date d'arrivée va sur chaque pièce. Un coup d'œil au rayon montre alors ce qui n'a pas bougé en deux ans, sans qu'aucun rapport n'ait à tourner nulle part.

Ce que vous faites de vos trouvailles, dans cet ordre :

• Vérifier le retour. Certains fournisseurs reprennent du stock une fois par an, souvent avec une décote. La fenêtre est limitée et annoncée à l'avance — la manquer coûte un an.
• L'utiliser délibérément. Une pièce qui va peut partir sur le prochain ordre adapté même si une autre serait plus commode à commander.
• La revendre. Au prix d'achat à un confrère vaut encore mieux qu'une place définitive en rayon.
• La déprécier. Ce qui n'est manifestement plus vendable mérite d'être corrigé à la baisse dans la valorisation. Comment cela se fait proprement sur le plan fiscal est une question pour votre expert-comptable.

Le constat désagréable est généralement le même : le stock dormant ne vient pas de mauvais achats mais de bonnes intentions. Une pièce de plus a été commandée parce que le prix était dégressif, ou une seconde au cas où la première n'irait pas. Les deux se comprennent, et les deux finissent en rayon. La marge que vous posez sur une pièce doit aussi porter ces restes.