Zmierz produktywność i efektywność mechaników
Trzy sumy godzin z jednego okresu dają trzy wskaźniki, od których zależy twoja stawka roboczogodziny — liczone w przeglądarce, bez wysyłania czegokolwiek.
Polska: w tej walucie wyceniane są godziny, które nie trafiły na fakturę. Same wskaźniki liczy się wszędzie tak samo.
Godziny z jednego okresu
Dobrze sprawdza się miesiąc. Weź wszystkie trzy sumy dla tych samych mechaników i tego samego okresu.
Godziny zarejestrowane na zleceniach naprawy w tym samym okresie.
Godziny policzone klientom: zarejestrowane godziny ujęte na fakturach plus czas, za który sprzedano ryczałty.
Wartość godzin niezafakturowanych
Wynik
PolskaProduktywność
–
godziny zafakturowane ÷ godziny obecności
- Wykorzystanie przepracowane na zleceniach ÷ obecność
- –
- Efektywność zafakturowane ÷ przepracowane na zleceniach
- –
- Przepracowane, niezafakturowane
- –
- Opłacone, poza zleceniami
- –
- Wartość godzin niezafakturowanych
- –
Wpisz trzy sumy godzin, aby zobaczyć, jaka część opłaconych godzin trafiła na fakturę.
W programie Werkstattsystem rejestracja czasu przy każdej pozycji pracy w zleceniu zapisuje godziny na zleceniu; przy pracach bez ryczałtu zarejestrowane godziny trafiają na fakturę według twojej stawki roboczogodziny. W Polsce trafiają tylko do wersji roboczej faktury, bo samej faktury Werkstattsystem nie wystawia — wystawiasz ją w KSeF. Zlecenia w programie Werkstattsystem
Jak łączą się trzy wskaźniki
Każdy wskaźnik odpowiada na inne pytanie, a trzeci jest iloczynem dwóch pierwszych. Warsztaty i sieci serwisowe nazywają je różnie, dlatego przy każdym stoi wzór.
- Wykorzystanie = godziny przepracowane na zleceniach ÷ godziny obecności. Jaka część opłaconego czasu w ogóle trafia na zlecenie? Obniżają je brakujące części, niejasne zlecenia i czekanie na akceptację.
- Efektywność = godziny zafakturowane ÷ godziny przepracowane na zleceniach. Jaka część wykonanej pracy zostaje policzona klientowi? Obniżają ją poprawki na własny koszt i zbyt ciasno wycenione zlecenia; ryczałty szybsze od zegara podnoszą ją powyżej 100 %.
- Produktywność = godziny zafakturowane ÷ godziny obecności = wykorzystanie × efektywność. To część opłaconego czasu, która zarabia pieniądze, i to z nią liczy się stawkę roboczogodziny.
Przykład na okrągłych liczbach
Jeden miesiąc, okrągłe liczby dobrane tak, by pokazać rachunek — to nie jest wskaźnik branżowy. Obecność: 160 godz., przepracowane na zleceniach: 128 godz., zafakturowane: 120 godz.
- Wykorzystanie: 128 ÷ 160 = 80 %. Opłacony czas, który nie trafił na żadne zlecenie: 32 godz.
- Efektywność: 120 ÷ 128 = 93,75 %. Przepracowany czas, którego nie policzono klientom: 8 godz.
- Produktywność: 120 ÷ 160 = 75 %. Tyle opłaconego czasu nic nie zarobiło: 40 z 160 godz. — a mimo to twoja stawka roboczogodziny musi go pokryć.
Trzy błędy, które psują pomiar
- Godziny z umowy zamiast opłaconych. Obecność to godziny faktycznie przepracowane i opłacone w danym okresie, po odjęciu urlopu, chorobowego i szkoleń — nie godziny zapisane w umowie.
- Godziny zafakturowane z innego okresu. Licz godziny pracy wykonanej w danym okresie, a nie godziny z faktur, które akurat w nim wystawiono.
- Jeden wskaźnik zamiast trzech. Produktywność mówi, że coś uciekło, ale nie co. Wykorzystanie wskazuje na organizację pracy na hali, efektywność — na wycenę i poprawki.
Pytania o produktywność i efektywność
Czym różni się wykorzystanie czasu od efektywności?
Wykorzystanie pyta, jaka część opłaconego czasu trafia na zlecenie; efektywność — jaka część czasu na zleceniach zostaje policzona klientowi. Mechanik może mieć pełne ręce roboty przez cały dzień i mimo to niską efektywność — przy poprawkach, za które nikt nie płaci.
Który wskaźnik należy do stawki roboczogodziny?
Produktywność: część opłaconej obecności, która trafia na fakturę. Stawka roboczogodziny musi pokryć każdą opłaconą godzinę z godzin, które faktycznie sprzedajesz. Przycisk pod wynikiem przenosi tę liczbę do kalkulatora stawki roboczogodziny, gdzie nazywa się „stopień produktywności”.
Dlaczego efektywność może przekroczyć 100 %?
Bo ryczałt sprzedaje stały czas bez względu na to, co pokazuje zegar. Mechanik, który zlecenie sprzedane jako dwie godziny kończy w półtorej, ma na tym zleceniu ponad 100 %. Wynik daleko powyżej 100 % miesiąc w miesiąc może jednak znaczyć, że czas nie jest rejestrowany przy każdym zleceniu.
Jaki wynik jest dobry dla warsztatu?
Ta strona nie podaje wartości odniesienia, bo nie znaleziono żadnej, która byłaby publikowana dla poszczególnych rynków razem z metodą. Mierz własne wskaźniki przez kilka miesięcy i obserwuj trend: spadające wykorzystanie wskazuje na organizację pracy na hali, spadająca efektywność — na wycenę i poprawki.
Skąd wziąć godziny?
Godziny obecności z listy płac albo list obecności, godziny przepracowane z kart zleceń, godziny zafakturowane z faktur. W programie Werkstattsystem rejestracja czasu przy każdej pozycji pracy w zleceniu zapisuje godziny na zleceniu; obecności program nie rejestruje.
Czy to, co wpisuję, jest wysyłane albo zapisywane?
Nie. Rachunek odbywa się w przeglądarce i nic, co wpisujesz, nie jest wysyłane ani przechowywane. Liczba przekazywana przyciskiem jest zapisana w części adresu po znaku #, której przeglądarki nie wysyłają na serwer.
Z poradnika
- Ewidencja czasu pracy: co obowiązuje w warsztacie
- Planowanie zdolności: ile godzin naprawdę możesz rozdać
Więcej o Werkstattsystem
Ten kalkulator liczy na podstawie wpisanych liczb. Nie mówi nic o przepisach dotyczących ewidencjonowania czasu pracy w twoim kraju.
Werkstattsystem rejestruje godziny przy każdym zleceniu i fakturuje je według twojej stawki roboczogodziny. W Polsce przenosi je tylko do wersji roboczej faktury, a samej faktury nie wystawia — wystawiasz ją w KSeF. Zobacz wszystkie funkcje i cennik.