Produktive Stunden: die Zahl, an der Dein Satz hängt

Der Produktivitätsgrad ist der unangenehmste Wert der ganzen Kalkulation, weil er die Lücke zwischen dem, was Du bezahlst, und dem, was Du verkaufst, in eine Zahl fasst. Er liegt in freien Werkstätten typischerweise zwischen 70 und 85 Prozent. Wer 95 einsetzt, rechnet mit einem Mitarbeiter, der nie auf ein Teil wartet und nie eine Werkbank aufräumt.

Die Tücke ist die Richtung des Fehlers. Ein zu optimistischer Produktivitätsgrad senkt Deinen berechneten Stundenverrechnungssatz, weil sich die Kosten auf mehr Stunden verteilen. Du bestrafst Dich also für Selbstüberschätzung mit einem zu billigen Preis – und merkst es erst am Jahresende, wenn die Stunden nicht zusammenkommen.

Produktiv ist eine Stunde, wenn sie einem Auftrag zugeordnet ist. Alles andere ist unproduktiv, auch wenn es notwendig, anstrengend und fachlich anspruchsvoll ist. Die Unterscheidung ist keine Bewertung der Arbeit, sondern eine Frage danach, wer sie bezahlt.

Die rechte Spalte verschwindet nicht dadurch, dass Du sie nicht misst. Sie wird nur zu einem Kostenblock ohne Namen.

Produktiv ist nicht dasselbe wie verkauft

Zwei Größen werden gern verwechselt. Produktive Stunden sind die Stunden, die Dein Mitarbeiter an Aufträgen gearbeitet hat. Verkaufte Stunden sind die, die am Ende auf der Rechnung stehen – bei Arbeit nach Vorgabezeiten können das mehr oder weniger sein. Für die Kalkulation des Stundensatzes zählen die verkauften Stunden – nur sie stehen am Ende auf einer Rechnung, und nur sie tragen Deine Kosten. Deshalb fragt der Rechner nach dem Anteil der Anwesenheit, der verrechnet wird, und nicht nach dem Anteil, der auf einem Auftrag gebucht ist. Das Verhältnis von verkauften zu produktiven Stunden ist eine eigene Kennzahl und eine eigene Baustelle.

Bevor der Produktivitätsgrad überhaupt greift, muss die Anwesenheit stehen. Hier passiert der erste stille Fehler: Wer mit 52 Wochen mal 38,5 Stunden rechnet, kommt auf gut 2.000 Stunden je Mitarbeiter und liegt damit rund 400 Stunden zu hoch.

• 261 Werktage hat ein durchschnittliches Jahr ohne Wochenenden.
• Neun Feiertage fallen bundesweit auf Werktage; je nach Bundesland sind es mehr.
• Urlaub nach Vertrag, im Beispiel 30 Tage.
• Krankheit als Durchschnitt der letzten Jahre, nicht als Wunschwert. Im Beispiel 10 Tage.

Bleiben 212 Anwesenheitstage. Bei 7,7 Stunden am Tag sind das 1.632 Anwesenheitsstunden je Mitarbeiter – und erst auf diese Zahl wird der Produktivitätsgrad angewendet.

Rechne die Krankheitstage aus Deiner eigenen Lohnbuchhaltung aus, über drei Jahre gemittelt. Wer null ansetzt, weil das Team gesund ist, kalkuliert die erste längere Krankmeldung als Verlust ein, statt sie im Preis zu haben.

Vier Wochen genügen für eine belastbare Zahl. Du brauchst zwei Werte je Mitarbeiter und Tag: die Anwesenheitsstunden und die Stunden, die Du davon verrechnet hast. Der Quotient ist die Zahl, die in den Rechner gehört.

Wenn Deine Zeiterfassung auftragsbezogen läuft, steht die Zahl bereits im System und Du musst sie nur abfragen. Wenn nicht, tut es ein Blatt Papier an der Hebebühne mit zwei Spalten. Wichtig ist nur, dass jede Stunde des Tages irgendwo landet – Stunden, die niemand zuordnet, verschieben das Ergebnis immer nach oben.

Wer überhaupt in die Rechnung gehört

Eine einfache Regel, die viele Kalkulationen geradezieht: Jede Person im Betrieb steht entweder im Nenner oder im Kostenblock – nie in beiden, nie in keinem.

• Der Serviceberater oder Meister an der Annahme ist kein Produktiver, wenn er überwiegend Kunden betreut. Seine Kosten gehören dann in die Gemeinkosten, seine Stunden nicht in den Nenner. Steht er halbtags an der Bühne, teilst Du ihn anteilig auf.
• Der Auszubildende ist kein voller Produktiver. Berufsschultage und Blockunterricht fallen komplett weg, und von der verbleibenden Zeit trägt gerade das erste Lehrjahr wenig. Setz ihn mit dem Anteil an, den Du tatsächlich beobachtest, statt mit einer runden Zahl.
• Du selbst, wenn Du mitarbeitest: dieselbe Frage. Der Anteil Deiner Zeit, der auf Aufträgen liegt, ist produktiv; die Verwaltung, die abends dazukommt, ist es nicht.

Der teuerste Einzelfehler an dieser Stelle ist der voll angesetzte Meister, der in Wahrheit den halben Tag am Tresen steht. Er hebt die produktiven Stunden um mehrere hundert im Jahr und drückt damit den Satz für alle Aufträge.

Die Wirkung ist unangenehm direkt. Alle anderen Werte des Beispielbetriebs bleiben gleich – drei Mitarbeiter, 220.104 Euro Gesamtkosten, 12 Prozent Zuschlag –, nur der Produktivitätsgrad wandert:

Zwischen 70 und 90 Prozent liegen fast 16 Euro Stundensatz. Wer bei der Annahme daneben liegt, liegt in derselben Größenordnung beim Preis daneben – nach unten, wenn er zu optimistisch war.

Jetzt die andere Richtung, und die ist die interessantere. Verbesserst Du den Grad tatsächlich von 70 auf 74 Prozent, gewinnst Du in diesem Betrieb rund 196 zusätzliche verkaufbare Stunden im Jahr. Bei 68,02 Euro sind das gut 13.300 Euro Umsatz mit derselben Mannschaft, denselben Hallen und denselben Kosten. Kein Preisgespräch der Welt bringt so viel.

Die Hebel dafür sind unspektakulär: Teile vor dem Termin bestellt statt während der Reparatur, Aufträge, die vollständig aufgenommen sind, Werkzeug an seinem Platz, und eine Terminplanung, die nicht drei Fahrzeuge gleichzeitig auf eine Bühne stellt. Das Ergebnis siehst Du im nächsten Rechnerdurchlauf – setz Deine neue Zahl im Stundenverrechnungssatz-Rechner ein und vergleich.

Wenn Dein gerechneter Satz auffällig niedrig ist, steckt die Ursache fast immer in einer dieser fünf:

• Anwesenheit statt Kalender. 52 Wochen mal Wochenarbeitszeit ignoriert Urlaub, Krankheit und Feiertage.
• Unproduktive im Nenner. Serviceberater, Lagerist, Bürokraft – ihre Kosten gehören in die Gemeinkosten, ihre Stunden nicht in die Division.
• Der Azubi als voller Mitarbeiter. Ein häufiger Fehler, weil er in der Lohnliste steht wie alle anderen.
• Überstunden als Dauerzustand. Wer die Spitzenmonate hochrechnet, kalkuliert ein Jahr, das der Betrieb nicht durchhält.
• Gewährleistungsnacharbeit als produktiv gebucht. Sie ist gearbeitete Zeit, aber niemand bezahlt sie – Nacharbeit bei einem Mangel ist Pflicht, nicht Kulanz, und sie gehört auf die unproduktive Seite und in den Wagniszuschlag.

Die Gegenprobe ist simpel und dauert zehn Minuten: Nimm Deine verkauften Arbeitsstunden des letzten Jahres aus der Rechnungsauswertung und teile sie durch die Anwesenheitsstunden, die Deine Lohnbuchhaltung für dieselben Leute ausweist. Wenn dieser Wert weit über Deiner Annahme liegt, hast Du entweder sehr gut gearbeitet oder irgendwo doppelt gezählt.