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Eine fehlerhafte Rechnung wird nicht überschrieben, sondern berichtigt – entweder durch ein Korrekturdokument mit eindeutigem Bezug zur ursprünglichen Rechnung oder durch Storno und Neuausstellung. Zu hoch ausgewiesene Umsatzsteuer schuldest Du bis zur Berichtigung, auch wenn sie auf einem Tippfehler beruht.
Der Reflex, die falsche Rechnung einfach neu zu drucken und die alte wegzuwerfen, ist verständlich und in zweifacher Hinsicht heikel: Er verletzt die Unveränderbarkeit nach GoBD, und er lässt offen, welche der beiden Fassungen beim Kunden gebucht wurde.
Die gute Nachricht ist, dass eine Berichtigung unter bestimmten Voraussetzungen auf den ursprünglichen Zeitpunkt zurückwirkt. Dann bleibt der Vorsteuerabzug Deines Kunden für das alte Jahr erhalten, statt in das Jahr der Korrektur zu rutschen – ein Unterschied, der bei größeren Beträgen über Zinsen entscheidet.
Die zwei zulässigen Wege
Beide sind rechtlich in Ordnung; sie unterscheiden sich in Aufwand und Klarheit.
| Weg | Wie | Wann sinnvoll |
|---|---|---|
| Korrekturdokument | ergänzendes Schreiben mit Bezug auf Nummer und Datum | einzelne falsche Angabe, etwa die Anschrift |
| Storno und Neuausstellung | Stornorechnung über den vollen Betrag, dann neue Rechnung | falsche Beträge, falscher Empfänger, mehrere Fehler |
Der entscheidende Bestandteil ist in beiden Fällen derselbe: der eindeutige Bezug auf die ursprüngliche Rechnung mit Nummer und Datum. Ohne ihn steht ein zweites Dokument im Raum, und im Zweifel steht der Steuerbetrag zweimal.
Beim Storno vergibst Du eine neue Nummer, Du verwendest nicht die alte erneut. Warum das so ist, steht unter Pflichtangaben auf der Werkstattrechnung.
Die alte Rechnung verschwindet nicht. Sie bekommt eine zweite, die auf sie zeigt.
§14c UStG: der teure Teil
Weist Du in einer Rechnung mehr Umsatzsteuer aus, als gesetzlich geschuldet ist, schuldest Du den Mehrbetrag – bis zur Berichtigung. Das gilt auch dann, wenn es ein Zahlendreher war und niemand daraus Vorsteuer gezogen hat.
Zwei Fälle kommen in der Werkstatt vor:
- Zu hoher Steuerausweis – etwa 19 Prozent auf eine Position, die dem ermäßigten Satz unterliegt, oder schlicht ein falscher Betrag.
- Unberechtigter Steuerausweis – Umsatzsteuer auf einer Rechnung eines Kleinunternehmers. Auch die wird geschuldet, obwohl gar keine hätte ausgewiesen werden dürfen.
Die Berichtigung wirkt erst, wenn sie beim Empfänger angekommen ist. Ein korrigiertes Dokument, das in Deinem Ordner liegt, ändert nichts an der Steuerschuld.
Wann die Berichtigung zurückwirkt
Eine Berichtigung kann auf den Zeitpunkt der ursprünglichen Rechnung zurückwirken – aber nur, wenn diese bereits die Kernangaben enthielt. Fehlten sie, liegt keine berichtigungsfähige Rechnung vor, sondern gar keine, und dann gibt es nichts, worauf zurückgewirkt werden könnte.
Als Kernangaben gelten:
- der Rechnungsaussteller,
- der Leistungsempfänger,
- eine Leistungsbeschreibung,
- das Entgelt,
- die gesondert ausgewiesene Umsatzsteuer.
Was das praktisch bedeutet
Eine Rechnung, auf der die Steuernummer fehlt, ist berichtigungsfähig – der Vorsteuerabzug Deines Kunden bleibt für das ursprüngliche Jahr erhalten. Eine Rechnung mit der Leistungsbeschreibung „Reparatur" und ohne ausgewiesene Steuer ist es nicht, und dann verschiebt sich der Vorsteuerabzug in das Jahr, in dem Du eine ordentliche Rechnung nachreichst.
Genau deshalb lohnt es sich, die fünf Kernangaben beim Erstellen zu erzwingen statt beim Korrigieren zu suchen.
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Was der Kunde davon merken muss
Mehr, als man denkt. Wenn Dein gewerblicher Kunde die erste Rechnung bereits gebucht hat, braucht seine Buchhaltung beide Dokumente – das Storno und die Neuausstellung – und zwar erkennbar zusammengehörig.
Bewährt hat sich, beide in einer Sendung zu schicken, mit einem Satz dazu, was passiert ist. Zwei getrennt eintreffende Dokumente ohne Erklärung erzeugen genau die Rückfrage, die Du vermeiden wolltest.
Bei Privatkunden ist die steuerliche Seite unerheblich, die kaufmännische nicht: Eine korrigierte Rechnung über einen niedrigeren Betrag ohne Erklärung wirkt wie ein eingestandener Fehler, mit Erklärung wie Sorgfalt.
Vorbeugen ist billiger
Die drei Fehler, die in der Werkstatt zu den meisten Korrekturen führen, sind alle vermeidbar:
- Falscher Rechnungsempfänger, weil bei der Annahme nicht geklärt wurde, ob privat oder gewerblich.
- Position vergessen, weil ein Teil nachgeliefert und nicht nachgetragen wurde.
- Falscher Steuersatz bei gemischten Positionen.
Der erste ist der teuerste, weil er nicht durch ein Korrekturdokument zu heilen ist – ein falscher Leistungsempfänger bedeutet Storno und Neuausstellung. Frag bei der Auftragsannahme, auf wen die Rechnung lauten soll, und halte die Antwort fest.
Ein Fakturamodul, das Positionen aus dem Auftrag übernimmt und den Steuersatz je Position führt, nimmt Dir die anderen beiden ab; wie das aussieht, zeigt die Faktura für Werkstätten.
Nie überschreiben, immer berichtigen – mit eindeutigem Bezug auf Nummer und Datum. Zu viel ausgewiesene Steuer schuldest Du bis zur Berichtigung, und die wirkt nur zurück, wenn die ursprüngliche Rechnung die fünf Kernangaben hatte. Der wirksamste Hebel liegt vorher: Klär bei der Annahme, auf wen die Rechnung lautet.
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