Gemeinkosten vollständig erfassen

Der Fehler ist selten Nachlässigkeit. Miete, Strom und Versicherungen fallen jedem ein, weil sie monatlich abgebucht werden. Untergehen die Posten, die einmal im Jahr kommen, die in Sachwerten stecken oder die Dir gar nicht als Kosten begegnen, weil Dir das Gebäude selbst gehört.

Der zweite Grund ist die Herkunft der Zahlen. Wer aus dem Kopf schätzt, kommt tiefer heraus als wer die Summen- und Saldenliste des Vorjahres durchgeht. Der Unterschied zwischen beiden Wegen liegt in der Praxis oft im fünfstelligen Bereich – und schlägt in jeder einzelnen Stunde durch.

Gemeinkosten sind die Kosten, die sich keinem einzelnen Auftrag zurechnen lassen. Die Abgrenzung nach oben und unten ist wichtiger, als sie klingt:

• Nicht hierher gehören die Teile. Ersatzteile und Verbrauchsmaterial, die auf einem Auftrag stehen, sind Einzelkosten und werden über den Aufschlag auf Ersatzteile und Material verdient, nicht über den Stundensatz.
• Nicht hierher gehören die Löhne der Produktiven. Die stehen im eigenen Block der Kalkulation. Wer sie zusätzlich in die Gemeinkosten schreibt, zählt doppelt und rechnet sich einen Satz aus, den niemand zahlt.
• Hierher gehören die Löhne aller anderen. Serviceberater, Lagerist, Buchhaltung, Reinigung – jede Person, deren Stunden nicht im Nenner der Kalkulation stehen, gehört mit ihren vollen Kosten hierher.

Diese letzte Regel ist die Kehrseite der Frage, wer produktiv ist und wer nicht: Jede Person steht entweder im Nenner oder im Kostenblock. Wer sie in keinem von beiden hat, hat den Betrieb billiger gerechnet, als er ist.

Geh sie einmal im Jahr komplett durch, am besten mit der Summen- und Saldenliste daneben. Die Gruppen helfen gegen das Übersehen, weil man selten eine ganze Gruppe vergisst, aber leicht einen Einzelposten darin.

Zehn Gruppen, und die letzte fehlt in fast jeder selbstgebauten Kalkulation. Das Geld, das in Hebebühne, Werkzeug und Lager gebunden ist, arbeitet nicht anderswo – dieser Verzicht ist ein Kostenfaktor, auch wenn er nie auf einem Kontoauszug erscheint.

Aus der Liste oben sind es immer wieder dieselben Zeilen, die in der Praxis nicht auftauchen:

• Die kalkulatorische Miete für die eigene Immobilie. Wer im eigenen Gebäude arbeitet und keine Miete ansetzt, kalkuliert mit einem Vorteil, der nicht dem Betrieb gehört, sondern dem Vermögen. Der Satz sieht gut aus, bis der Betrieb umziehen muss oder verkauft wird.
• Werkzeugverschleiß und Kleinteile. Sie fallen täglich an und stehen selten auf einem Auftrag. Wer sie nicht als Position führt, verschenkt sie doppelt: einmal im Einkauf und einmal in der Kalkulation.
• Abos für Diagnose und Reparaturdaten. Herstellerportale, Zeitwertsysteme, Softwarelizenzen. Sie sind in den letzten Jahren der am stärksten gewachsene Block und stehen trotzdem oft nur als einzelne Rechnung im Ordner.
• Fortbildung. Kursgebühr, Fahrt und vor allem die Anwesenheitszeit, die in diesen Tagen nicht produktiv ist. Der zweite Teil ist der größere.
• Die Abschreibung auf das, was schon abgeschrieben ist. Steuerlich ist die Hebebühne nach ihrer Nutzungsdauer bei null. Wirtschaftlich musst Du sie trotzdem irgendwann ersetzen. Rechne kalkulatorisch mit dem Wiederbeschaffungswert, sonst finanziert der laufende Betrieb die nächste Investition nicht.
• Der kalkulatorische Unternehmerlohn. Wenn Du Einzelunternehmer bist, steht Dein Lebensunterhalt in keiner Lohnliste. Er muss hier stehen oder bewusst im Gewinnzuschlag enthalten sein – in beiden zu fehlen ist die teuerste Variante.

Steuerlich richtig ist nicht dasselbe wie kalkulatorisch richtig

Deine Buchhaltung bildet ab, was das Finanzamt sehen will. Die Kalkulation bildet ab, was der Betrieb braucht, um weiterzulaufen. Deshalb gehören kalkulatorische Positionen wie Miete, Unternehmerlohn, Eigenkapitalverzinsung und Ersatzbeschaffung in den Gemeinkostenblock, obwohl sie in keiner Gewinnermittlung stehen. Sprich mit Deinem Steuerberater ab, in welcher Höhe er sie für angemessen hält – das ist genau die Frage, für die er da ist.

Die Quelle ist die Summen- und Saldenliste des abgeschlossenen Jahres, nicht die Erinnerung und nicht der Kontostand. Dein Steuerberater exportiert sie Dir in wenigen Minuten. Danach sind drei Korrekturen nötig:

• Einmaliges herausnehmen. Die Hallensanierung des Vorjahres ist keine laufende Belastung. Verteile solche Beträge über ihre Nutzungsdauer, statt sie in ein Jahr zu drücken.
• Fehlendes ergänzen. Die kalkulatorischen Positionen aus dem vorigen Abschnitt stehen in keiner Buchhaltung.
• Nach vorn rechnen. Du kalkulierst nicht das vergangene Jahr, sondern verkaufst das kommende. Bekannte Veränderungen gehören eingesetzt: der Tarif- oder Lohnabschluss, die Mietanpassung, die Energiepreise, die neue Softwarelizenz, das Gerät, das dieses Jahr fällig wird.

Der letzte Punkt ist der, an dem eine sorgfältige Kalkulation trotzdem zu niedrig herauskommt. Wer im Frühjahr mit den Kosten des Vorjahres rechnet und den Satz bis zum nächsten Frühjahr stehen lässt, arbeitet die zweite Jahreshälfte mit Zahlen, die anderthalb Jahre alt sind.

Die Wirkung lässt sich exakt beziffern. Im Beispielbetrieb mit 3.624 produktiven Stunden verteilt sich jeder Gemeinkosten-Euro auf genau diese Stunden – 10.000 Euro sind also 2,62 Euro je Stunde. Alles andere bleibt gleich, nur die Gemeinkosten wandern:

Die mittlere Spalte lohnt sich als eigene Kennzahl. „Gemeinkosten je produktiver Stunde" ist die Zahl, mit der Du eine Investition beurteilen kannst, bevor Du sie tätigst: Ein Gerät für 12.000 Euro über sechs Jahre kostet 2.000 Euro im Jahr und damit 52 Cent je Stunde – die Frage ist dann nur noch, ob es Dir mehr als 52 Cent je Stunde bringt.

Und sie zeigt die zweite Wirkungsrichtung: Gemeinkosten sinken je Stunde auch dann, wenn Du mehr Stunden verkaufst. Derselbe Betrieb mit 4.200 statt 3.624 produktiven Stunden trägt seine 72.000 Euro mit 17,14 statt 18,85 Euro. Auslastung ist Kostensenkung, ohne dass ein einziger Vertrag gekündigt wird.

Setz Deine eigene Gemeinkostensumme einmal in den Stundenverrechnungssatz-Rechner ein, und dann noch einmal mit den Positionen, die Dir beim Durchgehen der Liste zusätzlich eingefallen sind. Die Differenz zwischen beiden Läufen ist das, was Du bisher verschenkt hast.