Pauschale oder nach Aufwand abrechnen

Beide Wege sind zulässig. Was ihr vereinbart, gilt – und wenn ihr nichts vereinbart, schuldet der Kunde nach §632 BGB die übliche Vergütung, was regelmäßig auf Streit hinausläuft, weil „üblich" niemand vorher kennt. Die Frage ist also nicht, ob Du darfst, sondern was Du Dir leisten kannst.

Wichtig zur Abgrenzung: Ein Kostenvoranschlag ist keine Pauschale. Er ist eine begründete Schätzung, und eine wesentliche Überschreitung musst Du unverzüglich anzeigen. Wer ihn wie einen Festpreis behandelt, verschenkt Geld, das ihm zusteht – die Einordnung steht unter Kostenvoranschlag: wie verbindlich er ist.

Der Kunde kauft mit einer Pauschale nicht Arbeit, sondern Planbarkeit. Er weiß vorher, was er zahlt, und dafür ist er bereit, etwas mehr zu zahlen als für dieselbe Arbeit nach Aufwand. Genau darin liegt der Ertrag: Die Pauschale enthält eine Prämie für das Risiko, das Du übernimmst.

Auf der anderen Seite steht die Frage, wer die Abweichung trägt. Nach Aufwand trägt sie der Kunde – jede zusätzliche halbe Stunde wandert auf die Rechnung. Bei einer Pauschale trägst sie Du, in beide Richtungen. Das ist tragbar, solange die Abweichungen sich über viele Aufträge ausgleichen. Es ist nicht tragbar, wenn ein einzelner Ausreißer den Ertrag von zehn Aufträgen frisst.

Die vorletzte Zeile wird unterschätzt. Wer nach Aufwand abrechnet, muss die Zeiten so erfassen, dass sie einer Nachfrage standhalten – „vier Stunden" ohne Aufzeichnung ist im Streitfall keine gute Position. Die Pauschale spart diesen Aufwand komplett.

Das Kriterium ist nicht die Schwierigkeit der Arbeit, sondern wie sicher Du die Dauer vorhersagen kannst. Eine anspruchsvolle Arbeit mit enger Streuung ist ein besserer Pauschalkandidat als eine einfache mit weiter.

• Gut geeignet: Ölservice, Rad- und Reifenwechsel, Klimaservice, Scheibenwischer und Leuchtmittel, HU-Vorbereitung und -Begleitung, Standardwartung an Modellen, die Du regelmäßig auf der Bühne hast.
• Bedingt geeignet: Bremsen, Zahnriemen, Kupplung und ähnliche Arbeiten mit klarem Umfang, aber modellabhängiger Dauer – hier braucht die Pauschale eine Modellzuordnung, keinen Einheitspreis.
• Ungeeignet: Fehlersuche und Elektronikdiagnose, Arbeiten an Fahrzeugen jenseits der Rostgrenze, alles mit „schauen wir mal, wenn es offen ist", Karosseriearbeiten ohne Vorbesichtigung.

Der gefährlichste Fall ist der mittlere, weil er sich wie der obere anfühlt. Bremsen sind eine Standardarbeit – bis die Bremssättel festgerostet sind und aus 1,5 Stunden vier werden. Wer für diese Arbeit einen Einheitspreis über alle Fahrzeuge legt, subventioniert die alten Fahrzeuge mit den jungen und wundert sich, warum ausgerechnet die alten so gern kommen.

Die Auswahl, die der Kunde trifft

Rechne damit, dass eine Pauschale genau die Fälle anzieht, in denen sie sich für den Kunden lohnt. Wer weiß, dass sein Wagen zickt, nimmt lieber den Festpreis. Wer einen jungen, gepflegten Wagen fährt, fragt eher nach Aufwand. Diese Selbstauswahl verschiebt Deinen Durchschnitt nach oben, und zwar systematisch – kalkuliere die Pauschale deshalb nicht auf den Mittelwert aller Fahrzeuge, sondern auf den Mittelwert derer, die sie tatsächlich buchen werden.

Nimm eine Arbeit, die Du oft machst, und notiere zwanzig Mal die tatsächliche Dauer. Nicht die Vorgabezeit, nicht das Gefühl – die Stoppuhr. Was Du danach hast, ist die einzige belastbare Grundlage für einen Festpreis.

Der zweite Schritt ist eine Rückrechnung, die in jeder Werkstatt sofort etwas zutage fördert: Teil jede bestehende Pauschale durch die Zeit, die sie tatsächlich kostet. Heraus kommt der implizite Stundensatz, den Du Dir mit diesem Preis selbst zahlst.

So gelesen wird die Entscheidung einfach. Liegt selbst der schlechteste Durchlauf über Deinem kostendeckenden Satz – im Beispielbetrieb 60,74 Euro –, ist die Pauschale sicher. Liegt der Mittelwert darunter, ist sie ein Verlustgeschäft mit gutem Gefühl. Und liegt der schlechteste Durchlauf darunter, während der Mittelwert stimmt, brauchst Du entweder einen Zuschlagstatbestand für den Ausreißer oder einen höheren Preis für alle.

Rechne die Gegenprobe mit Deinem eigenen Satz. Wenn Du ihn noch nicht kennst, liefert ihn der Stundenverrechnungssatz-Rechner in einem Durchgang – ohne ihn ist jede Pauschale eine Zahl ohne Maßstab.

Der dritte Weg zwischen Pauschale und Stoppuhr sind Vorgabezeiten. Du rechnest nicht die tatsächliche Dauer ab, sondern die Zeit, die ein Zeitwertsystem für diese Arbeit an diesem Fahrzeug vorsieht – ausgedrückt in Arbeitswerten.

Das hat drei Konsequenzen, die Du kennen solltest:

• Die Kalkulation bleibt dieselbe. Der Arbeitswert ist nur eine andere Einheit für Zeit. Dein Stundensatz wird durch die Zahl der Arbeitswerte je Stunde geteilt, und schon steht der Preis je Arbeitswert.
• Die Definition ist nicht einheitlich. Wie viele Arbeitswerte auf eine Stunde gehen, hängt vom System ab – gebräuchlich sind ein Zehntel oder ein Zwölftel einer Stunde je Arbeitswert. Prüf, mit welcher Definition Dein System arbeitet, bevor Du einen Preis je Arbeitswert festlegst; eine Verwechslung dieser beiden verschiebt Deinen Erlös je Stunde um ein Sechstel bis ein Fünftel, je nach Richtung des Irrtums.
• Schnelligkeit zahlt sich aus. Wer die Vorgabezeit unterbietet, verkauft mehr Stunden, als er arbeitet. Das ist der legitime Ertragshebel dieser Abrechnungsform – und die Kennzahl dahinter ist das Verhältnis von verkauften zu tatsächlich gearbeiteten Stunden.

Auf der Rechnung darf die Vorgabezeit nicht zur Blackbox werden. §14 UStG verlangt Art und Umfang der Leistung, und „3,2 AW" ohne Bezeichnung der Tätigkeit ist keine Beschreibung. Schreib die Arbeit aus und den Wert daneben – was sonst noch auf die Rechnung gehört, steht unter Pflichtangaben auf der Werkstattrechnung.

Die meisten Betriebe fahren am besten mit einer Kombination statt mit einer Grundsatzentscheidung. Vier Formen haben sich bewährt:

• Pauschale mit benannten Zuschlagstatbeständen. Der Festpreis gilt, außer bei festgerosteten Verbindungen, fehlendem Sonderwerkzeug oder Folgeschäden – jeweils vorher benannt, nicht hinterher entdeckt.
• Aufwand mit Obergrenze. Du rechnest nach Zeit ab, aber nicht über einen genannten Betrag hinaus. Der Kunde bekommt seine Sicherheit, Du behältst den Vorteil kurzer Durchläufe.
• Diagnose getrennt, Reparatur pauschal. Die Fehlersuche nach Aufwand oder als eigene Diagnosepauschale, die Instandsetzung danach zum Festpreis – denn erst nach der Diagnose kennst Du den Umfang.
• Paketpreise für Wartung. Ölservice, Filter, Sichtprüfung und Flüssigkeiten als ein Preis. Hier ist die Streuung gering und die Vergleichbarkeit für den Kunden hoch, was den Preis besser durchsetzbar macht als jede Einzelposition.

Was in allen vier Fällen entscheidet, ist die Vereinbarung vor der Arbeit. Ein Zuschlagstatbestand, der erst auf der Rechnung auftaucht, ist keine Vereinbarung, sondern ein Streitgrund. Schreib die Bedingungen in den Auftrag und lass ihn unterschreiben – ein Satz genügt.

Und prüf Deine Pauschalen einmal im Jahr. Sie altern schneller als der Stundensatz, weil sich mit jedem Modelljahr die Fahrzeuge ändern, an denen Du sie anwendest. Eine Wartungspauschale, die vor fünf Jahren gut gerechnet war, kann heute an Fahrzeugen scheitern, die es damals nicht gab.