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Rechnungen sind Buchungsbelege und müssen seit der Verkürzung durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz acht Jahre aufbewahrt werden; Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse weiterhin zehn. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres. Bei einer E-Rechnung ist die strukturierte Datei das Original – nicht ihr Ausdruck.
Die Aufbewahrung ist der Teil, der beim Umstieg auf die E-Rechnung am häufigsten übersehen wird, weil er nichts mit dem Versenden zu tun hat. Empfangen, ausdrucken, abheften – damit ist die Empfangspflicht erfüllt und die Aufbewahrungspflicht verletzt.
Der Grund ist einfach: Aufzubewahren ist das, was angekommen ist, in der Form, in der es angekommen ist. Ein Ausdruck ist eine Wiedergabe, kein Original, und in ihm fehlen genau die strukturierten Daten, die die Rechnung zur E-Rechnung machen.
Die Fristen
| Unterlage | Frist |
|---|---|
| Rechnungen als Buchungsbelege | 8 Jahre |
| Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse | 10 Jahre |
| Handels- und Geschäftsbriefe | 6 Jahre |
| Verfahrensdokumentation | so lange wie die Daten, die sie beschreibt |
Die Frist beginnt jeweils mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist. Eine Rechnung vom März 2026 ist damit bis Ende 2034 aufzubewahren.
Die Verkürzung von zehn auf acht Jahre für Buchungsbelege ist neu und gilt für Unterlagen, deren Frist zu Beginn ihres Inkrafttretens noch nicht abgelaufen war. Sie ändert nichts an den zehn Jahren für Bücher und Abschlüsse – die beiden Fristen laufen nebeneinander.
Aufzubewahren ist, was angekommen ist – so, wie es angekommen ist.
Was revisionssicher tatsächlich heißt
Der Begriff steht in keinem Gesetz; er fasst zusammen, was die GoBD verlangen. Vier Eigenschaften muss Dein Archiv haben:
- Unveränderbar. Ein abgelegter Beleg lässt sich nicht mehr ändern, oder eine Änderung bleibt erkennbar.
- Vollständig. Jeder Beleg ist da, keiner ist unterwegs verloren gegangen.
- Auffindbar. Ein bestimmter Beleg lässt sich in angemessener Zeit finden.
- Lesbar über die ganze Frist. Auch in acht Jahren, auch nach einem Systemwechsel.
Der vierte Punkt ist der, der am spätesten auffällt und am schwersten zu heilen ist. Wer heute die Software wechselt und die alte abschaltet, verliert unter Umständen den Zugriff auf Belege, deren Frist noch sieben Jahre läuft.
E-Rechnungen richtig ablegen
Bei einer XRechnung ist die XML-Datei das Original. Sie muss so abgelegt werden, wie sie angekommen ist. Eine daraus erzeugte Sichtkopie darfst Du zusätzlich speichern – sie ersetzt das Original nicht.
Bei ZUGFeRD ist die Lage bequemer: Das PDF ist die Datei, weil die strukturierten Daten darin eingebettet sind. Wichtig ist nur, dass Du genau dieses PDF behältst und nicht ein neu erzeugtes, bei dem der Datenteil verloren geht – etwa nach einem Ausdruck und erneutem Einscannen.
Die Falle beim Scannen
Papierrechnungen dürfen digitalisiert und die Originale vernichtet werden, wenn der Scanprozess dokumentiert ist und die Wiedergabe bildlich übereinstimmt. Genau umgekehrt gilt es nicht: Eine digital angekommene Rechnung auszudrucken, zu scannen und die Datei zu löschen, ist kein zulässiger Weg, weil die strukturierten Daten dabei verloren gehen.
Was der Scanprozess dokumentieren muss, gehört in die Verfahrensdokumentation – siehe GoBD in der Werkstatt.
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Wo das Archiv liegen darf
Grundsätzlich im Inland. Eine Verlagerung ins EU-Ausland ist unter Voraussetzungen möglich, für einen Werkstattbetrieb aber selten praktisch relevant – wichtig wird es erst, wenn ein Cloud-Dienst seine Server außerhalb betreibt.
Frag Deinen Anbieter deshalb nach dem Speicherort und nach dem Exportweg. Die beiden Fragen, die wirklich zählen:
- Wo liegen die Daten? Rechenzentrum, Land, Auftragsverarbeitung geregelt.
- Wie komme ich wieder heran? Vollständiger Export in einem auswertbaren Format, ohne den Anbieter.
Die zweite ist die, die im Kündigungsfall entscheidet – und die im Verkaufsgespräch nie gestellt wird.
Ein Archiv, das ohne Aufwand läuft
Für eine Werkstatt braucht es kein Dokumentenmanagementsystem. Es braucht drei Festlegungen, die einmal getroffen und dann eingehalten werden:
- Ein Ort für ausgehende Rechnungen, einer für eingehende. Nicht drei, die sich überschneiden.
- Ein Namensschema, das Jahr, Nummer und Kunde enthält – damit die Auffindbarkeit ohne Suche funktioniert.
- Eine Sicherung, die außer Haus liegt und regelmäßig geprüft wird.
Der dritte Punkt ist der, der im Ernstfall zählt. Ein Archiv, das nur auf dem Rechner im Büro existiert, erfüllt formal die Anforderungen und übersteht keinen Wasserschaden – und die Aufbewahrungspflicht kennt keine höhere Gewalt.
Acht Jahre für Rechnungen, zehn für Bücher, gerechnet ab Jahresende. Bei E-Rechnungen ist die empfangene Datei das Original, der Ausdruck nicht. Und die Frage, die Du Deinem Softwareanbieter stellen solltest, lautet nicht „speichert ihr revisionssicher", sondern „wie exportiere ich alles, wenn ich gehe".
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