XRechnung oder ZUGFeRD?

Die Frage klingt technischer, als sie ist. Für Deinen Betrieb geht es um genau zwei Dinge: Wer sind Deine gewerblichen Kunden, und will jemand die Rechnung mit den Augen lesen können.

Wenn Kommunen, Behörden oder Eigenbetriebe zu Deinen Kunden gehören, ist die Sache vorentschieden – dort führt an XRechnung meist kein Weg vorbei. Für alle anderen ist ZUGFeRD in der Praxis der bequemere Weg, weil eine ZUGFeRD-Rechnung aussieht wie die Rechnung, die Du bisher verschickt hast, und die strukturierten Daten unsichtbar mitreist.

Beides sind keine konkurrierenden Standards, sondern zwei Wege, dieselbe Norm zu erfüllen. Ein Empfänger, der E-Rechnungen verarbeiten kann, kann in aller Regel beide lesen.

Der praktische Unterschied liegt beim Empfänger ohne Software. Bekommt er eine XRechnung, sieht er eine XML-Datei und braucht ein Anzeigeprogramm. Bekommt er ZUGFeRD, öffnet er ein PDF wie immer – und merkt vom strukturierten Teil nichts.

Das ist die Falle, die in Verkaufsgesprächen gern übergangen wird. ZUGFeRD kennt mehrere Profile, und nicht alle erfüllen die Anforderungen an eine E-Rechnung.

• MINIMUM und BASIC WL enthalten zu wenige Daten. Sie sind als Buchungshilfe gedacht und gelten nicht als E-Rechnung im Sinne der Vorschriften.
• BASIC ist die unterste Stufe, die trägt – und für den typischen Werkstattbeleg ausreichend.
• EN 16931 (früher COMFORT) ist der Normumfang und der sichere Standardfall.
• EXTENDED bietet mehr Felder, als eine Werkstattrechnung je braucht.

Wenn Dir jemand ZUGFeRD anbietet, ist die einzige Frage, die Du stellen musst: welches Profil. Lautet die Antwort MINIMUM, verschickst Du weiterhin ein PDF mit ein paar Metadaten – und ab dem Ende der Übergangsfrist keine gültige Rechnung mehr.

Kommunen, Landesbehörden und Bundesstellen nehmen Rechnungen seit Jahren nur elektronisch entgegen, und zwar in aller Regel als XRechnung über ein Rechnungseingangsportal. Das gilt unabhängig von der neuen Pflicht im Geschäft zwischen Unternehmen; es ist eine ältere, eigene Regelung.

Dazu kommt eine Angabe, die es sonst nirgends gibt: die Leitweg-ID. Sie adressiert die Rechnung innerhalb der Verwaltung und ist Pflichtfeld. Ohne sie wird die Rechnung abgewiesen, egal wie korrekt der Rest ist.

Woher Du die Leitweg-ID bekommst

Vom Auftraggeber, und zwar am besten schon bei der Auftragsannahme. Sie steht oft auf der Bestellung; wenn nicht, frag danach, bevor das Fahrzeug in die Halle rollt. Nachträglich zu ermitteln, welche Stelle innerhalb einer Stadtverwaltung die Rechnung erwartet, kostet mehr Zeit als der Auftrag wert ist.

Kommunale Fuhrparks – Bauhof, Feuerwehr, Ordnungsamt – sind für viele freie Werkstätten ein stabiler Umsatzblock. Wer diese Kunden hat oder will, braucht XRechnung, nicht ZUGFeRD.

Die Entscheidung fällt nach Kundenstruktur, nicht nach Technik.

In der Praxis läuft es auf beides hinaus, sobald der erste öffentliche Auftraggeber dabei ist. Deshalb ist die brauchbare Frage an eine Software nicht „könnt ihr E-Rechnung", sondern „könnt ihr beide Formate, und in welchem ZUGFeRD-Profil".

Über das Senden wird gesprochen, das Empfangen wird vergessen – dabei gilt die Pflicht dort bereits seit 2025. Deine Teilelieferanten stellen längst um, und was ankommt, ist zunehmend XML.

Für die Ablage heißt das: Die eingegangene Datei ist das Original, nicht ihr Ausdruck und nicht die Sichtkopie, die Dein Programm daraus erzeugt. Wenn Du eine ZUGFeRD-Rechnung bekommst und nur das PDF speicherst, kann das je nach Ablage genügen – aber nur, solange der eingebettete Datenteil dabei bleibt. Ein neu erzeugtes PDF aus dem Ausdruck erfüllt es nicht.

Die Fristen dazu stehen unter E-Rechnung: was ab wann gilt. Wie beide Formate ohne Umweg über XML entstehen, zeigt die E-Rechnung für Werkstätten.