E-Rechnung erstellen: vier Wege und was sie taugen

Was am Ende entstehen muss

Seit dem 1. Januar 2025 ist eine Rechnung nur dann eine elektronische Rechnung, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (§ 14 Abs. 1 UStG). Ein einfaches PDF gehört nicht dazu. Es ist eine sonstige Rechnung, genau wie Papier.

Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Alternativ vereinbarst Du mit dem Kunden ein anderes Format, aus dem sich alle Pflichtangaben vollständig in ein normgerechtes Format übertragen lassen. In Deutschland üblich sind zwei Formate: die XRechnung als reines XML und ZUGFeRD als PDF mit eingebetteten Daten.

Alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben gehören in den strukturierten Teil. Ein Verweis auf eine Anlage, in der sie nur als Text stehen, genügt nicht, ein Link auf ein externes Ziel ebenso wenig (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025, Rn. 35). Ergänzendes darf als Anhang mit, etwa ein Stundennachweis als PDF.

Kostenlos: was es gibt und was es kostet

Kostenlos ist die Weberfassung der Plattform OZG-RE. Über sie nimmt die Bundesverwaltung seit September 2025 elektronische Rechnungen zentral entgegen. Auch einige Länder sind angebunden. Die Registrierung ist kostenfrei. Nützlich ist das nur, wenn Dein Kunde eine dieser Stellen ist.

Für Rechnungen an Firmenkunden bietet die Finanzverwaltung kein Werkzeug zum Erstellen an. Der E-Rechnungsviewer bei ELSTER zeigt E-Rechnungen nur an. Private Anbieter haben Formulare und Umwandler im Programm, teils ohne Gebühr.

Der Preis von „kostenlos“ ist meist Zeit. Jede Rechnung wird von Hand in ein Formular übertragen, jede Übertragung ist eine Gelegenheit für einen Zahlendreher. Bei einer Handvoll Rechnungen im Jahr ist das in Ordnung. Wer jede Woche an Flotten, Händler oder Versicherer abrechnet, zahlt die Differenz in Arbeitsstunden.

Vor dem ersten Einsatz eines Gratis-Angebots lohnen drei Fragen. Welches Format und welches Profil entsteht? Wo werden Deine Kundendaten verarbeitet? Gibt es dafür einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung? Wie bewahrst Du die erzeugte Datei acht Jahre unverändert auf?

Aus einem PDF eine XRechnung machen

Eine PDF-Rechnung wird nicht durch Umbenennen zur E-Rechnung. Ein Umwandler liest die Angaben aus dem PDF aus oder lässt Dich sie abtippen. Daraus schreibt er einen XML-Datensatz. Das Ergebnis ist eine neue Datei. Auf sie kommt es an.

Bei hybriden Rechnungen wie ZUGFeRD gilt seit Einführung der Pflicht: Weichen die Daten im XML vom sichtbaren PDF ab, sind die Daten des strukturierten Teils maßgebend (BMF, FAQ zur E-Rechnung, Frage 12a). Ein Lesefehler beim Umwandeln steht damit in der Rechnung, die zählt. Prüfe den erzeugten Datensatz deshalb in einer Ansicht, die das XML selbst darstellt, nicht im mitgelieferten PDF.

Auf Dauer ist der Umweg teuer. Das PDF entsteht aus Deinen Daten, der Umwandler rekonstruiert diese Daten aus dem PDF. Wer die Rechnung gleich aus den Daten erzeugt, spart den Schritt und die Fehlerquelle.

XRechnung erstellen: vier Stellen, an denen es hakt

• Käuferreferenz (BT-10). In der XRechnung ein Pflichtfeld. Bei Behörden steht hier die Leitweg-ID, die der Auftraggeber vorgibt. Im Geschäft zwischen Unternehmen genügt umsatzsteuerlich ein Platzhalter wie „-“ (BMF, FAQ zur E-Rechnung, Frage 6).
• Elektronische Adressen (BT-34, BT-49). Die Prüfregeln der KoSIT für die XRechnung 3.0 verlangen für Verkäufer und Käufer je eine elektronische Adresse, meist eine E-Mail-Adresse. Fehlt eine, meldet der Validator einen Fehler.
• USt-IdNr. des Verkäufers (BT-31). Umsatzsteuerlich genügt auf der Rechnung die Steuernummer. Die Prüfregeln der Norm EN 16931 verlangen aber eine Kennung, an der der Käufer den Verkäufer maschinell erkennt: die USt-IdNr., eine Registernummer oder eine Verkäuferkennung (BR-CO-26). Mit der Steuernummer allein meldet der Validator einen Fehler, bei XRechnung wie bei ZUGFeRD.
• Leistungsdatum, Steuersatz, Summen. Sie müssen zueinander passen. Einen falschen, aber zulässigen Steuersatz findet eine Validierung in der Regel nicht. Er ist ein Inhaltsfehler (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025, Rn. 35a).

Die ersten beiden Punkte hängen am Kunden, nicht an der einzelnen Rechnung. Im Werkstattsystem übernimmt der Rechnungsentwurf aus dem Auftrag die Angaben aus dem Kundenkonto: E-Mail-Adresse, Anschrift, USt-IdNr. des Kunden sowie eine Leitweg-ID. Der dritte Punkt hängt an Deinem Betrieb, die USt-IdNr. steht einmal im Rechnungsprofil.

Prüfen, bevor die Rechnung rausgeht

Eine Validierung ist keine Voraussetzung dafür, dass eine Rechnung steuerlich anerkannt wird. Das BMF empfiehlt sie trotzdem schon beim Erstellen und Versenden, weil sie fehlende oder unlogische Pflichtangaben findet (FAQ zur E-Rechnung, Frage 7). Die KoSIT stellt dafür einen quelloffenen Validator bereit.

Was ein Fehler für die Rechnung bedeutet, hängt von seiner Art ab: Ein Formatfehler macht aus der E-Rechnung eine sonstige Rechnung. Ein leeres Feld, das nur das Format verlangt, bleibt umsatzsteuerlich folgenlos. Die drei Fehlerarten, die das BMF unterscheidet, stehen auf der Seite zur XRechnung.