XRechnung: der deutsche Standard nach EN 16931
Die XRechnung ist reines XML: kein Layout, keine Ansicht, nur Daten. Sie setzt die europäische Norm EN 16931 für Deutschland um. Entwickelt wurde sie für Rechnungen an die öffentliche Verwaltung. Seit 2025 erfüllt sie ebenso die Pflicht zwischen Unternehmen.
Norm und Standard
EN 16931 legt fest, was eine E-Rechnung enthält. Die XRechnung konkretisiert diese Norm um deutsche Regeln.
Version 3.0
In Kraft seit dem 1. Februar 2024, laut KoSIT mindestens bis zum 31. Juli 2027. Die Vorversion 4.0 ist im September 2026 erschienen.
Nur mit Viewer lesbar
Eine XRechnung enthält keine PDF-Ansicht der Rechnung. Wer sie ansehen will, braucht ein Programm, das den Datensatz darstellt.
Formatfehler, Geschäftsregelfehler, Inhaltsfehler
Seit Oktober 2025 unterscheidet das BMF drei Arten von Fehlern. Sie haben verschiedene Folgen für die Rechnung und den Vorsteuerabzug.
| Fehlerart | Beispiel | Folge |
|---|---|---|
| Formatfehler (Rn. 6a) | Die Datei entspricht nicht der zulässigen Syntax oder deren technischen Vorgaben. | Keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format. Welcher Art der Formatfehler ist, spielt keine Rolle. |
| Geschäftsregelfehler (Rn. 6b) | Das Pflichtfeld Käuferreferenz (BT-10) ist leer, oder Steuerbetrag und Steuersatz passen rechnerisch nicht zusammen. | Eine Validierung meldet ihn etwa als kritischen Fehler. Betrifft er keine umsatzsteuerliche Pflichtangabe, wie beim leeren Feld BT-10, ist er umsatzsteuerlich unbeachtlich. |
| Inhaltsfehler (Rn. 35a) | Eine Pflichtangabe nach § 14 Abs. 4 UStG fehlt oder ist falsch, etwa ein unzutreffender Steuersatz. | Die Rechnung ist nicht ordnungsgemäß. Eine Validierung findet solche Fehler nur zum Teil, die Prüfpflicht des Empfängers bleibt. |
Bei Beachtung der Sorgfaltspflichten eines ordentlichen Kaufmanns darf sich ein Unternehmer auf das technische Ergebnis einer geeigneten Validierung verlassen, soweit es Format und Geschäftsregeln betrifft. Den Prüfbericht aufzubewahren bietet sich an (Rn. 35a).
Was hinter der XRechnung steckt
EN 16931, CIUS und XRechnung: wie das zusammenhängt
Die Richtlinie 2014/55/EU hat die elektronische Rechnung für öffentliche Aufträge vorgegeben. Das Europäische Komitee für Normung (CEN) hat sie mit der Normenreihe EN 16931 technisch umgesetzt. Teil 1 beschreibt das semantische Datenmodell: welche Angaben eine Rechnung hat (Business Terms, kurz BT) und welche Regeln zwischen ihnen gelten (Business Rules, kurz BR). Teil 2 legt zwei Syntaxen fest, in denen dieses Modell als XML geschrieben wird: UBL 2.1 und UN/CEFACT CII.
Eine Norm für ganz Europa lässt Spielraum. Eine CIUS (Core Invoice Usage Specification) engt ihn für einen bestimmten Einsatz ein, indem sie Business Terms und Business Rules weiter konkretisiert. Die XRechnung ist eine solche CIUS für Deutschland. Dazu kommt eine Extension, die die Norm um zusätzliche Angaben ergänzt.
Herausgegeben wird die XRechnung von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) im Auftrag des IT-Planungsrats. Umsatzsteuerlich entspricht sie der Norm EN 16931 und damit § 14 Abs. 1 UStG (Abschnitt 14.1 Abs. 13 UStAE). Das hybride Gegenstück mit sichtbarem PDF ist ZUGFeRD.
Welche Version gilt
Seit dem 1. Februar 2024 ist die XRechnung in Version 3.0 in Kraft. Im Sommer 2026 hat die KoSIT kein normatives Release herausgegeben. Version 3.0 bleibt deshalb nach ihrer Angabe mindestens bis zum 31. Juli 2027 in Kraft. Korrekturstände wie 3.0.2 ändern daran nichts: Eine XRechnung weist sich weiterhin als Version 3.0 aus.
Im September 2026 hat die KoSIT die Vorversion der Spezifikation XRechnung 4.0 veröffentlicht. Die finale Fassung soll voraussichtlich im Frühjahr 2027 zusammen mit den technischen Komponenten erscheinen. In Kraft ist bis dahin Version 3.0.
Was eine XRechnung enthalten muss
Alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben aus § 14 Abs. 4 UStG gehören in den strukturierten Teil, unter anderem Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Leistungszeitpunkt, das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag. Ein Verweis auf eine Anlage, in der sie nur als Text stehen, genügt nicht (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025, Rn. 35).
Die XRechnung fordert darüber hinaus Angaben, die das Umsatzsteuerrecht nicht verlangt:
- Käuferreferenz (BT-10). Bei Behörden steht hier die Leitweg-ID, mit der die Rechnung an die richtige Stelle gelangt. Im Geschäft zwischen Unternehmen braucht es keine Leitweg-ID. Umsatzsteuerlich reicht dort ein Platzhalter (BMF, FAQ zur E-Rechnung, Frage 6).
- Elektronische Adressen von Verkäufer und Käufer (BT-34, BT-49). Die Prüfregeln der KoSIT für Version 3.0 werten eine fehlende Adresse als schweren Fehler. Für die meisten Betriebe ist das die E-Mail-Adresse.
- Eine Kennung des Verkäufers (BT-29, BT-30 oder BT-31). Umsatzsteuerlich genügt die Steuernummer. Die Prüfregeln der Norm EN 16931 verlangen aber eine Kennung, an der der Käufer den Verkäufer maschinell erkennt: USt-IdNr., Registernummer oder Verkäuferkennung (BR-CO-26). Die Steuernummer zählt nicht dazu.
- Telefonnummer des Verkäufers und Zahlungsweg (BT-42, BG-16). Auch diese Angaben verlangen die Prüfregeln. Wer eine Überweisung als Zahlungsart angibt, muss die Bankverbindung mitliefern (BG-17).
Wie Du eine XRechnung mit diesen Angaben erzeugst, vom Webformular bis zur Software, zeigt E-Rechnung erstellen.
Eine XRechnung öffnen und aufbewahren
Eine XRechnung dient der maschinellen Verarbeitung und ist nicht für die Sichtprüfung gedacht. Lesbar wird sie erst in einer Visualisierungsanwendung (Abschnitt 14.1 Abs. 13 UStAE). Kostenfreie Viewer gibt es nach Auskunft des BMF in großer Zahl. Die Steuerverwaltung selbst bietet einen E-Rechnungsviewer über ELSTER an.
Empfangen können musst Du eine E-Rechnung seit dem 1. Januar 2025. Dafür genügt ein E-Mail-Postfach (BMF, FAQ zur E-Rechnung, Frage 8). Aufbewahrt wird die XML-Datei selbst, acht Jahre lang und unverändert (§ 14b UStG). Ein Ausdruck oder ein daraus erzeugtes PDF ist eine Ansicht, nicht die Rechnung.
XRechnung aus dem Werkstattsystem
Das Werkstattsystem schreibt die XRechnung in der Syntax UBL 2.1. Sitzen Dein Betrieb und Dein Kunde in Deutschland, weist es sie als XRechnung 3.0 aus. Eine Rechnung mit Leitweg-ID an eine deutsche Behörde ist immer eine XRechnung, auch wenn Dein Betrieb im Ausland sitzt. Ausgenommen ist ein Betrieb mit Sitz in Spanien, Italien, Polen oder der Türkei: Für ihn stellt das Werkstattsystem keine Rechnungen aus und damit auch keine E-Rechnung. Für Kunden im Ausland erzeugt es eine XML-Datei nach der europäischen Norm EN 16931, ohne deutsche Zusatzregeln. Die ZUGFeRD-Datei gibt es für sie ebenfalls.
Die elektronischen Adressen (BT-34, BT-49) füllt das Programm aus den E-Mail-Adressen Deines Betriebs und des Kunden. Für eine gültige XRechnung braucht es außerdem Telefonnummer, IBAN und USt-IdNr. Deines Betriebs sowie Postleitzahl und Ort des Kunden. Fehlt eine dieser Angaben, erzeugt es keine XRechnung. Bei einer Rechnung an ein Unternehmen oder eine Behörde zeigt es schon vor dem Ausstellen, was fehlt. Danach lässt sich die Rechnung nicht mehr ergänzen, nur noch stornieren und neu ausstellen. Eine Rechnung mit Leitweg-ID stellt es erst aus, wenn die XRechnung vollständig ist.
Die Käuferreferenz nimmt das Feld „Referenz des Empfängers“ auf, etwa eine Leitweg-ID. Steht beim Kunden eine Leitweg-ID, übernimmt der Entwurf sie. Ohne Angabe setzt das Programm die Kundennummer ein, bei einer Rechnung ohne Kundenkonto die Rechnungsnummer. Eine Stornorechnung verweist auf die Nummer der ursprünglichen Rechnung.
Häufige Fragen zur XRechnung
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und EN 16931?
Die europäische Normenreihe EN 16931 legt fest, welche Angaben eine E-Rechnung hat (Teil 1) und in welchen zwei XML-Syntaxen sie geschrieben wird (Teil 2, eine technische Spezifikation). Die XRechnung ist die deutsche Konkretisierung dieser Normenreihe, herausgegeben von der KoSIT.
Welche XRechnung-Version gilt?
Version 3.0, in Kraft seit dem 1. Februar 2024. Laut KoSIT bleibt sie mindestens bis zum 31. Juli 2027 in Kraft. Die Vorversion 4.0 ist im September 2026 erschienen, die finale Fassung ist für das Frühjahr 2027 angekündigt.
Brauche ich für eine XRechnung an Firmenkunden eine Leitweg-ID?
Nein. Die Leitweg-ID adressiert Rechnungen an Behörden. Das Feld dafür ist in der XRechnung trotzdem Pflicht. Im Geschäft zwischen Unternehmen genügt dort umsatzsteuerlich ein Platzhalter, sagt das BMF.
Wie öffne ich eine XRechnung?
Mit einem Viewer, denn die Datei enthält nur XML. Die Steuerverwaltung bietet über ELSTER einen E-Rechnungsviewer an. Daneben gibt es nach Auskunft des BMF viele kostenfreie Angebote.
Quellen
Stand der Angaben: 28. September 2026. Diese Seite stützt sich auf die folgenden Gesetze, die Verwaltungsauffassung des Bundesfinanzministeriums und die Veröffentlichungen der Stellen, die die Formate herausgeben.
- § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen
- § 14b UStG – Aufbewahrung von Rechnungen
- Bundesministerium der Finanzen: Fragen und Antworten zur E-Rechnung (Stand März 2026)
- BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung
- KoSIT: der Standard XRechnung
- KoSIT: Prüfregeln (Schematron) für die XRechnung 3.0
- CEN: Prüfregeln (Schematron) der Norm EN 16931
- E-Rechnung an den Bund: die Plattform OZG-RE
- ELSTER: E-Rechnungsviewer der Steuerverwaltung
Die Seite erklärt die allgemeine Rechtslage in Deutschland. Eine steuerliche Beratung im Einzelfall ersetzt sie nicht.
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