ZUGFeRD: die E‑Rechnung, die man auch lesen kann
Eine ZUGFeRD-Rechnung ist eine PDF-Datei, in der die Rechnungsdaten zusätzlich als XML stecken. Dein Kunde liest das PDF, seine Buchhaltung die Daten. Ob die Datei als E‑Rechnung zählt, entscheiden Version und Profil.
Zwei Teile, eine Datei
Ein PDF/A-3 für das Auge und ein XML in der Syntax Cross Industry Invoice für die Maschine. Beide stecken in derselben Datei.
Ab Version 2.0.1
ZUGFeRD ab Version 2.0.1 erfüllt die Anforderungen an eine E-Rechnung. Ausgenommen sind die Profile MINIMUM und BASIC WL.
Das XML gilt
Weichen PDF und XML voneinander ab, sind die Daten des strukturierten Teils maßgebend. So sieht es die Finanzverwaltung seit Einführung der Pflicht.
Die ZUGFeRD-Profile im Überblick
Ein Profil legt fest, wie viel der Datensatz enthält. Vier der sechs Profile bilden eine vollständige Rechnung ab.
| Profil | Als E-Rechnung | Was es enthält |
|---|---|---|
| MINIMUM | Nein | Käufer, Verkäufer und Summen, aber keine Rechnungspositionen und keine Aufschlüsselung der Steuer. |
| BASIC WL | Nein | Kopf- und Summendaten ohne Rechnungspositionen. |
| BASIC | Ja | Eine Untermenge der EN 16931 für einfache Rechnungen mit Positionen. |
| EN 16931 (COMFORT) | Ja | Bildet die Norm EN 16931-1 vollständig ab und konzentriert sich auf die Kernelemente einer Rechnung. |
| EXTENDED | Ja | Erweitert die EN 16931-1 um Angaben für komplexere Geschäftsprozesse. |
| XRECHNUNG | Ja | Referenzprofil, das die Anforderungen der XRechnung in einer hybriden Datei erfüllt. Zulässig ist hier nur die Syntax CII. |
Die Einordnung folgt dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 und den Angaben des Forums elektronische Rechnung Deutschland.
Was eine ZUGFeRD-Rechnung ausmacht
Wie eine ZUGFeRD-Datei aufgebaut ist
ZUGFeRD ist ein hybrides Format: Eine Datei enthält zwei Teile. Der sichtbare Teil ist ein PDF nach dem Archivstandard PDF/A-3 (ISO 19005-3). Der strukturierte Teil ist ein XML-Datensatz in der Syntax Cross Industry Invoice (CII) von UN/CEFACT, eingebettet in das PDF.
Inhaltlich beruht der XML-Teil auf der europäischen Norm EN 16931, genau wie die XRechnung. Der Unterschied liegt im Paket: Die XRechnung ist nur der Datensatz, ZUGFeRD liefert die Ansicht gleich mit.
Herausgegeben wird ZUGFeRD vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD), das zur Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung (AWV) gehört. Aktuell ist die Version 2.5.2 vom 4. August 2026, gültig seit dem 1. September 2026. Das nächste Release erwartet das FeRD voraussichtlich im Herbst 2026. In Frankreich heißt das Format Factur-X. Nach Angabe des FeRD sind beide technisch identisch.
Welche Versionen als E‑Rechnung zählen
Die Finanzverwaltung erkennt ZUGFeRD ab Version 2.0.1 als E-Rechnung an, weil es ab dort auf der Normenreihe EN 16931 beruht (Abschnitt 14.1 Abs. 14 UStAE in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15. Oktober 2025). Für ältere Versionen trifft sie diese Aussage nicht.
Innerhalb einer zulässigen Version entscheidet das Profil. MINIMUM und BASIC WL enthalten keine Rechnungspositionen und damit nicht alle Pflichtangaben. Sie gelten nicht als E-Rechnung, auch wenn die Datei äußerlich genauso aussieht wie eine im Profil EN 16931.
Wenn PDF und XML sich widersprechen
Früher ging bei ZUGFeRD im Zweifel das Bild vor. Seit Einführung der Pflicht ist es umgekehrt: Die Daten im strukturierten Teil sind der führende Teil. Weichen sie vom PDF ab, gelten sie (Abschnitt 14.4 Abs. 3 UStAE, BMF-FAQ Frage 12a).
Enthält der PDF-Teil abweichende Rechnungsangaben, etwa eine andere Leistungsbeschreibung oder einen anderen Steuerbetrag, kann er eine weitere Rechnung sein. Dann ist zu prüfen, ob ein Steuerbetrag unrichtig oder unberechtigt ausgewiesen ist (§ 14c UStG). Geringfügige technische Abweichungen wie eine gekürzte Leistungsbeschreibung oder Rundungsdifferenzen beanstandet die Verwaltung nicht (Abschnitt 14c.1 Abs. 4a UStAE).
Für die Praxis heißt das: PDF und XML müssen aus denselben Daten entstehen. Wer das PDF nachträglich bearbeitet, erzeugt genau die Abweichung, die diese Regel meint.
Woran Du eine ZUGFeRD-Rechnung erkennst
Von außen ist eine ZUGFeRD-Rechnung ein gewöhnliches PDF. Den Unterschied zeigt die Anlagenliste eines PDF-Programms: Dort liegt die eingebettete XML-Datei. Fehlt sie, ist es eine sonstige Rechnung.
Lesbar machen lässt sich der Datensatz mit einem Viewer. Die Steuerverwaltung bietet über ELSTER einen E-Rechnungsviewer an, der XRechnung und ZUGFeRD anzeigt, als unverbindlichen Service. Ob Syntax und Geschäftsregeln stimmen, beantwortet ein Validator. Das BMF empfiehlt eine Validierung, vorgeschrieben ist sie nicht.
Aufzubewahren ist die Datei acht Jahre (§ 14b UStG), mindestens ihr strukturierter Teil unverändert in seiner ursprünglichen Form (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025, Rn. 60). Ein Ausdruck ersetzt sie nicht.
ZUGFeRD aus dem Werkstattsystem
Zu einer ausgestellten Rechnung erzeugt das Werkstattsystem eine ZUGFeRD-Datei im Profil EN 16931: das PDF, das Dein Kunde kennt, mit dem Datensatz im Anhang. Beide Teile entstehen im selben Moment aus derselben ausgestellten Rechnung, die sich danach nicht mehr ändern lässt.
Dafür braucht das Programm die USt-IdNr. Deines Betriebs. Mit der Steuernummer allein lehnt die Prüfung nach EN 16931 die Datei ab (BR-CO-26), deshalb bietet das Programm sie dann nicht an. Anders als für die XRechnung ist keine E-Mail-Adresse des Kunden nötig. Den Versand übernimmst Du, zum Beispiel als Anhang einer E-Mail. Wie die Rechnung aus dem Auftrag entsteht, zeigt E-Rechnung erstellen.
Häufige Fragen zu ZUGFeRD
Ist ZUGFeRD eine E-Rechnung?
Ab Version 2.0.1 ja, in den Profilen BASIC, EN 16931, EXTENDED und XRECHNUNG. MINIMUM und BASIC WL zählen nicht, weil ihnen die Rechnungspositionen fehlen.
Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und Factur-X?
In der Sache keiner. Factur-X ist der Name des Formats in Frankreich, ZUGFeRD der in Deutschland. Nach Angabe des Forums elektronische Rechnung Deutschland sind beide technisch identisch.
Welche ZUGFeRD-Version ist aktuell?
Das Forum elektronische Rechnung Deutschland hat am 4. August 2026 die Version 2.5.2 veröffentlicht, gültig seit dem 1. September 2026. Das nächste Release erwartet es voraussichtlich im Herbst 2026. Als E-Rechnung anerkannt ist ZUGFeRD ab Version 2.0.1.
Welcher Teil gilt, wenn PDF und XML abweichen?
Der strukturierte Teil, also das XML. Ein PDF-Teil mit abweichenden Rechnungsangaben kann zudem als weitere Rechnung gelten. Deshalb sollten beide Teile aus denselben Daten entstehen.
Quellen
Stand der Angaben: 28. September 2026. Diese Seite stützt sich auf die folgenden Gesetze, die Verwaltungsauffassung des Bundesfinanzministeriums und die Veröffentlichungen der Stellen, die die Formate herausgeben.
- § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen
- § 14b UStG – Aufbewahrung von Rechnungen
- Bundesministerium der Finanzen: Fragen und Antworten zur E-Rechnung (Stand März 2026)
- BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung
- Forum elektronische Rechnung Deutschland: ZUGFeRD
- Forum elektronische Rechnung Deutschland: Infopaket ZUGFeRD 2.5.2
- CEN: Prüfregeln (Schematron) der Norm EN 16931
- ELSTER: E-Rechnungsviewer der Steuerverwaltung
Die Seite erklärt die allgemeine Rechtslage in Deutschland. Eine steuerliche Beratung im Einzelfall ersetzt sie nicht.
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