Dokumentationspflichten: die echten und die faktischen

In den meisten Betrieben entsteht Dokumentation im Überfluss. Es gibt Auftragszettel, Notizen am Fahrzeug, Fotos auf drei Handys, Nachrichten in einem Messenger, Werte im Diagnosegerät und Rechnungen im Faktura-System. Das Problem ist selten, dass etwas nicht festgehalten wurde – das Problem ist, dass es an fünf Orten liegt und niemand es in einer halben Stunde zusammenbekommt.

Genau danach fragen aber alle drei, die irgendwann fragen: der Prüfer, der Anwalt des Kunden und der Kunde selbst mit seinem Auskunftsanspruch. Sie fragen nach einem Vorgang, nicht nach einem Ordner.

Die Frage „Muss ich das dokumentieren?“ hat drei verschiedene Antworten, je nachdem, wer sie stellt.

Die mittlere Zeile ist die teuerste und die einzige, für die Dich niemand vorwarnt – sie entscheidet zum Beispiel, ob Du Dich bei einem vermuteten Reparaturfehler entlasten kannst. Kein Gesetz verlangt, dass Du den Kilometerstand bei Annahme notierst. Ohne ihn verlierst Du trotzdem jede Auseinandersetzung über eine Laufleistung und jeden Streit darüber, wie viel das Fahrzeug zwischen zwei Werkstattbesuchen bewegt wurde. Dasselbe gilt für jede Diskussion über einen Schaden, der schon da war.

Die Liste sieht lang aus und ist im Ablauf eine Sache von Minuten, weil jeder Punkt in dem Moment entsteht, in dem er ohnehin bekannt ist – der größte Teil davon bei der Fahrzeugannahme.

Die letzte Zeile ist die wertvollste und die, die am häufigsten fehlt. Mit der Abnahme beginnt die zweijährige Verjährung der Gewährleistung. Zugleich wechselt mit ihr die Beweislast für den Mangel vom Betrieb zum Kunden. Ein Feld, ein Datum: Damit ist ein Großteil der späteren Auseinandersetzungen entschieden, bevor sie beginnen.

Was ein Foto leistet und was nicht

Fotos bei der Annahme sind das billigste Beweismittel, das es gibt. Meist werden sie aber falsch abgelegt. Ein Bild in der Galerie eines Diensthandys ist kein Beleg – niemand weiß später, zu welchem Fahrzeug und welchem Tag es gehört. Es muss am Vorgang hängen, mit Datum und Auftragsnummer. Und es braucht eine Übersicht: vier Ecken plus die auffällige Stelle, nicht nur die auffällige Stelle.

Eine der wenigen Stellen, an denen das BGB Dich ausdrücklich zu einer Mitteilung verpflichtet, ist §649 Abs. 2: Ist bei einem Kostenanschlag eine wesentliche Überschreitung zu erwarten, hast Du dem Besteller unverzüglich Anzeige zu machen. Nicht wenn sie eingetreten ist – wenn sie zu erwarten ist.

Was „wesentlich“ bedeutet, steht nicht im Gesetz. Die Gerichte entscheiden im Einzelfall; die Spanne, die sich in der Rechtsprechung herausgebildet hat, liegt üblicherweise bei 15 bis 20 Prozent. Das ist eine Orientierung und kein Freibetrag: Bei einem Fahrzeug mit geringem Restwert kann eine Überschreitung schon deutlich früher wesentlich sein, weil sie die Entscheidung des Kunden ändert. Die Einzelheiten stehen unter Wie verbindlich ist ein Kostenvoranschlag.

Vier Angaben, die die Anzeige beweisbar machen

• Wann – Datum und Uhrzeit, nicht nur der Tag.
• Wen Du erreicht hast – Name, nicht „den Kunden“. Bei Firmenkunden ist das der halbe Streit.
• Was Du mitgeteilt hast – der neue Betrag und der Grund.
• Was zugestimmt wurde – vollständig, teilweise, oder Abbruch.

Eine kurze Nachricht mit demselben Inhalt schlägt jeden Anruf, weil sie den Zeitpunkt mitliefert. Wenn Du telefonierst, schick die Zusammenfassung hinterher – zwei Sätze genügen. Damit hast Du aus einer Erinnerung ein Dokument gemacht.

Hier gilt kein Ermessen. Hier prüft jemand nach.

• Buchführung und Belege. Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, zeitgerechte Erfassung und Unveränderbarkeit sind der Kern der GoBD; dazu kommt die Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wie Deine Belege entstehen und abgelegt werden. Die Einzelheiten stehen unter GoBD in der Werkstatt.
• Aufbewahrungsfristen. Welche Unterlage wie lange bleiben muss und was sich zuletzt geändert hat, steht unter Rechnungen revisionssicher archivieren.
• Elektronische Kasse. Wer eine verwendet, braucht eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung, muss auf Verlangen einen Beleg ausgeben und das System dem Finanzamt melden; die Meldung läuft elektronisch. Frag Deinen Steuerberater, ob sie für Deine Geräte raus ist – das ist eine der Pflichten, die still bleibt, bis eine Kassennachschau kommt.
• Arbeitszeit. Das Arbeitszeitgesetz verlangt die Aufzeichnung der über die werktägliche Arbeitszeit hinausgehenden Zeiten und ihre Aufbewahrung für zwei Jahre. Seit der Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts von 2022 besteht darüber hinaus die Pflicht, die Arbeitszeit systematisch zu erfassen; die gesetzliche Ausgestaltung dazu war zuletzt noch im Verfahren. Frag Deine Innung nach dem Stand, statt eine ältere Auskunft zu übernehmen.
• Minijobber. Für geringfügig Beschäftigte gilt branchenunabhängig die Pflicht, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzuzeichnen – zeitnah und zwei Jahre aufzubewahren. Das ist der Punkt, den Zollprüfungen als Erstes ansehen.
• Abfall, Gefahrstoffe, AU. Register mit Übernahmescheinen, Gefahrstoffverzeichnis, Unterweisungsnachweise, Kalibrier- und Schulungsnachweise für die Abgasuntersuchung.
• Datenschutz. Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, Auftragsverarbeitungsverträge, Nachweis der technischen und organisatorischen Maßnahmen – dazu die Gegenrichtung: was trotz Aufbewahrungspflicht zu löschen ist.

Diese Liste hat eine Eigenschaft, die sie von der vorigen unterscheidet: Sie ist nach einmaliger Einrichtung fast wartungsfrei. Der Aufwand steckt im ersten Durchgang, danach sind es Termine im Kalender.

Wenn Du nach diesem Artikel eine Sache änderst, dann nicht die Menge dessen, was Du festhältst, sondern den Ort. Alles zu einem Fahrzeug und einem Auftrag gehört an eine Stelle: Auftrag, Fotos, Freigaben, Prüfwerte, Hinweise, Rechnung, Übergabedatum – im digitalen Werkstattauftrag ist das ein Vorgang statt sieben Ablagen.

Der Test dafür ist einfach und unbestechlich. Nimm einen abgeschlossenen Auftrag aus dem letzten Quartal und beantworte in fünf Minuten diese Fragen:

• Wie hoch war der Kilometerstand bei Annahme?
• Wer hat die Auftragserweiterung wann freigegeben?
• Welche Teile wurden verbaut, mit welchen Teilenummern?
• Wurde auf einen Mangel hingewiesen, den der Kunde abgelehnt hat?
• Wann wurde das Fahrzeug abgeholt?

Wenn eine dieser Antworten in einem anderen Programm, auf einem anderen Gerät oder im Kopf eines Kollegen liegt, ist das die eigentliche Baustelle – nicht die Dokumentation selbst. Ein Vorgang, der Auftrag, Belege und Rechnung zusammenhält, erledigt das nebenbei: Werkstattsoftware und Faktura für Werkstätten greifen dafür auf dieselben Daten zu, statt sie zweimal zu erfassen.