Teilebeschaffung: warum Fahrzeuge auf der Bühne warten

Dass sich nicht jede Reparatur vorab bestimmen lässt, ist unbestritten. Bei einem unklaren Geräusch weiß vor der Diagnose niemand, welches Teil gebraucht wird. Der weit überwiegende Teil der Aufträge in einer freien Werkstatt ist aber vorhersehbar: Service, Bremsen, Auspuff, Kupplung, Stoßdämpfer, Zahnriemen. Für diese Aufträge kann das Teil vor dem Fahrzeug da sein.

Der Ablauf dafür braucht kein System, sondern eine Gewohnheit und eine Liste. Die Gewohnheit ist, bei jeder Terminvergabe drei Angaben zu erfassen. Die Liste hält fest, wie lange Dein Lieferant für welche Teileart tatsächlich braucht – nicht laut Katalog, sondern gemessen.

Vergleich zweier Abläufe für denselben Auftrag – Bremsen vorne, Termin am Donnerstag:

Der Unterschied ist kein Zeitgewinn beim Lieferanten, sondern eine verschobene Reihenfolge. Und er wirkt doppelt: Die Bühne ist wieder frei, und der Kunde braucht kein Ersatzfahrzeug.

Zwei Sonderfälle bleiben. Erstens die echte Diagnose, bei der vorher niemand weiß, was gebraucht wird – dafür vergibst Du einen kurzen Diagnosetermin und erst danach den Reparaturtermin – die Trennung, mit der auch die Terminvergabe gegen planbare Stunden arbeitet. Zweitens das Fahrzeug, das abgeschleppt kommt. Beides ist normal; beides ist kein Argument dafür, auch die planbaren Aufträge so zu behandeln.

Falsch gelieferte Teile haben fast immer dieselbe Ursache: Bestellt wurde nach Modell und Baujahr statt nach Fahrzeug. Innerhalb einer Baureihe unterscheiden sich Bremsanlagen, Achsen und Motorvarianten, und ein Modellpflege-Wechsel mitten im Jahr macht das Baujahr endgültig unbrauchbar.

Verlässlich ist die Fahrzeug-Identifizierungsnummer. Sie steht im Fahrzeugschein unter E und identifiziert genau dieses eine Fahrzeug mitsamt Ausstattung. Alles andere ist eine Näherung.

Was Du bei der Terminvereinbarung erfragst:

• Die FIN – der Kunde findet sie im Fahrzeugschein, ein Foto davon reicht.
• Den Kilometerstand – er entscheidet über den Serviceumfang und über das, was Du gleich mit anbietest.
• Das Symptom in den Worten des Kunden – „quietscht beim Bremsen, seit es kalt ist“ trägt mehr Information als „Bremsen defekt“.

Wenn das Fahrzeug nicht dem Katalog entspricht

Umbauten, Nachrüstungen, ein Motor aus einem Spenderfahrzeug, ein Import: Hier hilft die FIN nur bedingt, und die Teilenummer am ausgebauten Teil ist die bessere Quelle. Bei solchen Fahrzeugen lohnt der Diagnosetermin vor dem Reparaturtermin auch dann, wenn die Arbeit selbst Routine ist.

Für jede Teileart gibt es einen letzten sinnvollen Bestellzeitpunkt. Er ergibt sich aus dem Termin minus der Beschaffungszeit minus einem Tag Sicherheit. Die Beschaffungszeiten kennt nur Dein eigener Lieferantenkreis – der Fachhändler mit Nachtsprung, der Hersteller, der Spezialist für Altfahrzeuge.

Die rechte Spalte füllst Du selbst aus, und zwar mit gemessenen Werten: Bestelldatum und Eingangsdatum vier Wochen lang notieren, dann den ungünstigsten Wert nehmen, nicht den Durchschnitt. Ein Mittelwert plant die Hälfte aller Fälle zu knapp.

Ein Warenwirtschaftsmodul ersetzt hier den Handgriff, sich zu erinnern: Es hängt die Bestellung an den Auftrag und meldet, wenn zum Termin noch etwas fehlt. Die Beschaffungszeiten muss trotzdem jemand einmal eintragen, und richtig werden sie nur, wenn sie gemessen wurden.

Rückgaben sind der Teil der Beschaffung, der still Geld kostet – erst recht, wenn die Teile schon daliegen und der Kunde den Termin nicht wahrnimmt. Drei Punkte lohnen einen Blick in Deine Lieferantenvereinbarung, bevor der Fall eintritt:

• Rückgabefristen. Sie laufen ab Rechnungs- oder Lieferdatum, nicht ab dem Tag, an dem Du bemerkst, dass das Teil nicht passt.
• Ausgeschlossene Warengruppen. Elektrische und elektronische Teile, angebrochene Gebinde und bestellte Sonderteile sind häufig vom Umtausch ausgenommen. Genau die sind auch die teuersten.
• Altteilpfand. Bei Austauschteilen – Lichtmaschinen, Anlasser, Turbolader, Einspritzdüsen – zahlst Du ein Pfand, das Du nur gegen das Altteil zurückbekommst. Ein Altteil, das im Container landet, ist bares Geld.

Der organisatorische Gegenzug ist eine feste Ablage: eine Kiste je Auftrag, in der Altteile bis zur Abholung des Fahrzeugs bleiben. Sie löst gleich zwei Probleme – das Pfand und die Frage des Kunden, ob er sein altes Teil sehen kann.

Teile, die der Kunde mitbringt

Du bist nicht verpflichtet, mitgebrachte Teile einzubauen, und darfst den Auftrag insoweit ablehnen. Nimmst Du ihn an, verschiebt sich die Verantwortung: Für Deine Arbeit stehst Du gerade, für die Qualität des Teils nicht. Erkennst Du, dass ein Teil ungeeignet oder sicherheitsrelevant fragwürdig ist, musst Du darauf hinweisen. Beides gehört auf den Auftrag, bevor der Wagen auf die Bühne kommt – mit einem Satz, den der Kunde unterschreibt.

Jedes bestellte Teil muss zwei Wege finden: an das Fahrzeug und auf die Rechnung. Der zweite geht häufiger verloren, und zwar immer an derselben Stelle – der Lieferschein liegt in der Teileannahme, der Auftrag an der Bühne.

Der Handgriff, der das verhindert, ist banal: Die Teilenummer und der Preis kommen beim Wareneingang auf den Auftrag, nicht später aus dem Gedächtnis. Wer mit Papier arbeitet, tackert den Lieferschein an den Auftrag, sobald das Teil ankommt.

Was danach folgt, entscheidet über Deine Marge und über die Prüfbarkeit Deiner Bücher:

• Teile werden einzeln mit Bezeichnung und Menge abgerechnet, nicht als Sammelposition. Wie das sauber aussieht und welche Aufschläge tragen, steht unter Material und Ersatzteile abrechnen.
• Der Eingangsbeleg gehört zur Belegkette und ist aufbewahrungspflichtig – was die GoBD von einer Werkstatt verlangen, betrifft Teilebelege genauso wie Rechnungen.
• Wird durch ein Teil der besprochene Rahmen gesprengt, braucht es vor der Bestellung die Freigabe des Kunden. Die Grenzen dafür stecken im Kostenvoranschlag.

An dieser Nahtstelle ersetzt ein Auftrags- und Fakturamodul das Abschreiben: Das beim Wareneingang erfasste Teil steht später auf der Rechnung, ohne dass es jemand ein zweites Mal eintippt. Der Handgriff, der bleibt, ist die Zuordnung zum richtigen Auftrag – die nimmt Dir keine Software ab.